Rienk Jonker's blog

Haarlem

De KVAN dagen 2009 in Haarlem zal ik in ieder geval niet snel vergeten. Tot mijn eigen stomme verbazing en volslagen onverwacht kreeg ik van het bestuur van de KVAN de Van Wijn penning uitgereikt.

Een bijzondere ervaring die nog wel even goed moet bezinken.

Iedereen hartelijk bedankt.

 

Zie verder: de site van de KVAN

en het Friesch Dagblad van 23 juni 2009

Steekproefsgewijze selectie dreigt in ons vakgebied gemeengoed te worden. Niet alleen wordt in het  advies Gewaardeerd verleden hier aandacht aan besteed, ook in selectielijsten is steeds vaker sprake van van het nemen van steekproeven. Het laatste voorbeeld is het BSD Natuurlijke Personen waarin een aantal bestanden voor het nemen van een steekproef in aanmerking komen. Daar blijf ik op ethische en inhoudelijke gronden moeite meehouden.

Het inhoudelijke bezwaar

Eigenlijk zijn steekproeven onderdeel van onderzoeksmethodieken. Onderzoekers kunnen na het formuleren van een onderzoeksvraag of onderzoeksvragen zelf in een steekproef op een bepaalde populatie (de verzameling te onderzoeken objecten, subjecten of gegevens) samen te stellen. Zijn onderzoeksvraag kan hij dan vervolgens op de set loslaten en aan de hand van de antwoorden zijn conclusies en bevindingen vaststellen. Andere onderzoekers kunnen ter verificatie van de resultaten een nieuwe steekproef samenstellen uit die zelfde populatie. Het resultaat van deze steekproef zal in de meeste gevallen een andere zijn dan het resultaat van de eerdere steekproef. Op die manier heeft een onderzoeksresultaat een hoge mate van betrouwbaarheid.

Een metafoor voor vervanging

De reis

Bezuiniging 

De behoefte om vergaderingen van gemeenteraden en raadscommissies niet meer uitgebreid te notuleren maar op te nemen neemt in deze tijden van bezuinigingen toe. Daarbij wordt vooral gekeken de besparingen die het schrappen van formatieplaatsen van personen die de verslagen verwerken oplevert. Vergeten wordt dat er andere kosten voor het toegankelijk maken en conservering en beheer voor in de plaats komen. Dit verschijnsel zal vast ook voorkomen bij andere organisaties.

Artikel 15a

In verband met de uitvoering van het verdrag van Aarhus waarin een en ander is geregeld ten aanzien van de openbaarheid van milieu-informatie is in de Nederlandse Archiefwet een artikel 15a toegevoegd:

1. Artikel 15, eerste lid, aanhef en onder c, is niet van toepassing voorzover in de archiefbescheiden milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer is neergelegd.

2. Voorzover in de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer is neergelegd, laat de zorgdrager, in afwijking van artikel 15, derde lid, de ingevolge artikel 15, eerste lid, aanhef en onder c, of tweede lid, aan de openbaarheid gestelde beperkingen ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing.

3. In afwijking van artikel 15, eerste en tweede lid, worden geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld voorzover in de archiefbescheiden neergelegde milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer betrekking heeft op emissies in het milieu.

4. Voorzover in de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu is neergelegd, laat de zorgdrager in afwijking van artikel 15, derde lid, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, de ingevolge artikel 15, eerste of tweede lid, aan de openbaarheid gestelde beperkingen ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing.

 

Wet Milieubeheer

 

In artikel 19.1.a van de Wet Milieubeheer wordt uitgelegd wat onder milieu-informatie wordt begrepen:

1. In dit hoofdstuk en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder milieu-informatie: alle informatie, neergelegd in documenten, over:

a. de toestand van elementen van het milieu, met inbegrip van lucht en atmosfeer, water, bodem, land, landschappen en natuurgebieden, biologische diversiteit en componenten daarvan, met inbegrip van genetisch gemodificeerde organismen, en de interactie tussen deze elementen;

b. factoren, met inbegrip van stoffen, energie, geluid en straling, en activiteiten die de elementen van het milieu aantasten of waarschijnlijk aantasten, alsmede maatregelen, met inbegrip van bestuurlijke maatregelen, milieuovereenkomsten, beleid, wetgeving, plannen en programma’s, die de elementen van het milieu aantasten of kunnen aantasten of dienen ter bescherming van die elementen, binnen het toepassingsgebied, bedoeld in onderdeel a, en kosten-baten- en andere economische analyses en veronderstellingen die worden gebruikt in milieubesluitvorming;

c. de toestand van de menselijke gezondheid en veiligheid, de menselijke levensomstandigheden, cultureel waardevolle gebieden en bouwwerken, voorzover deze:
1. worden of kunnen worden aangetast door de toestand van de elementen van het milieu, of, via deze elementen, door de factoren, bedoeld in onderdeel b;
2. worden of kunnen worden aangetast dan wel beschermd door de activiteiten of maatregelen, bedoeld in onderdeel b. 2. Artikel 1, aanhef en onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur is van overeenkomstige toepassing.

Wat opvalt in deze tekst is de beperking tot documenten. Dit zou dus kunnen betekenen dat digitale registraties buiten de rijkweidte van dezet wet vallen.

