U bent hier

Nieuws

OVT 6 april 2014

OVT - 1 april 2014 - 10:51am
Wekelijks programma over de Onvoltooid Verleden Tijd.
Categorieën: Informatievoorziening

Armoire

Le blog de Marie Anne Chabin - 31 maart 2014 - 8:55am

Dissertation sur l’armoire de bureau.

Thèse.

Une armoire de bureau, c’est vraiment très pratique.

Il y a beaucoup de modèles : bois ou métal, grandes ou petites, portes ouvrantes ou coulissantes, étagères réglables, hamacs avec des étiquettes de couleur ou tablettes simples pour poser des dossiers à plat, des classeurs, des boîtes ou des cartons. Il y a également les armoires ignifuges et les armoires fortes (moins nombreuses que les coffres forts, les exigences de la parité n’ayant pas encore atteint le mobilier…).

L’armoire protège de la poussière, ce que ne font pas de vulgaires étagères (et avec l’air pollué qui nous entourent…). Et puis, les autres n’ont pas besoin de savoir ce que je mets dans « mon armoire ». On peut coller le plan de classement au revers de la porte battante, ce qui facilite le repérage des dossiers.

Pour l’organisation, l’armoire est une unité de mesure du volume papier stocké dans une entreprise (des points de vue logistique ou archivistique). Avec une équivalence de cinq mètres linéaires de documents par armoire, les calculs sont rapides.

Antithèse.

Cependant, l’armoire présente un certain nombre d’inconvénients.

On a beau dire, une armoire, c’est encombrant dans un bureau qui est toujours trop petit. Et puis, il y a les documents hors formats (les plans roulés par exemple) qui ne tiennent pas dans l’armoire (sauf dans l’armoire à plan, encore plus encombrante).

L’armoire de bureau, c’est bien mais il faut être dans le bureau pour s’en servir. Si je suis en réunion à l’extérieur et que j’ai besoin d’un dossier rangé dans mon armoire, je ne suis pas bien avancé. Sans parler des jours où la clé est égarée. Le bon côté, quand on ne sort rien de l’armoire, c’est qu’on n’a pas à re-ranger ce qu’on a sorti, parce que ça, le rangement, c’est vraiment rasoir. D’un autre côté, si on ne range pas, on ne risque pas de retrouver la prochaine fois. Non, vraiment, gérer le classement dans une armoire, c’est trop contraignant.

Surtout, l’armoire se remplit trop vite et il faut trier, faire de la place, tasser les dossiers suspendus, dégrossir les dossiers, supprimer des boîtes. Soupirs… Heureusement qu’il y a les stagiaires d’été !

Synthèse.

Tout bien considéré, l’armoire de bureau reste un instrument efficace pour gérer la documentation, à deux conditions toutefois :

  1. adapter la taille de l’armoire au besoin réel de l’utilisateur ; l’espace de stockage vide appelle la paperasse (brouillons, photocopies, prospectus) et le bazar (bouteilles vides, blouses, vieux calendriers, disquettes illisibles), comme les sirènes appelaient Ulysse et ses compagnons. L’occupant du bureau doté d’une grande armoire a tôt fait de la remplir, de tout comme de rien, et de s’installer dans la croyance d’un besoin de place de rangement toujours croissant. Or, le besoin véritable d’un dépôt documentaire de proximité est aujourd’hui, grâce au numérique, relativement restreint ; les entreprises qui, pour des raisons d’organisation et de sécurité, ont imposé à chaque collaborateur un caisson de 50 cm de côté ne s’en portent pas plus mal ; l’armoire systématique déresponsabilise et s’allie à la paresse contre un archivage collectif raisonné ;
  2. avoir une gestion coordonnée du contenant et du contenu car l’un n’a pas d’intérêt sans l’autre et l’autre est fragilisé sans l’un. Les propriétaires de la documentation ne doivent pas faire abstraction du statut de l’armoire comme mobilier de bureau géré par le service des moyens généraux avec un numéro d’inventaire, une affectation et une éventuelle réaffectation, une tournée de remplacement du matériel ou de déménagement. De même, les responsables logistiques ne devraient pas ignorer la qualité du contenu des armoires qu’ils gèrent. Contenant et contenu forme un tandem indissociable et il n’est pas inutile de le rappeler si l’on songe à la mésaventure survenue l’an passé au photographe Daniel Mordzinski : il avait rangé ses archives photographiques (quarante années de clichés) dans l’armoire du bureau d’un collègue du journal Le Monde ; un manutentionnaire, chargé de déménager un lot d’armoires vers d’autres bureaux, focalisé sur son ordre de service, a jeté le contenu de ladite armoire pour alléger à charge à transporter, sans crier gare ni aviser personne…

Schaduwarchieven in de oorlog

Ingmar bladert en schrijft - 30 maart 2014 - 11:14am
Aanloop naar de Tweede Wereldoorlog. Dr. H.M. Hirschfeld, Directeur Generaal Han…Aanloop naar de Tweede Wereldoorlog.
Dr. H.M. Hirschfeld, Directeur Generaal Handel en Nijverheid
van het departement van Economische Zaken. Nederland, 1932.Aan het begin van dit jaar schreef ik dat de Nederlandse regering vlak na de Tweede Wereldoorlog, in 1948, begon met het aanleggen van schaduwarchieven. Het doel daarvan was "het verzamelen en in veiligheid brengen van alle gegevens, die voor de totale oorlogvoering van het Rijk der Nederlanden van belang kunnen zijn bij eventueel plaatsvindende acties en operaties op het grondgebied van het rijk in Europa."

Ik was dan ook een beetje verbaasd toen ik in het archief van Economische Zaken een dossier uit 1944 tegenkwam met als titel: Stukken betreffende instructie van overheidsdiensten omtrent de aanleg van schaduwarchieven, ter beveiliging van administratieve gegevens.
Het dossiertje bestaat enkel uit een circulaire die eind juni 1944 door de Secretaris-Generaal Hans Hirschfeld van het Ministerie van Handel, Nijverheid en Scheepvaart is gestuurd naar de "Directeuren van de Rijksbureaux voor Handel en Nijverheid."
Zowel over Hirschfeld als over de Rijksbureaus valt het een en ander te vertellen, maar ik beperk me nu even tot een paar hoofdlijnen. De Rijksbureaus waren voor de oorlog opgericht met als doel te zorgen voor een doelmatige distributie van grondstoffen. De bureaus waren, zoals Henny van Schie schrijft, "georganiseerd naar grondstofcriterium" en ressorteerden onder de Minister van Economische Zaken. De taken van de Rijksbureaus waren:

  • Inschrijving van ondernemingen
  • Enquêtering.
  • Verstrekken van vergunningen.
  • Heffen van bijdragen en consentgelden.
  • Uitoefenen van controle
  • Toezicht op prijsvorming en prijsbeheersing.
  • Opleggen van strafmaatregelen.
  • Behandeling van speciale opdrachten.
  • Behandeling van klachten.
  • Bemoeienis met in- en uitvoer
  • Vorderen van voorraden.

