U bent hier

F - De Archiefregeling

Vervanging is uit te voeren volgens de Archiefregeling


Actie:

Volgens art. 25 van de Archiefregeling is er in geval van conversie en migratie geen sprake van vervanging in de zin van de Archiefwet. Dit betekent dat er geen besluit van de zorgdrager noodzakelijk is en dat het niet nodig is de vervanging overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht bekend te maken. De zorgdrager moet wel een verklaring opmaken, zorgen voor de juiste documentatie en een positief testresultaat kunnen overleggen. Overigens is artikel 25 van de Archiefregeling alleen toe te passen wanneer de conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.

Archiefregeling
art 25 lid 2

Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.art 5 lid 3

art 25 lid 3
De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.

A contrario
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet  geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

En het Archiefbesluit dan?

Opmerkelijk is dat in de Archiefregeling voorbij wordt gegaan aan de mening van de minister in de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit waarin het volgende staat: 

Een reproduktie is iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. Daaronder vallen zowel de in de dynamische fase van het archiefbeheer vervaardigde reprodukties en conversies ( .. ), als de in een latere fase van het archiefbeheer gemaakte reprodukties van in het verleden ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden. Ik ( = de verantwoordelijke staatssecretaris) deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel