U bent hier

Componenten

Overzicht elementen voor een catalogus 

Dit overzicht gaat uit van mijn informatiemodel voor records management (RM) en Archief. In dit model staan context, informatieobject  en handeling als basis voor semantische (betekenisvolle) informatie centraal. Het informatieobject bestaat uit twee componenten te weten een logische en fysieke. Het fysieke gedeelte bestaat uit analoge en digitale techniek. Op logische niveau zijn de elementen context, structuur en inhoud van belang. Op het grensvlak van het logische en fysieke niveau is het gedrag te plaatsen. Dit is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) informatieobject de raadpleging of het gebruik ervan1. Voorbeelden zijn formules of macro's die worden uitgevoerd op het moment dat een document wordt geopend of geraadpleegd. 

De verschillende elementen hebben hun eigen kenmerken die ieder op hun eigen manier kunnen worden beschreven. Vaak zijn de elementen al te achterhalen uit diverse vormen van documentatie.

Er zijn verschillende (vak)disciplines binnen een organisatie die op een of andere manier een rol spelen in het informatiebeheer en zo met de archieffunctie bezig zijn. Deze disciplines hebben hun eigen documenten cq documentatie, methodes, instrumenten, termen en systemen waar deze elementen uit te halen zijn.

Overkoepelend, gegroepeerd, vertaald, samengevat en verwijzend kunnen ze allemaal opgenomen worden in het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht en deels in de catalogus zoals een structuurplan informatiebeheer of zaaktypecatalogus (ZTC). Het totaal is uiteindelijk een beschrijving op hoofdlijnen van een archief, archiefsysteem of record keeping system.

 

De tabel

 

component informatieobject als object van zorg
niveau logisch fysiek
elementen context structuur inhoud gedrag techniek
analoog, digitaal
beschrijving van
  • taak
  • aard van de gegevens,
  • gezichtspunt,
  • gebruik,
  • eigendom,
  • functie en waarde,
  • proces,
  • project,
  • activiteit
  • handeling
  • zaak 
  • vorm van de gegevens,
  • redactionele vorm,
  • documentypen,
  • uiterlijke vorm,
  • ontwikkelingsstadium, (versie),
  • formulier
  • handeling,
  • object / subject,
  • plaats,
  • tijd
  • functionaliteiten
  • hardware,
  • software,
  • gegevensdragers,
  • media,
  • opslagruimte,
  • (archief)bestanddelen,
  • schrijfmiddelen,
  • verpakkingsmateriaal
informatie uit
  • wet- en regelgeving,
  • beleidsveld,
  • taak,
  • levenscyclus,
  • waarderen,
  • beschrijving
  • organisatie en proces,
  • procedures,
  • selectielijst(en),
  • rapport institutioneel onderzoek (RIO),
  • historisch maatschappelijke analyse (HMA),
  • Hotspot monitor,
  • informatieplan,
  • beveiligingsplan,
  • architectuur
  • informatieplan, 
  • metadataschema,
  • documentypecatalogus,
  • standaarden,
  • productencatalogus,
  • proces(beschrijving),
  • gegevensstructuur,
  • huisstijl, 
  • architectuur
  • documenten,
  • registraties
  • specificaties, 
  • functioneel
  • ontwerp,
  • programma van eisen
  • standaarden,
  • referentiekaders
  • programma’s van eisen,
  • functionele specificaties,
  • technische documentatie,
  • automatiseringsplan,
  • informatieplan,
  • licenties,
  • contracten,
  • architectuur
te vertalen naar
  • handelingenbank,
  • beveiligingsplan,
  • selectielijst(en),
  • handboek AO met (proces)schema's,
  • zaaktype,
  • organogram,
  • rapport institutioneel onderzoek (RIO),
  • historisch maatschappelijke analyse (HMA),
  • Hotspot monitor
  • ordeningskenmerken,
  • metadataschema,
  • RM-specificaties voor digitale systemen
  • standaarden,
  • referentiekaders
  • metadataschema,
  • gegevenswoordenboek,
  • datamodel,
  • formulieren,
  • documenttype, -soort,
  • schermopmaak,
  • metataal (SGML, XML)
  • RM-specificaties voor digitale systemen
  • archivistische kenmerken,
  • metadataschema,
  • RM-specificaties voor digitale systemen
  • trefwoorden,
  • thesaurus,
  • toegang,
  • index
  • programma van eisen,
  • RM-specificaties voor digitale systemen,
  • handleidingen,
  • technische documentatie,
  • programma van eisen,
  • handleidingen,
  • fucntioneel, applicatie- en systeembeheer,
  • RM-specificaties voor digitale systemen
op te nemen in

overzicht informatiehuishouding
catalogus

structuurplan informatiebeheer
(documentair structuurplan)
(zaaktypecatalogus)
(metacatalogus)

uiteindelijk totaal beschrijving van Archief, ECMS
Archiefsysteem
Record keeping system

  

© R.S. Jonker, 2003, 2010, 2015

Laatst bijgewerkt op 3 februari 2016

  • 1. NEN 2082 par. 3.13 en de Archiefregeling artikel 1 sub h
Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 11 maart 2008 - 10:30pm
Share/Deel