Hirschfeld schreef in 1944 aan de directeuren van deze Rijksbureaus dat er al heel wat maatregelen getroffen waren voor de beveiliging van administratieve gegevens tegen oorlogsgeweld, maar dat dat helaas niet altijd afdoende bleek te zijn geweest.
Ik verzoek U derhalve, voorzoover zulks nog niet is geschied, voor Uw Bureau ten spoedigste de gegevens, die het eerst en het meest noodzakelijk zijn voor reconstructie van een door molest verloren gegane administratie, in een z.g. schaduwarchief, bij voorkeur buiten de eigen gemeente, onder te brengen.
In de eerste plaats is hierbij gedacht aan adreslijsten der ingeschrevenen, de basisopgaven, de laatste mutatiestaten, de copieën van essentieële correspondentie en overige belangrijke stukken, welke niet op korten termijn door bij andere instanties berustende gegevens kunnen worden vervangen, resp. daaruit opnieuw worden samengesteld.In de brochure wordt uitgelegd dat het onmogelijk is om de gehele administratie door "verspreiding" en "versterking" veilig te stellen. Daarom is een "zekere selectie van gegevens en/of documenten" noodzakelijk.
Opvallend is dat in de circulaire heel concreet en gedetailleerd uitgelegd wordt hoe de schaduwarchieven gemaakt moeten worden. Al snap ik helemaal niets van sommige passages:
De adressen der ondernemingen, die wegens stillegging van het bedrijf of om andere redenen tijdelijk dispensatie hebben verkregen t.a.v. de wettelijke verplichting tot het inzenden van voorraad (mutatie-) opgaven, als die der overige, nog werkzame, ingeschreven, kunnen met de adresseermachine worden afgedrukt van één of meer volledige adresbanden op aparte papierstroken of -lijsten.
Daarna kunnen de oude en nieuwe mutatiebanden naast elkander worden ingeplakt in een mutatieboek, dat feitelijk de chronologische ingang vormt tot de eigenlijke inschrijvingskartotheek. Hiertoe worden allereerst de nieuwe adresplaatjes op nummer of alphabetisch gerangschikt, d.w.z. op dezelfde wijze als de groote verzameling, en daarna in deze volgorde op een papierband afgedrukt. Vervolgens worden de nieuwe plaatjes in de groote verzameling tusschengevoegd en tegelijkertijd de oude eruit verwijderd en deze op een afzonderlijke papierband afgedrukt, alles in volgorde van de rangschikking en in duplo. Tenslotte worden beide papierbanden, de oude mutatieband b.v. link en de nieuwe rechts, naast elkaar in het mutatieboek geplakt, zoodanig, dat het oude en het nieuwe adres van een bepaalde relatie steeds naast elkaar komen te staan. Bij nieuwe inschrijvingen ontstaat dan een open plek (of breuk) in de oude mutatieband, en bij schrapping hetzelfde in de nieuwe mutatieband. Bij de reconstructie moeten de laatste mutaties het eerst worden aangebracht en gemerkt i.v.m. de mogelijkheid van dubbele mutaties. Het spreekt vanzelf, dat bovendien het bewaren van de adresplaatjes in een kluis of betonnen kelder te allen tijde is aan te bevelen.Als je het snapt, zal het wel duidelijk zijn.

De rest van de circulaire is minder crypisch voor de tegenwoordige lezer en is eigenlijk elementaire informatiebeveiliging: zorg dat je je back-ups regelmatig maakt en bewaar ze zo ver mogelijk uit elkaar op een veilige plek. Al gaat het hierbij nadrukkelijk om bewaring binnen Nederland:
De gebouwen waarin de schaduwarchieven en de origineele administratie zijn ondergebracht, moeten ten minste 400 meter van elkaar verwijderd zijn. In verband met de mogelijkheden van branduitbreiding over dicht bebouwde oppervlakten, zou het evenwel aanbeveling verdienen om de schaduwarchieven nog verder uiteen en bij voorkeur naar het platteland over te brengen.In zijn begeleidend schrijven vraagt Hirschfeld de directeuren om hen te informeren over de maatregelen die de bureaus genomen hebben. Daarover is in dit dossier niets te vinden, maar ik moet nog wat uitgebreider zoeken. Het zou natuurlijk ook kunnen dat de directeuren na de zomer van 1944 wel wat anders aan hun hoofd hadden en geen aanvullende maatregelen hebben getroffen.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"

Bronnen
NL-HaNA, EZ / Centraal Archief, 2.06.087, inv.nr. 41
H.A.J. van Schie, De Rijksbureaus voor Handel en Nijverheid 1939 - 1955. Nationaal Archief, Den Haag 1996

Plaatje
Via Gahetna.nl

Schotland – werkbezoeken dag 4

Moqub's bibliotheek van dingen - 28 maart 2014 - 12:15am

De afgelopen dagen ging ik van hoogtepunt naar hoogtepunt op bibliotheekgebied met vandaag de kers op de taart. Ik bezocht eindelijk de Glasgow Caledonian University. De bakermat van learning centres en de basis voor de verbouwing naar een Library Learning Centre in Delft in 2008-2010. Ik had al veel over deze universiteitsbibliotheek gehoord en gelezen en er bestond een kans dat het na 8 jaar in bedrijf volledig afgeleefd en uitgewoond zou zijn. Gelukkig was dit niet het geval.

lc

Als je via de hoofdingang binnenkomt kom je eigenijk binnen op de eerste etage. Je ziet geen boeken en aan de balie zit niemand. Deze ruimte was bedoelt als tentoonstellingsruimte maar de universiteit had niemand in dienst die dit kon verzorgen. De bibliotheekbalie vind je op de begane grond, dus eerst de trap af. Op deze etage vind je ook samenwerkplekken, een cafe en is het gezellig druk. Op de 2e etage zijn de werkplekken, op de 3e etage de computerplekken (het wordt hier al stiller) en op de 4e etage de echte stilteplekken.

lc1

De universiteit heeft ongeveer 17.000 studenten, afkomstig uit meer dan 100 landen. Vanaf de opening van het gebouw in 2006 is het een groot succes. In het gebouw zijn ongeveer 1300 studieplekken aanwezig. Deze worden elke dag geteld en teruggezet naar de plek waar ze vandaan komen. Hiervoor hebben ze tenplates per vloer zodat de medewerkers weten wat waar hoort te staan.

Wij kregen een rondleiding van Sonya Campbell, een energieke dame die geen blad voor de mond nam en heel eerlijk tegen ons was.

lc2

De ingang op de 1e etage zal over 18 maanden niet meer bestaan. Dan wordt de hoofdingang verplaatst naar de begane grond. Dan wordt de 1e etage een learning space en een plek voor werkplekken voor medewerkers. Met Sonya sprak ik over het hebben van een balie en het rond laten lopen van medewerkers. Zij doet hier momenteel onderzoek naar en ik ben benieuwd naar haar bevindingen.

lc3

Op elke vloer is een collectie boeken te vinden op onderwerp. De verschillende soorten werkplek verschillen per etage. Het kan dus zijn dat een student een boek wil van de 4e en wil werken op de 2e. Boeken gaan zwerven en worden niet teruggezet. Dit is een constant probleem dat Sonya nog niet opgelost heeft. De uitdaging blijft om verschillende soorten plekken aan te bieden die meegaan met de tijd en die vervangen worden als ze vies/oud/stuk zijn.

Zoals gezegd, het is nog steeds een inspirerende plek om te zijn. De ideeen voor de toekomst zijn origineel en ik blijf zeker met Sonya in contact.

University of Strathclyde

Na de lunch wandelden we naar de University of Strathclyde. In dit gebouw kwam je ook niet binnen op de begane grond maar op de 3e etage. De groep werd in 3-en gedeeld. Wij kregen eerst een discussie en wij mochten vragen stellen. Hierna kregen wij in een klein uur 5 presentaties. En daarna een rondleiding.

Strathclyde

Een deel van deze bibliotheek heeft een facelift ondergaan en een ander deel nog niet. De tegenstelling is enorm.

Strathclyde2

Waarom het hele gebouw nog niet was aangepakt bleef onduidelijk. Waarschijnlijk had dit iets te maken met medewerkers en niet zozeer met de aanwezigheid van geld.

Strathclyde3

In het midden van het gebouw (3e etage) mocht je praten. Een etage hoger en lager was de silent area en de laag daaronder en boven was de ruimte waar ook een laptop niet welkom was vanwege het geluid.

Strathclyde4

De verschillen in ruimtes werd aangegeven met een kleur. Ook vonden we op de verschillende etages projectruimtes die je online kan reserveren. Een groot slot op de deur dat alleen opende als je de juiste campuscard ervoor houdt. Een mooi systeem maar met een enorm slot en dat is dan weer jammer.

Het is een beetje onduidelijk wat deze bibliotheek wilde zijn. Misschien kwam het door de halve herinrichting of misschien door iets anders. Het was leuk om te zien maar ik heb niet veel opgeschreven. Behalve dan dat ze hier ook iets doen met erfgoed en social media. Net als bij alle andere bibliotheken. Maar zoals eerder gezegd dat is content voor een geheel eigen post.

