Een kwaliteitssysteem

De Archiefregeling geeft niet exact aan wat met een kwaliteitssysteem wordt bedoeld, Desondanks is wel duidelijk dat het gaat om het aantoonbaar implementeren en toepassen van de nodige standaarden, normen en referentiekaders die hun uitwerking hebben op de kwaliteit (betrouwbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid) en het voortbestaan van de informatie en haar context met bijbehorenden kwaliteiten. UItgangspunten zoals in dit deel van de site opgenomen geven een basis.

Zie

1. Tekst Archiefregeling artikel 16:
   De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
2. Nota van toelichting op artikel 16 van de Archiefregeling
   "Deze regeling verplicht tot het voeren van een beheer van archiefbescheiden dat voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toe te passen kwaliteitssysteem (artikel 16). Daarmee wordt een verband gelegd tussen deze regeling en het bredere kader waarin zij geplaatst moet worden: in de laatste fase van de totstandkoming van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden is er een standaard voor informatie- en archiefmanagement of records management gepubliceerd: NEN-ISO 15489:2001. Deze norm heeft betrekking op het systematische beheer van archiefbescheiden. Informatiebeheer is essentieel voor de uitvoering van taken en moet daarin geïntegreerd zijn. Dat geldt zeker in een digitale omgeving, waar scheiding van bedrijfsprocessen en informatie- en archiefmanagement in feite onmogelijk is. Voor digitale archiefbescheiden mag tevens geëist worden dat de bestanden zorgvuldig en systematisch beheerd worden. Een voorbeeld van een goed kader voor dit functioneel en technische beheer van digitale bestanden en -systemen is ITIL (IT Infrastructure Library). In NEN-ISO 15489:2001 worden enkele eisen aan het beheer genoemd, zoals herstelprocedures in geval van rampen of uitval van computersystemen (NEN-ISO 15489-1:2001, paragraaf 8.3.3) en het regelmatig maken van back-ups (NEN-ISO 15489-2:2001, paragraaf 4.3.7.3 en 4.3.9.2)."