U bent hier

Afstemmen en architectuur

Soort: 
Schema

De positionering van een centraal systeem ten opzichte van andere systemen is een kwestie van afstemmen en architectuur. Het centrale systeem bestaat uit functionaliteiten voor de ondersteuning van processen, projecten en andere activiteiten, een centrale catalogus en een kwalitatief goede voorziening voor de opslag van de bijbehorende gegevens en documenten (digitale bewaarplaats). Afstemmen is in dit verband de methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie. Het centrale systeem bestaat uit functionaliteiten voor de ondersteuning van processen, projecten en andere activiteiten, een centrale catalogus en een kwalitatief goede voorziening voor de opslag van de bijbehorende gegevens en documenten (digitale bewaarplaats). 

Uitgangspunt is dat het centrale systeem leidend is en dat als gevolg daarvan onderliggende systemen waaronder e-mail als hulpadministraties beschouwd kunnen worden. Primaire bewaring vindt plaats in de centrale omgeving, volgens de huidige gemeentelijke selectielijst uit 2012 kunnen de hulpadministraties na 7 jaar weg. Dit natuurlijk met uitzondering van nader te bepalen registraties. Het centrale systeem moet 100% NEN 2082 compliant en ingericht zijn en ook constant daarop getoetst worden. De ‘onderliggende’ systemen moeten daarnaast ook van de nodige RM-functionaliteiten voorzien zijn om de kwaliteit van de informatie te kunnen waarborgen en gecontroleerde vernietiging mogelijk te maken.

In de kern lijkt dit op het secretariemodel uit de 'papieren wereld'. Een bij een secretarie binnengekomen verzoek werd om ‘bericht en raad’ doorgestuurd naar een uitvoeringsdienst. Op dat niveau werd vervolgens een besluit voorbereid en voor vaststelling naar de secretarie doorgestuurd. Op dat niveau werd vervolgens de zaak afgehandeld. Gevolg was dat de informatie op twee plekken terug te vinden was. In het kader van afstemming werd/wordt veelal de inhoud van dienstarchieven  vernietigd omdat de secretarie als bewaarniveau fungeert. In dit model is het centrale systeem een virtuele secretarie en zijn de 'onderliggende' systemen de 'uitvoeringsdiensten'.

Voorwaarden
- methode is beschreven en vastgesteld
- methode is toetsbaar en getoetst

Voordelen

- probleem met zogenaamde e-mail archivering is opgelost.
- preservering van onderliggende systemen kan beperkt blijven tot een minimum

 

Informatiemodel:

Share/Deel