Schotland – werkbezoeken dag 3

Moqub's bibliotheek van dingen - 27 maart 2014 - 12:48am

Musselburgh en Aberdeen stonden op het programma vandaag. Niet voor iedereen overigens. Ik was de enige uit de groep die gek genoeg was om 2,5 uur in een trein te zitten om 1 bibliotheek te bezoeken. En wat voor bibliotheek…. daarover strakjes meer.

Per trein gingen we naar Musselburgh en kregen we een rondleiding bij de Queen Margaret University.

helper

Als een fotomodel ging deze jongen op de foto voor alle bibliotheekdames die fan zijn van zijn t-shirt. Willen we dit niet allemaal. Helpers! Deze student is er een van de 5000 die aan deze universiteit studeren.

QueenM1

Voor deze studenten is een bibliotheek ingericht met 1000 studieplekken die 24/7 – 365 dagen per jaar open is.

QueenM2

De Starbucks is 3 avonden per week open en ook op zaterdag. Het restaurant, of kantine, hoorden we niet over. Ik ga er even vanuit dat je daar ‘s avonds ook kan eten. Na 19.00 uur mogen niet studenten van deze universiteit niet meer in het gebouw zijn. De beveiliger loopt dan rond om pasjes te controleren. Om te weten wat studenten willen doen zij veel onderzoek naar de gebruikers. Het valt me op dat dit in Schotland veel vaker gebeurd dan bij ons in Delft. Ik heb altijd een beetje het gevoel dat wij de studenten lastig vallen. Maar hier hebben ze daar geen last van. Ook communiceren ze op een originele manier terug hoe verzoeken van studenten zijn uitgevoerd.

computerplekken

Binnen de bibliotheek kun je alleen met pin betalen of online via paypall. In Delft houden wij contant geld er nog even in, wij vinden het niet eerlijk als je geen geld meer op je bankrekening hebt staan maar nog wel contant geld je boete omhoog gaat omdat je die op dat moment niet kan betalen. Hier hebben ze daar minder moeite mee.

Het gebouw opende in 2007 en wordt ontzettend goed gebruikt. Het gebouw heeft een goede vibe, zo goed dat studenten gewoon hun laptop en mobiel laten liggen als ze koffie gaan drinken. Er wordt niet gestolen. En dat is best bijzonder te noemen.

University of Aberdeen – Library

Om half 1 nam ik de trein naar Aberdeen. Er kwam een hele gezellige dame van in de 80 naast me zitten. Tegenover me een Schot die zich opwierp als gids en vertelde over het landschap waar we doorheen reisden. En naast de dame een Schot met wie we erg hebben gelachten. De 2,5 uur waren zo voorbij, we hebben gepraat over de oorlog, het leven, de liefde en open spaces. Ook puffins kwamen even langs omdat ze nog op mijn to-see lijstje staan.

aberdeen

En toen zag ik het gebouw in het echt. De foto’s online waren al geweldig maar jeetje over een wouw-belevenis gesproken – de universiteitsbibliotheek van Aberdeen is een plaatje. Officieel heet de bibliotheek de Sir Duncan Rice Library. De Deeense architect is Schmidt Hammer Lassen en het gebouw opende op 12 september 2011. Totale kosten 57 miljoen pond.

aberdeen1

9 verdiepingen wit, grijs, zwart en glas. Bijzondere vergezichten en een waanzinnig uitzicht over de haven. Meer dan 1200 studieplekken en 215 computerplekken.

To provide a meeting place and cultural centre for the University and the wider Aberdeen community.

Een mooi doel dat ze, wat mij betreft, voor een deel bereiken. Je mag in het gebouw niet praten (behalve op de begane grond in de coffeecorner) en je mag er niet eten en drinken. Dus die meeting place is leuk bedacht maar als je geen geluid mag maken en niet samen mag eten hoe doe je dat dan? Daarnaast werd mij verteld dat de echte stilteplekken (waar je ook geen laptop mag gebruiken omdat typen geluid maakt) niet worden gebruikt omdat studenten dat geen fijne plekken vinden. Ik denk dan, 1+1=3.

aberdeen4

Deze universiteit heeft 12.000 studenten. Dus iets meer dan die van vanmorgen, maar wel met ongeveer hetzelfde aantal studieplekken. Deze bibliotheek is wel veel open maar geen 24/7. Dat gaat ook niet gebeuren maar ze willen wel ruimer open zijn dan nu (nu zijn ze tot middernacht open).

Op de begane grond vind je de welcome desk. Omdat het algemene publiek ook welkom is in deze bibliotheek vind je hier niet de informatiebalie, die is namelijk op de eerste etage.

Op de begane grond ook de tentoonstellingsruimte. Vandaag zag ik de tentoonstelling ABOVE scotland – luchtfoto’s met allemaal een eigen tafeltje. Ik vond het een mooie manier van tentoonstellen. Voor deze tentoonstelling hoefde de bibliotheek niets te doen, hij werd hen aangeboden.

aberdeen2

Was het 2,5 uur treinen waard. Zeker! Het gebouw is zo indrukwekkend dat dat alleen al voldoende was voor mij. Dat ik vervolgens een prive rondleiding krijg van 2 uur was de kers op de taart. Ik heb natuurlijk veel meer foto’s gemaakt en die ga ik snel uploaden op Flickr. Daarvoor moet ik thuis zijn want de wifi in het hotel heeft al moeite met het online krijgen van dit blog.

OVT 30 maart 2014

OVT - 26 maart 2014 - 10:51am
Wekelijks programma over de Onvoltooid Verleden Tijd.
Categorieën: Informatievoorziening

Een mijn vol dossiers en 600 "mijnwerkers"

Ingmar bladert en schrijft - 26 maart 2014 - 10:05am
Als je denkt dat de Nederlandse overheid een probleem heeft met papieren dossiers, dan moet je dit artikel toch eens lezen. Het gaat over de dossiers van Amerikaanse gepensioneerde federale ambtenaren die bewaard worden in Boyers, Pensylvania.In een oude kalksteenmijn zitten daar 600 mensen papier te schuiven, bestanden te printen en die papieren documenten weer te scannen.
Het gaat hierbij niet om geheime dossiers in een geheime bunker, maar om de pensioenaanvragen van alle federale ambtenaren. Deze mijn was in de jaren zestig een van de weinige plekken die groot genoeg was om de grote hoeveelheid dossiers te herbergen. En eigenlijk werken die 600 mensen nog altijd alsof het 1980 is.
Lees de infographic die The Washington Post maakte en huiver:
Op dit moment duurt de verwerking van een pensioensaanvraag gemiddeld 61 dagen. Zo lang duurde het ook in 1977. Maar drie jaar geleden duurde het nog 133 dagen! Op dit moment zijn blijkbaar meer dan 22.000 aanvragen in behandeling.
De krant schrijft dat de Amerikaanse regering de afgelopen dertig jaar al drie keer geprobeerd heeft om dit proces te versnellen (door het te digitaliseren), maar alle drie de pogingen zijn mislukt en kosten bij elkaar meer dan $125 miljoen dolllar!

Heb je Alle namen van José Saramago gelezen? Dat, maar dan in het echt (en misschien wel in het kwadraat).

