U bent hier

Dubbel of niet dubbel dat is de vraag

In het geval van informatievoorziening of – beheer komt het vaak voor dat gegevens of documenten dubbel zijn.  Maar is dat in alle gevallen wel zo? Wanneer is dan echt sprake van dubbel? 

Overschrijven of hernoemenOm direct met de deur in huis te vallen: Gegevens of documenten zijn dubbel wanneer ze identiek en in meervoud binnen dezelfde verzameling aanwezig zijn. Centraal staan hier de begrippen 'identiek' en 'dezelfde verzameling'.  Met het woord 'identiek' wordt bedoeld dat de basiskenmerken van de gegevens of documenten hetzelfde zijn. De combinatie van de verschijningsvorm, de inhoud, de structuur en de context zijn dan gelijk.  Met ´dezelfde verzameling´ wordt bedoeld het eigen archief of eigen documentatieverzameling, dus een verzameling onder controle van één verantwoordelijke.  Andere woorden die in dit verband ook wel worden gebruikt zijn : in duplo, duplicaat, tweemaal, tweevoud, meervoud, doorslag, kopie.

Context en functie

Identieke gegevens of documenten die niet binnen dezelfde verzameling voorkomen lijken misschien wel dubbel maar zijn het niet. Niet alleen zijn er verschillende verantwoordelijkheden, ook de context of functie van deze informatie is per organisatie of onderdeel vaak anders.  In het ene geval wordt de informatie gebruikt voor bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning of het geven van subsidie. In het andere geval kan het gaan om het afhandelen van een adviesaanvraag of het behandelen van een beroep of bezwaar  die betrekking heeft op die vergunning  of subsidieverlening.
Het is ook mogelijk dat van hetzelfde document verschillende verschijningsvormen voorkomen die ieder hun eigen functie hebben. Dit is vooral in digitale omgevingen van belang. Een e-mailbericht kan in zijn 'oorspronkelijke' vorm als 'bitstream' zijn opgeslagen, terwijl dezelfde e-mail ook bijvoorbeeld voor raadpleging buiten het e-mail programma ook nog een keer in PDF is opgenomen. De oorspronkelijke vorm kan dan juridisch bewijstechnisch van belang zijn terwijl voor de interne processen, informatief gezien, de PDF van belang is. Dan is de informatie wel in tweevoud maar niet per sé identiek of dubbel, zeker niet op het niveau van de nullen en enen.

Gelijksoortig

Het kan ook voorkomen dat gegevens of documenten niet identiek zijn maar wel in de eigen organisatie in vrijwel gelijksoortige vorm of bewerkt (geaggregeerd) in andere bestanden of systemen voorkomen. Zij lijken dan op elkaar of bevatten informatief gezien dezelfde inhoud. Ook in die gevallen is er geen sprake van dubbel maar wel van gelijksoortige informatie.  Voorbeeld zijn rapportages die gemaakt worden op basis van meer gedetailleerde gegevens in dossiers en gegevensverzamelingen.

Waardering

Wanneer er sprake is van gelijksoortige informatie, maar ook van dubbelen, is een beslissing over bewaren of vernietigen eigenlijke afhankelijk van:

  • de context, het proces, project of activiteit waarbinnen die gegevens gebruikt worden en de beantwoording van de vraag of die gegevens nodig zijn om die context te kunnen begrijpen;
  • de uiteenlopende functies die verschillende verschijningsvormen van dezelfde informatie kunnen hebben bijvoorbeeld een raadpleegkopie versus een origineel zoals een PDF 'afdruk'  van een E-mail bericht;
  • de eventuele aanwijzing van het bewaarniveau van de gegevens. Een bewaarniveau is  het organisatorische en/of technische niveau waar de informatie bewaard moet blijven en beschikbaar moet zijn gedurende de wettelijke bewaartermijn die geldt voor een proces, zaak, project of andere activiteit.

 

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
zaterdag, 18 juni 2011 - 10:30am
Share/Deel