@article {ref_8981, title = {Archiefregeling}, year = {2009}, note = {

De volledige lange titel:

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15\ december\ 2009, nr.\ WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling)

Deze regeling vervang de drie ministeri{\"e}le regelingen uit 2001 en is per 1 april 2010 ingegaan.

Opmerkelijk is dat deze regeling, ondanks dat hier sprake is van een lagere regeling, in feite artikel 7 en 2a van de Archiefwet 1995 voor permanent te bewaren informatie buiten werking stelt. Artikel 7 gaat over vervanging van archiefbescheiden en artikel 2a biedt de mogelijkheid om bijzondere persoonsgegevens wel te mogen verwerken. Voorbeeld van verwerken zijn vervanging, conversie en migratie.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens op grond van artikel 25 van de Archiefregeling is niet toegestaan.\ 

Citaten uit de Nota van Toeliching met rode accentuering van mij:

Anders dan migratie, vindt conversie plaats binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur. Een voorbeeld van conversie is het omzetten van een MS Word 95 document naar MS Word 97-2002. Mits aan de in deze regeling gestelde eisen ten aanzien van geordendheid en toegankelijke staat wordt voldaan, is deze conversie toegestaan. Evenals het maken van veiligheidskopie{\"e}n en back-ups wordt dit niet beschouwd als een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. (Deze nuancering van hetgeen in de nota van Toelichting bij het Archiefbesluit 1995 is vermeld over het daarin vervatte artikel 6, is eerder al verwoord in de toelichting bij de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) Een conversie van bijvoorbeeld WordPerfect naar MS Word voldoet echter niet aan de eisen, aangezien hiermee het oorspronkelijke document {\textquoteleft}verminkt{\textquoteright} wordt en er te veel informatie verloren gaat.[ ...]

Migratie betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) ervan kan be{\"\i}nvloeden. Migratie vindt ook plaats indien een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen. Zo{\textquoteright}n migratie is geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 en is toegestaan, mits wordt voldaan aan de in deze regeling gestelde eisen ten aanzien van geordendheid en toegankelijke staat.\  [..]

Zie ook: Zoeken op deze site naar datalek

}, month = {11/2010}, edition = {Staatscourant }, address = {Den Haag}, abstract = {

Via de site van het Nationaal Archief

Een belangrijke verandering is de invoering van prestatie-eisen. Niet langer staat in de richtlijn dat er tenminste 40 centimeter ruimte moet zitten tussen archiefkasten en het plafond, maar dat de ruimte brandveilig moet zijn. De praktijk in de afgelopen jaren heeft uitgewezen dat veel van de voorgeschreven normen te specifiek waren, te gedetailleerd en onvoldoende onderbouwd. Bovendien bleken ze vaak op het moment van bekendmaking alweer verouderd door de snelle ontwikkelingen in de informatietechnologie en in de toepassing daarvan in de informatiehuishouding.

Veranderingen m.b.t. geordende en toegankelijke staat
In de nieuwe Archiefregeling zijn enige zaken veranderd. Dat geldt o.a. voor het gedeelte dat over geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden gaat. De wijzigingen zijn niet echt fundamenteel, maar zijn scherper en naar de laatste stand van zaken geformuleerd en enigszins anders geordend.

Niet langer wordt bijvoorbeeld gesproken over verplichte opslagformaten voor digitaal archiefmateriaal. Een evaluatiecommissie heeft enkele jaren geleden vastgesteld dat de technologie zo snel voortschrijdt dat exacte normen voorschrijven nauwelijks zinvol is. Bij een papieren archief is het duidelijk; papier en inhoud zijn {\'e}{\'e}n geheel. Bij digitaal ligt het niet zo eenvoudig. Het document is wat je op je scherm ziet, maar in een computer is het als een (gecodeerd) binair bestand opgeslagen. Om dat weer leesbaar op het scherm te krijgen is software nodig die het opgeslagen computerbestand interpreteert. In veel gevallen is dat specifieke leveranciersgebonden software waarvan niet precies bekend is hoe het werkt en dat maakt het lastig voor derden om digitale informatie te beheren. In de nieuwe regeling worden daarom prestatie-eisen gesteld aan het opslagformaat, vooral dat open standaarden worden gebruikt, waarvan precies bekend is hoe ze in elkaar zitten. En dat is anders dan in de oude regeling.

Een ander verschil is dat in de nieuwe regeling expliciet wordt verwezen naar enige NEN-ISO standaarden, zoals de NEN-ISO 23081 (metagegevens voor informatie- en archiefbeheer). De NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefbeheer) wordt in de toelichting genoemd als belangrijk kader voor de kwaliteit van informatie.

Verder is overlap tussen de oude Regeling art. 11 (duurzaamheid) en 12 (geordende en toegankelijke staat) verdwenen en is een aanwijzing opgenomen over hoe om te gaan met digitale handtekeningen.\ \ 

}, keywords = {archiefwaardig, conversie, datalek, geordende staat, migratie, open standaarden, procesgebonden informatie, recordness, toegankelijke staat, Vervangen}, url = {http://wetten.nl/BWBR0027041} }