Over die "facility" valt nog wel meer te vertellen.
Volgens The Washington Post is de mijn eigendom van Iron Mountain en ik denk dat je op het plaatje hierboven de parkeerplaats en ingang ziet. Althans, als ik Google Maps mag geloven.
Maar Edwin, die eergisteren op dit artikel attendeerde, schreef eerder ook al over een depot van Iron Mountain in Boyers. Dat is echter een heel zwaar beveiligde bunker waar Corbis/Bill Gates het Bettman-archief bewaren. Is dat dezelfde plek?
En dan is er ook nog "Room 48, an experiment in data center energy efficiency", ook van Iron Mountain, ook in een berg in de buurt van Boyers.
Eerst dacht ik dat het verschillende mijnen waren, maar ondertussen denk ik dat het een heel groot complex is. Want iedere keer kom ik uit bij het adres van het plaatje hierboven. Als je zoekt op Iron Mountain in Boyers, als je zoekt op "office of personnel management boyers pa" en ook het adres van National Underground Storage, de voormalige eigenaar van de berg waarin Room 48 ligt, ligt daar.
En hier zegt iemand:
One of the most secure Iron Mountain facilities is located two hundred feet under Boyers, Pennsylvania. 2,700 employees work in the 130-acre underground vault which has its own restaurant, fire truck, water treatment plant and backup power infrastructure. (...) Today, the United States Office of Personnel Management and the United States Patent and Trademark Office both maintain some of their most highly-sensitive documents there. The Corbis Corporation, a company owned by software billionaire Bill Gates that licenses the rights to more than 100 million images and 500,000 video clips, also stores their entire collection of originals at the Boyers, PA underground site.En daar staat trouwens ook deze indrukwekkende foto bij:

Maar aan de andere kant, schrijft de Washington Post over de "catering" in de mijn:
Food must be brought in from outside, because you can’t have an open flame in a mine. So there is a pizza guy, with a security clearance, who arrives every day at 11:30 a.m. Another vendor, Randy Armagost, trucks in hot lunches and an assortment of at least four deep-fried items every day.Maar hier lees ik dan weer:
The Underground, as the mine is called by employees, has its own cafe and a fire department with three engines. Like the other 2,700 workers here, Doughty traverses miles of roadways and tunnels in golf carts. Iron Mountain employs just 155 people in The Underground, the rest work for companies renting space in the facility.Zoals Edwin zou zeggen: "Vage Sannie!"

Gerelateerd
Doc-Direkt en de magische achterstanden

Schotland – werkbezoeken dag 2

Moqub's bibliotheek van dingen - 26 maart 2014 - 12:26am

Glasgow stond vandaag op het programma. Met in de ochtend de universiteitsbibliotheek en ‘s middags een bezoek aan de Glasgow School of Art en de Mackintosh bibliotheek.

En ook bij de universiteitsbibliotheek weer superenthousiaste mensen die boeiend vertellen over mobiele ambities en verbouwingen. Maar wat wil je ook, als je elke ochtend op deze manier wordt verwelkomd.

welcomedesk

Een welkomdesk. Ook voor informatie. Maar zeker om je welkom te heten. Briljant bedacht toch.

lovesyou

Of deze poster dan. Glasgow loves you. Dan voel je je als student toch gelijk thuis. Op de afbeelding zie je een samenwerkplek in het gedeelte van de bibliotheek dat al aangepakt is. Bij binnenkomst kom je eerst in een gedeelte met veel computers (ze hebben 800 computerwerkplekken) en oud meubilair. Ga je de bocht om dan kom je in een aangepakt gedeelte met mooie nieuwe banken, vloerbedekking en een fijne coffeecorner.

coffeecorner
Kay Munro was de eerste spreekster en zij vertelde ons over hun mobiele ambitie. In 2010 zagen zij op de website steeds meer verkeer binnenkomen van mobiele devices. Met een paar collega’s heeft zij toen een mobiele technologie groep opgericht en hebben ze een, wat zij zelf zo noemt, onambitieus plan geschreven. Al vrij snel kwam de groep erachter dat zij veel beter na moesten denken en bedachten zij een strategie met een programma voor meerdere jaren. In eerste instantie lag de focus op het device maar na 6 maanden verplaatste de focus naar de gebruiker.

kay

Maar niet alleen de gebruikers kregen aandacht, ook de medewerkers. In live labs werd een 23 dingen programma voor mobiel uitgerold. Na een pilot met 23 medewerkers hebben nu alle fulltime medewerkers het programma gevolgd. Wat medewerkers ook kunnen uitproberen in het live lab zijn devices zoals tablets, e-readers, etc. Je mag bijvoorbeeld een iPad lenen voor vakantie. Het gaat er nameijk om dat je het potentieel van de device leert kennen. En na de 23 dingen voor mobiel pilot hebben de medewerkers een tablet gekregen (iPad of Surface) en leren ze nu om papierloos te werken.

Kay vertelde ons ook nog iets over Library Tree, een interface waarmee studenten met de bibliotheek interacteren en waar zij badges kunnen verdienen om uiteindelijk een Tree te kunnen maken. Binnenkort wordt de website gelanceerd zodat ze de komende maanden kunnen testen en de nieuwe studenten in september er mee kunnen beginnen.

Na de presentaties liepen we nog even door de bibliotheek. Het is een plek die studenten graag gebruiken en dat is ook te zien. Later op de dag is het stukken drukker dan ‘s ochtends.

glasgow_library

Glasgow School of Art

Al sinds mijn studietijd staat Glasgow op mijn lijstje van steden om te bezoeken en wel vanwege de bijzondere architectuur van Mackintosh. Mijn dag kan niet meer stuk, want vandaag mag ik de bibliotheek van hem bezoeken. De bibliotheek die in het gebouw van de Glasgow School of Art is gevestigd.

mackintosh1

En een bibliotheek die nog steeds gebruikt wordt. Een inspirerende, stille plek die zo mooi is dat je er wel ontzag voor hebt. Iedereen in de groep was onder de indruk, ook al kende niet iedereen de architect.

mackintosh2

We kregen informatie over de opleidingen, de gebruikers van de bibliotheek en de onderzoeken die er gedaan worden, bijvoorbeeld naar hoe het stof naar beneden dwarreld. Na de “oude” bibliotheek bezochten we ook de nieuwe die pas een paar maanden open is. Een groot verschil maar allebei mooi zoals ze zijn met eigen functionaliteiten.

mackintosh3

De nieuwe bibliotheek is een stilteplek. Een ruimte waar studenten in alle rust zich kunnen laten inspireren. Omdat zij vaak een atelier elders hebben zoeken ze echt naar rust in de bibliotheek.

mackintosh4

En om de hoek van beide bibliotheken, op 5 minuten loopafstand vind je de Willow Tea Rooms. Thee met taart in een omgeving die Mackintosh creeerde, ik kon geen beter einde van een mooie dag bedenken.

willow

Pataugeoire

Le blog de Marie Anne Chabin - 24 maart 2014 - 8:40am

Les médias aiment les pataugeoires. Ils regardent les politiques patauger et ne refusent pas de patauger eux-mêmes un brin à l’occasion. Pataugeoire n’est-il pas en effet le terme approprié pour décrire le spectacle à trois « scandales d’État » par semaine qu’égrène une bonne partie des journaux d’information ces derniers temps ?

Il s’agit moins de la pataugeoire de la piscine municipale où les gamins s’éclaboussent en s’esclaffant de voir leurs petits camarades aspergés et pleurent quand ils reçoivent à leur tour une giclée, que d’une mare aux canards où ces messieurs-dames pataugent, patouillent, bidouillent, bredouillent et rabouillent à l’envi, voire d’un marigot dont la traversée sans précautions peut se solder par une bilharziose fatale.

Le spectacle est plutôt affligeant  mais le marigot des affaires est aussi intéressant pour le diplomatiste que la mare aux canards peut l’être pour le botaniste ou le zoologiste curieux d’observer de nouvelles espèces. Car les révélations, les petites phrases, les conversations, les enregistrements, les citations, les comptes rendus ne sont pas que des mots volatiles. Ce sont le plus souvent des traces en dur, des traces papier que l’on appelle communément archives et qui ne disparaissent pas si facilement que ça, et des traces électroniques qui se reproduisent comme des petits pains (ces petits pains que l’on jette aux canards pour leur faire faire coin-coin), et qui sont souvent archivées malgré elles, tout simplement par défaut de règles de production et d’archivage pertinentes et réalistes. Donc, le marigot médiatico-politique se révèle être un biotope archivistique très riche de contenus mais surtout de traces datées, traces des faits et dires, et plus encore traces de transmission et d’utilisation de ces traces :

  • les rapports de l’administration : l’exemplaire de l’auteur, celui destinataire primaire qui le lit ou le survole, tout de suite ou plus tard, et la copie qui n’était pas prévue et qui arrive chez un destinataire que le rédacteur imprévu ;
  • des enregistrements de conversations, officiels et publics,  ou bien officiels mais officieux car interceptés, ou encore à l’insu du plein gré des intéressés (attention, passant à gué – guéant ? – le marigot des conciliabules, de ne pas prendre un crocodile pour un vulgaire buisson…) ;
  • des courriers et mails envoyés et reçus (il peut y avoir un peu de déperdition entre le départ et l’arrivée, ça dépend du nombre d’intermédiaires entre l’expéditeur et le destinataire final), les mails reçus mais non lus pour cause de tsunami numérique et de priorités prioritaires mal évaluées(l’écart entre ce qui est envoyé et ce qui atteint sa cible se creuse un peu), et les mails lus trop vite ou mal compris, souvent parce que mal écrit ou doté d’un « objet » sans lien avec l’information transmise (là, le fossé s’élargit) ;
  • les extraits des précédents documents, contextualisés ou non  selon ce qu’on veut leur faire dire ;
  • les commentaires déclarations des uns et des autres, enregistrées à leur tour ;
  • les notes personnelles qui ne resteront pas personnelles toute leur vie;
  • etc.