Overigens is de WOB met deze wet ook gewijzigd. Zie verder:

• Wet uitvoering Verdrag van Aarhus, Stb. 2004, 519,
• In werking getreden met ingang van 14 februari 2005, ingevolge K.b. van 1 februari 2005, Stb. 66
• Site met informatie over het verdrag van Aarhus

 

Inleiding

Discussies tussen mensen willen vooral wel eens moeizaam verlopen wanneer er onduidelijkheid is over de exacte invulling van gebruikte termen en begrippen. Vooral de (spraak)verwarring die ontstaat omdat er verschillende beelden zijn van begrippen en activiteiten. Daardoor ontstaan er ook uit elkaar lopende verwachtingen die over en weer niet waar te maken zijn.
Zo ook de discussies binnen het vakgebied van de archivaris en de documentaire informatievoorziener. Op het eerste gezicht zou de indruk kunnen bestaan dat er tussen beide beroepsgroepen een bijna onoverbrugbare kloof bestaat. Immers wordt de archivaris beschouwd als de beheerder van het cultureel erfgoed (met veel hoofdletters) is de DIV-er (slechts) de beheerder van archief in de dynamische fase. Zo wordt er ook een verschil gemaakt tussen informatiebeheerders werkzaam in de publieke sector en binnen de private sector. Het steeds weer benadrukken van mogelijke verschillen komt de onderlinge verhoudingen niet ten goede.

De term 

Aan de horizon van de informatiebeheerder is het begrip taxonomie als nieuwe term verschenen. Met deze uit de biologie afkomstige term wordt een classificatieschema bedoeld waarbij onderdelen van een aandachtsgebied, een wetenschap, zijn gegroepeerd op onderwerpniveau. Deze onderdelen kunnen vervolgens weer in een hiërarchische structuur worden weergegeven.
Een heel bekend voorbeeld is het systeem dat Linnaeus in de 18e eeuw heeft ontworpen voor de beschrijving van flora en fauna (Systema naturae). Doel is met behulp van een bepaalde structuur informatie overzichtelijk te kunnen weergeven en makkelijk te kunnen vinden, met als het even kan behoud van de context.

Relatie met het vak 

Het indelen en classeren van groepen of het maken van typlogieën zijn activiteiten die binnen het informatiebeheer niet nieuw zijn. Ze werden alleen nog niet met deze term geassocieerd. Denk maar eens aan het indelen van een archief en het maken en uitvoeren van een ordeningsplan.

Een paar voorbeelden van taxonomieën die voor de informatiebeheerder van belang zijn:

• de basisarchiefcode,
• het structuurplan informatiebeheer,
• een productencatalogus,
• een ordeningsplan.

Het maken van modellen is ook een vorm van taxonomie. Ook het vak van de informatiebeheerder, de archivistiek, is volgens een bepaalde model vorm te geven.

Aan de hand van een logische indeling (typologie) van het vakgebied kan inzicht gegeven worden in de onderlinge verhoudingen.

Op deze manier kan eventueel ook een bijdrage geleverd worden om het vak van de informatiebeheerders zoals dat van een archivaris uit te leggen en beter te positioneren.

Op het gevaar af in herhaling te vallen nog even een aantal punten op een rij naar aanleiding van de discussie over vervanging:

• Bij elke mogelijke vervanging is steeds te bepalen of het gaat om archiefbescheiden in de zin van de wet waarbij niet de redactionele vorm bepalend is maar de functie van de informatie binnen een proces. Ook is te bepalen of het inderdaad gaat om vervanging in de zin van de wet. De twee kenmerken zijn substitutie door reproductie en vernietiging van de originelen.
• Artikel 7 van de Archiefwet is van toepassing op zowel op termijn te vernietigen als permanent te bewaren bescheiden en maakt ten aanzien daarvan verder alleen onderscheid in de te volgen procedure.

Een poging tot indeling van het onderdeel kwaliteit van mijn model:

In het informatiebeheer staat eigenlijk de beantwoording van een aantal vragen centraal

1. is de informatie op te nemen?
2. is de informatie te vertrouwen?
3. is de informatie terug te vinden?
4. is de informatie langere tijd te bewaren?
5. is de informatie geschikt voor hergebruik?
   

Deze vragen hebben betrekking op de volgende aspecten die te vertalen zijn naar kwaliteitseisen

• de informatie is van belang

  • In dit geval gaat het om de belangen en risico-afwegingen om over informatie te (blijven) beschikken. Er zijn in dat geval criteria nodig om informatie te verwerken en de bewaartermijnen te bepalen

• de informatie is betrouwbaar en authentiek

  • er zijn voldoende maatregelen genomen om aan te tonen dat de te gebruiken informatie beschikbaar, juist, controleerbaar, volledig interpreteerbaar

  • de informatie is dat wat het beweert te zijn, het is onweerlegbaar

• de informatie is vindbaar en toegankelijk

   

  • er zijn voldoende kenmerken (metadata) vastgelegd om de toegankelijkheid en vindbaarheid te garanderen

     

  • de opslag en bewaring is duurzaam en de informatie is leesbaar
    • er zijn maatregelen genomen ten aanzien van de technische omgeving waarbinnen de informatie wordt opgeslagen en bewaard.
      
      
  • hergebruik van de informatie is mogelijk
    
    
  • er zijn maatregelen genomen waardoor beschikbaarheid en uitwisseling van informatie mogelijk is.

2004 06 15 Verslagen raad 

De mogelijke keus voor bewaren van de geluidsopnamen van een commissievergadering leidt tot de volgende vraagpunten die wel eens tot de conclusie zouden kunnen leiden dat de besparing tot hogere structurele beheerskosten zullen leiden.

Juridisch / inhoudelijk

Duurzaamheid

Van belang voor de burger en de raadsleden is de garantie dat de gereproduceerde geluidsopnames van commissievergaderingen authentiek, betrouwbaar, volledig, juist en tijdig beschikbaar zijn.