U bent hier

De relatie tussen proces, product, neerslag in combinatie met belangen en risico's

EenProces, product, neerslag proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling. Voorbeeld van een proces is het verlenen van kapvergunningen. Het eindresultaat van een proces wordt product genoemd. Het object van een product is in de mees

 

te gevallen niet een document maar een handeling, transactie of een dienst. De neerslag van deze handeling of transactie kan een document zijn dat wordt gebruikt voor communicatie met de klant. Voorbeeld van een product in het genoemde proces is de gevraagde kapvergunning (een besluit). Deze informatie kan via een brief of e-mail verstrekt zijn aan de klant (communicatie).

 

De slag naar het archief is nu eenvoudig te maken. In het archief is de neerslag van deze communicatie aan te treffen. Als leverancier van het product zorgt de archiefvormer ervoor dat zijn versie van de neerslag van een proces veilig terechtkomt in mappen en digitale systemen. Vanuit het perspectief van de documentaire informatievoorziening bevat een map of een dossier de documenten die zijn ontstaan en gebruikt tijdens het doorlopen van een zaak. Het begrip zaak betreft een eindigend complex van handelingen die zijn gericht op een bepaald doel. Je kunt stellen dat deze omschrijving vrijwel dezelfde strekking heeft als de omschrijving van het woord proces.

De documenten van een proces worden meestal per zaak in het betrokken dossier opgenomen.

Risico''s en belangen

De bedoeling is dat processen normaal en ongestoord kunnen verlopen en dat de archiefvormer producten van niveau levert. Wanneer een proces, een product of de neerslag daarvan niet voldoen aan bepaalde verwachtingen, afspraken, eisen en kwaliteiten dan loopt de organisatie risico''s en zijn bepaalde interne of externe belangen in het geding.

Risico

Bij een risico gaat het erom te bepalen hoeveel last een organisatie heeft wanneer een proces of activiteit niet doorgaat of wordt verstoord. Daarvoor zijn bijvoorbeeld drie niveaus mogelijk. In het kader van de millenniumovergang werd meestal een meer verfijnde indeling met zeven niveaus gebruikt.

Risico

Toelichting

1 hoog

Als het proces wordt verstoord dan heeft een organisatie er erg veel last van. Het kan haar op juridisch (incl. bestuurlijk), financieel en andere terreinen zodanig in de weg zitten dat het veel inspanning en tijd kost om de zaak weer recht te zetten. Ook kan het zijn dat het misgaan van een proces met een hoog belang verstorende consequenties heeft voor andere processen. Zo''n proces moet dus zoveel mogelijk ongestoord door kunnen lopen.

2 middel

Als het proces wordt verstoord dan heeft een organisatie er wel veel last van. Ook hier kan dat ons haar juridisch (incl. bestuurlijk), financieel en andere terreinen in de weg zitten. Ook kan het andere processen verstoren. Het oplossen van het probleem kost minder moeite of tijd dan bij processen met een hoog risico. Het zou wel goed zijn wanneer zo''n proces ook zoveel mogelijk ongestoord door kan lopen

3 laag

Als het proces wordt verstoord is het vervelend maar erg veel last zal een organisatie er niet van hebben.

Belangen

Per proces is vervolgens aan te geven welke belangen er mee gemoeid zijn. Belangen zijn een argument om gegevens te verzamelen/genereren, te bewaren, toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire belangen. Dit zijn allemaal aspecten van de archieffunctie. De aanwezigheid van belangen geeft een extra indicatie voor de mogelijke risicoafweging. Ook hier geldt weer de beperking van de subjectiviteit.

Belang

Omschrijving

Juridisch

Dit betreft mogelijkheid tot verantwoording en bewijsvoering. Bestuurlijke componenten zoals formele besluitvorming etc zijn hier een onderdeel van.

Financieel

Veel van de goederen, producten en activiteiten zijn op geld te waarderen. Daarnaast kan wanprestatie van de kant van de organisatie leiden tot een financiële claim.

Administratief

De informatie is een productiemiddel en is nodig voor de dagelijks gang van zaken.

Privacy

De archiefvormer moet de persoonlijke levenssfeer van medewerkers, bezoekers en nog levende personen waarvan persoonsgegevens voorkomen in de bestanden beschermen.

Goodwill

Goodwill is de meerwaarde van een organisatie boven het zichtbare eigen vermogen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de meerwaarde opgebouwd uit elementen als het netwerk van relaties, de organisatie(structuur), de reputatie, de vestigingsplaats, knowhow, en de aanwezigheid van opgeleid personeel.

Het spreekt voor zich dat deze belangen onderling een nauwe relatie hebben. Wanneer bijvoorbeeld de privacy van bezoekers niet goed wordt beschermt kost dat goodwill en kan dat leiden tot financiële schadeclaims.

Bij de millenniumovergang zijn door organisaties ook wel andere criteria gebruikt. Dit was voor het bepalen van prioriteit van aanpak en controle van systemen waarin de jaarnotatie vermoedelijk niet goed was.

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
maandag, 6 februari 2006 - 10:30pm
Share/Deel