On voit là s’épanouir et prospérer une multitude d’objets documentaires bruts ou travaillés, engageants ou parasites, lisses ou visqueux, inodores ou nauséabonds, dans lesquels il est vite fait de patauger. Il faudrait des palmes comme les canards pour se maintenir à flot (les palmes académiques ne sont pas d’un grand secours, hélas). Ah ! Tout le monde n’est pas Talleyrand, ce grand maître dans le maniement l’information politique.

Schaduwarchieven: het collectief veiligstellen van cultureel erfgoed

Ingmar bladert en schrijft - 23 maart 2014 - 11:00am
Tijdens de vierde Algemene Vergadering van de Unesco in november 1949 in Parijs is een van de resoluties:
6.14Reproduction of Material of Cultural Importance6.141To invite Member States to draw up lists of existing photographic archives consisting of works of a cultural character (artistic, historic, scientific or documentary) whether movable or immovable and to complete such archives wherever they lack particularly representative works of which no satisfactory reproduction exists;6.142To encourage the exchange of lists of photographic archives and reproductions between Member States;6.143To encourage the establishment of a certain number of repositories in which a series of reproductions of the most representative and the most vulnerable works might be assembled;Het ging hierbij nadrukkelijk niet alleen om reproducties van museumstukken, maar ook van historische gebouwen en werken die bewaard worden in gemeentehuizen, kerken, bibliotheken en archiefdiensten.

Jaime Torres Bodet, van 1948 tot 1952 directeur-generaal van de Unesco, vroeg de International Council of Museums (ICOM) om advies over de manier waarop deze resolutie uitgevoerd kon worden en welke landen bereid zouden zijn om de fotografische reproducties van meerdere landen te beheren. De ICOM adviseerde onder andere om zo snel mogelijk bewaarplaatsen in enkele landen in te richten en dat de reproducties het best in de vorm van microfilms konden worden gemaakt, eventueel aangevuld met papieren afdrukken indien microfilms niet mogelijk waren. De vier landen die volgens de ICOM het meest geschikt waren voor het inrichten van bewaarplaatsen waren Australië, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en - heel opvallend - Polen.
Het zijn dan ook deze vier landen die Bodet in november 1950 aanschrijft:
As Unesco has not the necessary funds to make financial contribution to the execution of this scheme, I have the honour to ask you whether your government would be prepared to place at the disposal of Unesco's Member States, free of charge, an area approximately 5 to 10 cubic metres in a shelter, either existing or to be built, providing safety from the dangers of damp, fire, theft or bombardment, in which microfilms transmitted to you by Member States for the purpose might be stored.Bodet stuurt alle Unesco-lidstaten een afschrift van die brief waarin hij het belang van het reproduceren van cultureel erfgoed nog eens benadrukt. De ambtelijke reacties op deze brief zijn heel terughoudend:
De gedachte van U.N.E.S.C.O is natuurlijk zeer aantrekkelijk maar zal niet zo gemakkelijk zijn uit te voeren. Daarvoor is tijd en geld nodig. Vooral aan het laatste ontbreekt het.De ambtenaren verwijzen naar het te verwachten rapport van de Rijkscommissie voor de bescherming van kunstschatten tegen oorlogsgevaar en dat is ook de officiële reactie van de minister. Uit het boek van Traa bleek die commissie vooral adviseerde in het hele land allerlei bunkers aan te wijzen om kunstwerken veilig te stellen.

Begin 1952 laat Bodet aan alle Unesco-leden weten dat Australië, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten te kennen hebben gegeven dat ze zullen meewerken aan de uitwerking van resolutie 6.143. In de VS was de Library of Congress bereid de reproducties van andere landen te bewaren op dezelfde manier als ze hun eigen microfilms bewaarden en in Engeland en Australië werd druk nagedacht over de aanpassingen die aan de bewaarplaatsen gedaan moeten worden.
Opvallend is dat iemand in de marge van deze brief heeft genoteerd dat het voorstel van de Unesco niet over archieven gaat:

Ik heb verder de indruk dat de Nederlandse regering niet op dit voorstel van de Unesco is ingegaan. In het dossier van OKW komen over dit onderwerp geen stukken meer voor.

Misschien is dat hele Unesco-plan van die drie (of vier) bewaarplaatsen helemaal niet doorgegaan. Maar om dat uit te zoeken, zou ik naar Parijs moeten.

Bronnen
NL-HaNA, OCW / Oudheidkunde en Natuurbescherming, 2.14.73, inv.nr. 182
Unesco, FR PUNES AG 4-4 C, 4th General conference, Paris

Plaatje
Schets van ICOM voor de standaardkisten waar de microfilms in bewaard zouden moeten worden

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven
Schaduwarchieven: "De Russen komen!" Een intermezzo

Flowers of Persian Song and Music

Endangered Archives Blog - 20 maart 2014 - 12:45pm
Today is Persian New Year known as Nowruz. It celebrates the first day of spring and so to mark the occasion we have another guest blog, this time from Jane Lewisohn who was the grant holder for...

(From the Endangered Archives Blog: Lynda Barraclough on histories in peril)

New online collections - March 2014

Endangered Archives Blog - 17 maart 2014 - 5:51pm
This month we have five collections which have gone up onto the EAP website. These are EAP177, EAP326, EAP212, EAP507 and EAP556. These collections come from Laos, Peru, Russia and Indonesia. EAP177...

(From the Endangered Archives Blog: Lynda Barraclough on histories in peril)

De vijfde #ArchiefWiki Inklopdag #klop14

Ingmar bladert en schrijft - 17 maart 2014 - 10:30am
De ArchiefWiki blijft een sterk merk dat steeds breder gebruikt wordt. Maar een wiki moet wel bijgewerkt en up to date gehouden worden. Daar hebben we jouw hulp voor nodig. Daarom organiseert Archief 2.0 op maandag 24 maart 2014 bij het Brabants Historisch Informatie Centrum in Den Bosch tussen 12.00 en 17.30 uur de vijfde ArchiefWiki Inklopdag. Doe je mee?

Inklopklus 2014: semantiseren terminologie
Het semantiseren van de ArchiefWiki staat al een tijdje op het programma. Er is al veel werk verzet met name voor de Archievenkaart. Deze keer ligt het zwaartepunt bij het semantiseren van de Archiefterminologie.
Dat is een omvangrijke klus en die is nog lang niet klaar. Daarom gaan we daar bij het BHIC in Den Bosch verder mee aan de slag.
Want waar de wiki immers ooit mee begon, is het breder en makkelijker beschikbaar krijgen van de Archiefterminologie. Inmiddels zitten er al flink wat terminologieën en vakwoordenlijsten in de wiki, waardoor prachtige vergelijkingen tussen lijsten en door de tijd heen mogelijk zijn. Volgende stap is het semantiseren van dit deel van de wiki. Daarvoor is een voorlopig datamodel ontwikkeld, dat door met name Chido en Tom verder verfijnd zal worden.
Daarbij zal niet alleen de huidige informatie worden betrokken, maar zullen ook nieuwe velden worden toegevoegd. Bijvoorbeeld om vanaf termen te linken naar gerelateerde termen, denk ook aan termen in buitenlandse terminologieën.

