Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Archiefwet

De BGT is archieftechnisch interessant omdat hier sprake is van een vorm van keteninformatie. Bronhouders als gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen etc leveren via berichtenverkeer de gegevens aan het BGT. De houder van de BGT, maar beter woord is faciliteerder, is het Kadaster. In het geheel is ook een rol weggelegd voor het SamenwerkingsVerband van Bronhouders BGT (SVB-BGT). Als houder is het Kadaster niet eigenaar van de gegevens dat blijven de bronhouders.

Zie voor de wettekst Staatsblad 2013, nr 379

Stellingen:

1. Aangezien het hier om archiefbescheiden gaat, register(s) en documenten (berichten) mag vernietigen alleen op basis van vastgestelde selectielijsten (ex art 5 Archiefwet 1995).
2. Functioneel zullen de applicaties, de berichtenmodules, datasets etc moeten voldoen aan normen als de NEN-ISO 16175 of de NEN 2082. De beheersprocessen zullen ook onderdelen uit de NEN-ISO 15489 moeten bevatten. Op deze manier valt er ook een en ander vanuit het perspectief van de Archiefwet te toetsen.
3. Aangezien het gaat om een keten waar juist de samenhang tussen de gegevens, die aangeleverd worden door de verschillende partijen, een belangrijke rol speelt is het aan te raden voor dit onderwerp gezamenlijk op basis van onderlinge afstemming een bewaar- en vernietigingsstrategie te bepalen. Op die manier kan voorkomen worden dat er ontbrekende schakels in deze informatieketen ontstaan. Deze strategie is te verwerken in de respectievelijke selectielijsten van het Rijk (BSD voor ministerie van Infrastructuur, BSD Kadaster, ProRail), provincies, gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen etc.
4. Aangezien het hier gaat om een van de wettelijke basisregistraties ligt het voor de hand te zeggen dat inhoud van het register voor permanente bewaring in aanmerking komt.
5. Zolang de BGT niet verwerkte is in de selectielijsten zijn mag er niet vernietigd worden. De gemeentelijke selectielijst uit 2012 geeft bijvoorbeeld geen uitsluitsel over de bewaartermijnen van deze informatie. Het is een te nieuwe ontwikkeling.

Dit is mooie uitdaging voor alle partijen zoals het Kadaster als houder, de SVB-BGT als uitvoerder en de respectievelijke bronhouders.

Voor een bronhouder zoals een gemeente zijn er in het algemeen twee mogelijke bewaarstrategieën te bedenken. Wanneer de lijn van het GBA wordt gevolgd is de kans aanwezig dat de bewaartermijnen van de gegevens in de eigen applicatie enigszins beperkt kunnen worden. Ze zijn dan te beschouwen als brongegevens voor het BGT. Het BGT zelf bevat de authentieke permanent te bewaren data. Desondanks zullen de bewaartermijnen voor ICT-begrippen aan de lange kant zijn (20 jaar of meer). Wanneer de lijn van de BAG wordt gevolgd is de situatie beduidend anders en zal heel weinig vernietigd mogen worden.

Zie ook:

• Ketens en Selectielijsten
• Zijn basisregistraties te bewaren?