Linked Open Data
Bovendien zullen zij gaan bekijken wat de juiste technieken zijn om de wiki verder als wolkje in de Linked Open Data cloud te krijgen. Er zal worden voorzien in een wekelijkse RDF dump van alle gegevens in het gesemantiseerde deel van de wiki, die andere websites en apps naar hartelust kunnen gebruiken. Op de wiki zal een heldere toelichting worden gezet. We hopen dat het gebruik van de wiki hiermee nóg verder toeneemt en zullen een lijstje bijhouden met websites, apps en toepassingen die op de ArchiefWiki zijn gebaseerd.

Lekker samen semantiseren
Er is niet alleen nog wat denkwerk nodig, maar natuurlijk ook veel inklopkracht. Op maandag 24 maart wordt daarom een inklopdag georganiseerd waarop iedereen zijn of haar steentje kan bijdragen aan de verdere ontwikkeling en vulling van de wiki. Van simpelweg knippen en plakken van het ene in het andere veld tot het meer ambachtelijke werken aan de inhoud van de terminologieën. Voor ieder wat wils en als altijd met eten, drinken en een hoop gezelligheid!

Op afstand meedoen
Als je niet naar Den Bosch kunt of wilt komen, dan kun je natuurlijk ook op afstand meedoen. Maar gezamenlijk inkloppen is ook een sociaal gebeuren. Je ontmoet collega’s uit het hele land en leert ze op een heel andere manier kennen. Er staan altijd wat bespreekpunten op de agenda, dus ook daar kun je je stem laten horen. En we sluiten de dag af met een gezamenlijk diner. Dat laatste is wel voor eigen rekening.

Schrijf je in!
Wil jij een bijdrage leveren op de Inklopdag? Zet dan 24 maart in je agenda en meld je aan via de speciale wikipagina.
Tip: neem een handjevol collega's mee en maak gebruik van de NS Groepsretour!

Een eigen laptop meenemen is het handigst. Als dat niet kan proberen we daar een oplossing voor te verzinnen.

Er is geen lunch beschikbaar. Als je om 12.00 uur (of net wat eerder) van start wilt gaan, neem dan zelf wat te eten mee. Over het algemeen zijn er altijd lekkernijen aanwezig die deelnemers aan de Inklopdag meenemen. Als je daar niet op wilt vertrouwen, zorg dan goed voor jezelf! ;-)

Hopelijk tot ziens op 24 maart!

Gerelateerd
Archiefwiki inklopdag
Tweede nationale inklopdag #archiefwiki

Schaduwarchieven: twee wetten

Ingmar bladert en schrijft - 16 maart 2014 - 11:00am
De Ministerraad besloot dus op 1 oktober 1951 dat alle dubbelen van de registers van de burgerlijke stand moesten worden "overgebracht" en dat de archieven van de bevolkingsregisters moesten worden gekopieerd en overgebracht.
De basis hiervoor was een memo van het hoofd van de Inspectie der Bevolkingsregisters Graafland, die had berekend dat het kopiëren van het archiefregister ongeveer Fl 2.150.000 zou kosten. Dit betekende natuurlijk wel dat de Eerste en Tweede Kamer hiervoor toestemming moesten geven, want dat bedrag stond nog niet op de begroting. En hoewel het veiligstellen van de dubbelen niet zo kostbaar was, doordat er geen kopieerwerkzaamheden hoefden te gebeuren, vond Graafland dat het parlement ook hiervan op de hoogte moest worden gebracht:
Wel zal een wettelijke voorziening nodig zij om de door mij voorgestelde maatregel tot beveiliging der registers van de burgerlijke stand mogelijk te maken. Het schijnt mij toe, dat het, ter voorkoming van onrust onder de bevolking, wenselijk is slechts de noodzakelijk geachte bescherming tegen het gevaar van vernietiging tijdens oorlogshandelingen, welke zich op of boven Nederlands grondgebied kunnen afspelen, als beweegreden ener zodanige regeling te noemen.Twee wetsvoorstellen in de kamer
Nadat de Ministerraad dit besluit had genomen, duurde het nog meer dan één jaar voordat de Tweede Kamer hiervan hoorde. Op 7 januari 1953 bood Juliana het parlement "ter overweging (...) een ontwerp van Wet tot wijziging van hoofdstuk V der Rijksbegroting voor het dienstjaar 1952 (Uitgaven voortvloeiende uit de bescherming van de bevolkingsregisters)." (Kamerstuk 2896)
En twee weken later stuurde de majesteit een "ontwerp van Wet tot opening van de mogelijkheid tot het nemen van maatregelen met betrekking tot registers van de burgerlijke stand." (Kamerstuk 2902).

Kamerstuk 2896
Het bijzondere van de voorgestelde begrotingswijziging is natuurlijk dat deze pas werd ingediend toen de kopieerwerkzaamheden al bijna waren afgerond. Op 1 april 1952 had Graafland namelijk al aan alle gemeenten een circulaire gestuurd over het kopiëren van de archiefregisters, inclusief een planning die ervan uitging dat de laatste registers eind februari 1953 gereed zouden zijn. In de memorie van toelichting legt de minister uit waarom dit wetsvoorstel pas zo laat werd ingediend:
Het aanvragen van de daarvoor benodigde gelden bij de Staten-Generaal werd vertraagd doordat bleek, dat de bovengenoemde maatregel ernstig verzet in de kringen van de gemeentebesturen ontmoette, hetgeen de ondergetekende aanleiding gaf zich met betrekking tot deze bezwaren op korte termijn door een commissie te doen voorlichten.Over dat verzet en het instellen van die commissie schreef ik eerder al uitgebreid.
De minister stelt in de memorie ook nog dat de commissie adviseerde om ook duplicaten van alle persoonskaarten te maken en dat tegen de tijd dat het archiefregister volledig gekopieerd is, bekeken zal worden of dat nog opportuun is. Ondertussen schreef ik al dat die conclusie negatief is.
Hoewel zowel de Eerste en de Tweede Kamer wat tegensputterden - Is het nu wel nodig? Kan het niet goedkoper? Waarom zijn wij niet eerder geïnformeerd?, je kent het wel...- stemden ze toch alle twee in met de begrotingswijziging.

Kamerstuk 2902
Onze Minister van Justitie is met het oog op oorlog, oorlogsgevaar of daaraan verwante of daarmede verband houdende omstandigheden bevoegd maatregelen te treffen ter beveiliging van registers van de burgerlijke stand en daartoe behorende stukken, voor zoveel nodig met afwijking van ter zake bestaande wettelijke bepalingen.Zo luidt het enige artikel van de "Wet van 23 juli 1953, houdende opening van de mogelijkheid tot het nemen van maatregelen ter beveiliging van registers van de burgerlijke stand" die op 4 augustus 1953 onder nummer 1953-360 in het Staatsblad werd gepubliceerd.
De memorie van toelichting is ongeveer even lang als het artikel:
In de jaren 1940—1945 is door oorlogsgeweld een groot aantal registers van de burgerlijke stand beschadigd of vernietigd. In sommige provincies zijn zowel ter gemeentesecretarie als ter griffie der rechtbank berustende registers verdwenen. Er bestaat geen genoegzame zekerheid, dat althans één dubbel der registers onder alle omstandigheden ter beschikking blijft. De ondergetekende acht het mitsdien raadzaam, dat reeds thans maatregelen worden getroffen ten aanzien van deze zeer belangrijke administratie. Het ligt in de bedoeling de thans ter griffie der rechtbanken aanwezige registers veilig en centraal buiten Nederland op te bergen en bij te houden. Over deze dubbelen zullen bewaarders worden aangesteld, wier bevoegdheden nader zullen worden geregeld. Waar de uitvoering van de gevraagde machtiging van zuiver technische aard is, schijnt het niet nodig dienaangaande in bijzonderheden te treden. Ook dient er rekening mede gehouden te worden, dat wisselende omstandigheden wijzigingen van plannen nodig zouden kunnen maken. Het is om deze redenen dat het enig artikel van het ontwerp volstaat met een algemene machtiging te vragen. De kosten zullen aanvankelijk een bedrag van f60.000 niet overschrijden.Tijdens de parlementaire behandeling stellen enkele kamerleden enkele vragen die "met de kennis van nu" zeer pertinent zijn.
Zo vragen verschillende leden zich af hoe de dubbelen zullen worden bijgewerkt en hoe eventuele raadpleging van de registers mogelijk zal zijn. Daarnaast wordt er gevraagd wat de relatie is met kamerstuk 2896: worden de akten van de burgerlijke stand op dezelfde plek onder gebracht als het archiefregister van het bevolkingsregister en waar is dat dan?
Op die laatste vraag wordt - uiteraard - geen antwoord gegeven door minister Donker. Over het bijhouden van de registers zegt hij echter:
Zolang er vrede is. zullen de naar elders overgebrachte dubbelen van de registers niet worden bijgehouden. Wel zullen de kennisgevingen, bedoeld in artikel 25, lid 2. B.W., centraal worden verzameld en regelmatig worden nagezonden. Het verwerken van de mutaties kan geschieden nadat de verbinding met Nederland is verbroken. Hieruit volgt, dat voor het bijhouden van de registers geen reiskosten zullen behoeven te worden gemaakt. Het gaat hierbij om de zogenaamde kantmeldingen.
Als een echtpaar gescheiden is, dan moet dit worden aangetekend op alle twee de exemplaren van de huwelijksakte. Zolang de dubbelen bij de rechtbanken waren, werden daar kennisgevingen van echtscheidingen naar toe gestuurd. Iemand schreef dan op basis daarvan de echtscheidingsdatum op de huwelijksakte.
Wanneer de dubbelen naar het buitenland waren gestuurd, zou men dus volstaan met het opsturen van de kennisgevingen en deze niet meteen noteren op de akten. Dat zou pas gebeuren als wanneer "de verbinding met Nederland verbroken" zou zijn. Blijkbaar ging de minister er van uit dat die dubbelen nooit meer naar Nederland zouden terugkeren. Op de consequenties van deze werkwijze, zal ik later terug komen.

Tenslotte nog een opmerking over deze wet.
Zoals gezegd is hij in augustus 1953 in het Staatsblad gepubliceerd en van kracht geworden. In 1975 keerden alle dubbelen terug naar Nederland. Maar tot na 1975 worden er op de rijksbegroting nog kosten geraamd "voortvloeiende uit de Wet van 23 juli 1953 etc" (zie bijvoorbeeld een begroting voor 1987) en ik heb in Staten-Generaal Digitaal geen besluit gevonden dat de wet zou zijn ingetrokken. Hoewel de wet niet voorkomt op wetten.nl heb ik dus wel de indruk dat deze wet niet is ingetrokken.

Bronnen
NL-HaNA, Ministerraad, 2.02.05.02, inv.nr. 386, 387, 394, 395, 462, 469, 472
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647

Plaatje
Kaft van het boekje Burgelijke stand en bevolkingsregister van R.F. Vulsma

Gerelateerd
Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: de dubbelen van de Burgerlijke Stand keren terug

Schaduwarchieven: Hoe de ministerraad het besluit nam

Ingmar bladert en schrijft - 9 maart 2014 - 11:00am
Waarschijnlijk laatste zitting van het demissionaire kabinet Drees in de Treveszaal op het Binnenhof te Den Haag, 18 augustus 1952.Ik schreef twee weken geleden dat de Ministerraad naar aanleiding van een rapport van de Commissie Janssen (op basis van adviezen van Graafland) uit 1950 besloot dat het archiefregister van het bevolkingsregister gekopieerd moest worden. Deze week bleek het wat complexer te liggen. De Ministerraad nam dit besluit namelijk pas op 1 oktober 1951, na nog twee vergaderingen over "de bevolkingsregisters in oorlogstijd."

De eerste vergadering
Op 6 november 1950 besloot de Ministerraad naar aanleiding van het rapport van de Commissie Janssen namelijk:
na een uitvoerige bespreking, dat maatregelen moeten worden voorbereid om in geval van bezetting de vernietiging der bevolkingsregisters en belastingadministratie mogelijk te maken; duplicaten van deze registers zullen niet worden gemaakt; overleg zal worden gepleegd met de kerken inzake de kerkelijke registers. De wenselijkheid van vernietiging der administratie van de sociale zekerheid zal voorts nog nader onder ogen worden gezien.Dat was iets heel anders dan Graafland had geadviseerd en noodzakelijk vond!
Hij stuurde zo'n twee weken later dan ook een memo aan M.J. Prinsen, de SG van Binnenlandse Zaken en voorzitter van de commissie Janssen, waarin hij nogmaals uitlegt waarom het absoluut noodzakelijk is om voorafgaand aan de vernietiging van de bevolkingsregisters "maatregelen ter conservering van de belangrijkste gegevens" te nemen.

De tweede vergadering
Blijkbaar heeft Prinsen deze overwegingen doorgegeven aan de minister van Binnenlandse Zaken, want op 25 mei 1951 stuurt hij Van Maarseveen "ter voldoening van [zijn] wens nader ingelicht te worden" enkele "beschouwingen". Hierin geeft Graafland aan dat de oude bevolkingsregisters met de "technische hulpmiddelen der micro-fotografie" zouden moeten worden gekopieerd, terwijl de archiefkaarten met de hand zouden moeten worden overgeschreven door werkloze kantoorbedienden.
De oude archieven zou ik gaarne in duplo willen laten filmen; de negatieve films zouden dan in het buitenland kunnen worden bewaard, de positieve copieën zouden de gemeenten ter beschikking dienen te worden gesteld. De gemeenten zouden de beschikking moeten krijgen over leesapparaten. Na de verfilming zouden de oude archieven vernietigd kunnen worden.Het interessante in deze "beschouwingen" is dat Graafland naast het belang van de bevolkingsadministratie nog een ander argument aanvoert om de bevolkingsarchieven te kopiëren op microfilms: ruimte- en kostenbesparing!
De nu bestaande bevolkingsregisters vergen zeer veel bergruimte; de toename van de bevolking demonstreert zich mede in de vergroting der behoefte aan archiefruimte. Op tal van gemeentesecretarieën komt men nu reeds archiefruimte te kort.[...]
Het staat voor mij dan ook vast, dat te eniger tijd overgegaan zal moeten worden tot het verfilmen van de bevolkingsarchieven, zulks ter besparing van ruimte.[...]
Wel toont een voorlopige, zo nauwkeurig mogelijke, schatting aan, dat voor de bewaring van de voor fotocopiëring in aanmerking komende delen der gemeentelijke bevolkingsarchieven, welke delen in totaal een inhoud hebben van ± 850 m3., ± 5000 m3. bergruimte nodig is. Gefilmd zijnde, zou voor het bewaren der bedoelde archieven een bergruimte van rond 250 m3. vereist zijn.
Wordt dus thans in verband met de belangen van burgerij en overheid zelve, besloten de bevolkingsarchieven te verfilmen, dan zal men in een reeks van gevallen door de groei der archieven noodzakelijk geworden verbouwingen aan gemeentehuizen voorlopig achterwege kunnen laten.En dat is dan ook een van de argumenten die Van Maarseveen aandraagt, wanneer hij de "bevolkingsregisters in oorlogstijd" opnieuw op de agenda van de Ministerraad van 9 juli 1951 zet.
Uit de notulen van die vergadering blijkt dat de ministers er lang over hebben gepraat, maar niet tot een besluit kwamen. De minister van Binnenlandse Zaken moet nog een nieuwe nota schrijven op basis waarvan een definitief besluit genomen kan worden over zowel de vernietiging als eventuele conservatoire maatregelen.

De derde vergadering
En dus schreef Graafland nog maar een nota, waarin hij, deze keer in zeven pagina's, uitlegt hoe "het" goedkoper kan dan de 6 miljoen die hij in 1950 begrootte. Daartoe moeten sowieso de dubbelen van de de akten van de burgerlijke stand meteen veilig gesteld worden. Daarna kan volstaan worden met enkel reproductie van de archiefregisters en niet van alle bevolkingsarchieven. Die reproducties zouden op drie manieren gemaakt kunnen worden:
Microverfilmen kost Fl 1.150.000,-, maar er kleven grote risico's aan omdat er leesapparaten nodig zijn om de registers te kunnen lezen.
Fotografische reproductie op een "direct leesbaar papier-negatief" zou neerkomen op Fl 2.300.000, maar ook aan deze methode kleven nadelen:
Vooreerst het ontbreken van de benodigde apparatuur voor het maken der opnamen en voor het ontwikkelen en drogen. [...] Voorts moet een oplossing gezocht worden voor het vlot en duurzaam op elkaar plakken van voor- en achterzijden der gereproduceerde archiefbladen.De derde, en volgens Graafland de beste, methode is reproductie door schrijven of typen. Dit zou ongeveer Fl 2.150.000 kosten, aangezien het werk kan gebeuren door werkloze hoofdarbeiders.
De Ministerraad is op 1 oktober 1951 nog altijd verdeeld, maar besluit toch
alle dubbelen van de rechtbanken te doen overbrengen. Met 6 tegen 5 stemmen wordt voorts besloten de archieven van het bevolkingsregister te copiëren en over te brengen.Eindelijk krijgt Graafland zijn zin.
Nu zijn er nog een twee dingen die geregeld moeten worden: de Tweede Kamer moet het geld voor de kopieerwerkzaamheden beschikbaar stellen en het moet wettelijk mogelijk gemaakt worden dat de dubbelen naar het buitenland verplaats kunnen worden. Maar dat is van later zorg.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing

Bronnen
NL-HaNA, Ministerraad, 2.02.05.02, inv.nr. 386, 387, 394, 395, 462, 469, 472
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647
Plaatje
Collectie SPAARNESTAD PHOTO/NA/Anefo/Fotograaf onbekend [CC-BY-SA-3.0-nl], via Wikimedia Commons

Rectificate na waarschuwingen voor het ‘gevaar’ Brenno de Winter

Bigwobber: wie vraagt, krijgt meer - 3 maart 2014 - 10:07am

Binnen de politie en de Rijksoverheid werd gewaarschuwd voor fysieke inbraken, digitale inbraken, het verspreiden van malware en phishing door Brenno de Winter. De berichten zijn incorrect en hebben BZK en de Politie besloten te rectificeren:

 

pixelstats trackingpixel

Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven

Ingmar bladert en schrijft - 2 maart 2014 - 11:00am
Door Ceinturion at nl.wikipedia [GFDLundefined CC-BY-SA-3.0] via Wikimedia CommonsTot nu toe ging het in mijn blogs over schaduwarchieven over kopieën van documenten en informatie die van belang was voor het functioneren van de Nederlandse regering tijdens en na een bezetting. Maar de veiligheidskopieën die archiefdiensten de afgelopen decennia gemaakt hebben van belangrijke "oude" archieven worden ook schaduwarchieven genoemd.

Bossche schaduwarchieven
Op de website van het Stadsarchief Den Bosch kom je onder "Verzamelingen en collecties" verschillende inventarissen van schaduwarchieven tegen:
  • catalogus Archief Illustre Lieve Vrouwe Broederschap 1318-1867
  • microfiches van bronnen uit ARA Brussel
  • cijnsboeken in Brussel van Kempenland, Oisterwijk en Peelland
  • minuutplans Kadaster 1832
  • uit ARA Brussel, onderdeel cartularia, schoutrekeningen, leen- en cijnsboeken
  • uit ARA Brussel, stukken leprozen
  • microfiches Memories van Successie 's-Hertogenbosch 1818-1927
  • uit ARA Brussel, microfiches Rekenkamer, Beschikkingen
  • uit ARA Brussel, Akten van remissie
  • overzicht van de in 1994 verfilmde archivalia berustend bij het BHIC
  • archief Raad van State
  • archief Raad van State, registers verpondingen
  • uit ARA Brussel, microfiches van vonnisboeken
Het gaat hier zowel om kopieën van "Bossche" archieven die zijn ondergebracht bij een andere archiefdienst (het BHIC, die andere "Bossche" archiefdienst) en om kopieën van elders bewaarde archieven die het Stadsarchief beheert. Een voorbeeld van het eerste zijn de microfiches van het archief van de Illustre Lieve Vrouwe Broederschap. Een voorbeeld van het tweede zijn de microfiches van bronnen uit het Algemeen Rijksarchief in Brussel. (Opvallend trouwens dat deze pdf-bestanden niet op de site van het Stadsarchief zelf staan, maar in Google Drive.)
Amsterdamse schaduwarchievenIn de jaren zeventig bewaarde de gemeente Amsterdam kopieën van zijn belangrijkste archieven in Amerika. Dat vertelde in 1973 de toenmalige stadsarchivaris W.J. van Hoboken in ieder geval bij de heropening van het stadsarchief:In de Rocky Mountains in Noord-Amerika ligt in een atoomvrije kelder een zogenaamd schaduwarchief van Amsterdam. Dit schaduwarchief, bestaat uit opnamen op microfilm van vrijwel alle bescheiden tot en met het tolprivilege, dat Floris V in 1275 aan de stad „Amstelledamme" verleende. Dit heeft de hoofdstedelijke gemeentearchivaris dr. W. J. v. Hoboken donderdag gezegd, ter gelegenheid van de officiële opening van het gerestaureerde raadhuisje van Nieuwer-Amstel.Geen idee waar die atoomvrije kelder zich precies bevond, maar het zou me niet verbazen als het in een depot van de Zevende Dags Adventisten in Salt Lake City is. Misschien wel in de Granite Vaults, waar ik eerder ook al over schreef.

Sinds begin jaren vijftig werden trouwens ook al microfilms van de registers van de burgerlijke stand die al waren overgebracht naar de Rijksarchieven bewaard in Salt Lake City. De Genealogical Society of the Church of Jesus Christ of the Latter Day Saints schonk in 1951 daartoe een nieuw Kodagraph leestoestel aan het Algemeen Rijksarchief.
In 1953 verwees Steve Asmus, de voorzitter van de Hollanders Genealogical Committee in Salt Lake City, daar in een briefje aan de Nederlandse vice-consul ook nog naar. Het briefje was vooral bedoeld om de Nederlandse regering zover te krijgen dat de kopieën van het archiefregister van het bevolkingsregister in Salt Lake City zouden worden opgeborgen. De minister van Binnenlandse zaken antwoordde, ruim een jaar later, nogal kortaf:
Met verwijzing naar nevenvermeld schrijven deel ik u mede, dat Uw verzoek tot aanwijzing van Salt Lake City als plaats bestemd voor het bewaren van de duplicaat archief-registers, niet voor inwilliging vatbaar is.Schaduwarchieven van het RIOD
Tenslotte kwam ik deze week nog iets aparts tegen in een dossier van het Kabinet van de Minister President.
In 1958 stuurde Loe de Jong negen dozen met microfilms van stukken uit de Duitse collecties van het Rijksinstituut voor Oorlogsdocumentatie naar Secretaris-Generaal Fock van het Ministerie van Algemene Zaken. De Jong zou het "zeer op prijs stellen" als deze microfilms konden worden opgeborgen "in een van de depots die het Rijk in de overzeese gebiedsdelen heeft ingericht." Uit de documenten die De Jong meestuurde blijkt dat het ging om films die gemaakt waren ten behoeve van het Amerikaanse "Department of the Army".
This is a representative collection of documents form original German records now in the possession of the Netherlands State Institute for War Documentation.
22 bundles of these documents have been filmed on 9 microfilms. Each box contains a brief description. The following notes may facilitate research on the basis these documents.Fock stuurde de films op 11 februari 1958 door naar het "Hoofd van het bureau C van de sectie G 2 van de Generale Staf" met het verzoek "oplegging [...] in één der schaduwarchieven te willen verzorgen." Ik heb geen idee naar welk "schaduwarchief" de microfilms verzonden zijn: Londen, Washington of Curaçao? En ik vraag me ook af of iemand bij het RIOD die films ooit terug heeft gezien.

Gerelateerd
Eerdere blogs over schaduwarchieven
Family search en duurzaamheid

Bronnen
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 1473

DCC talks at IDCC

Digital Curation Centre - 26 februari 2014 - 11:25pm
There were lots of DCC presentations in the parallel sessions at IDCC today. To help you keep up with what’s new at DCC, here’s a quick summary.

Read more

Pagina's

Abonneren op Informatiebeheer  aggregator - Informatievoorziening