U bent hier

Een poging tot een archivistisch model - concept

Inleiding

Discussies tussen mensen willen vooral wel eens moeizaam verlopen wanneer er onduidelijkheid is over de exacte invulling van gebruikte termen en begrippen. Vooral de (spraak)verwarring die ontstaat omdat er verschillende beelden zijn van begrippen en activiteiten. Daardoor ontstaan er ook uit elkaar lopende verwachtingen die over en weer niet waar te maken zijn.
Zo ook de discussies binnen het vakgebied van de archivaris en de documentaire informatievoorziener. Op het eerste gezicht zou de indruk kunnen bestaan dat er tussen beide beroepsgroepen een bijna onoverbrugbare kloof bestaat. Immers wordt de archivaris beschouwd als de beheerder van het cultureel erfgoed (met veel hoofdletters) is de DIV-er (slechts) de beheerder van archief in de dynamische fase. Zo wordt er ook een verschil gemaakt tussen informatiebeheerders werkzaam in de publieke sector en binnen de private sector. Het steeds weer benadrukken van mogelijke verschillen komt de onderlinge verhoudingen niet ten goede.

Willen beide groepen komen tot een serieuze professionalisering van het vak, een acceptatie als volwaardige professie door de verschillende gebruikers en een verbetering van het imago dan zal naar mijn mening een verandering moeten komen.

Al een aantal jaren heb ik het gevoel dat er duidelijkheid moet komen over het informatiebeheer. Vanuit mijn werk als archiefinspecteur bij de gemeente Groningen, pendelend binnen de publieke sector tussen twee beroepsgroepen, zie ik zelf meer overeenkomsten dan verschillen. Juist de oprukkende digitalisering, de toenemende kwetsbaarheid van de informatie, de toenemende complexiteit van samenleving en organisaties maken een explicitering van impliciete archivistische kennis noodzakelijk. De volgende vragen zijn te beantwoorden:

  • wat is de reikwijdte van het vak
  • welke activiteiten horen bij het vak
  • wat is het object van zorg
  • wie zijn er bij betrokken
  • is er sprake van een aspect van tijd

Terminologie

Belangrijk voor de afbakening van een vak of vakwetenschap is een begrippenapparaat waarmee duidelijk de grenzen worden afgebakend. In het begin van 2001 werd door de KVAN een concepttekst voor een nieuw archieflexicon gepresenteerd. Het is inhoudelijk gezien een gedegen vakwerk maar voor mijn gevoel ontbrak een basis.
Voor mijn gevoel was het concept meer een vernieuwde aangepaste versie van het Lexicon uit 1983. Een begrippenapparaat dat geënt was op het fundament van het Nederlandse archiefwezen, de 100 regels. De auteurs zijn te weinig in staat gebleken oude en nieuwe concepten zodanig op een lijn te brengen, omdat een fundament ontbrak. Terwijl toch duidelijk zou moeten zijn dat in de loop van de tijd door technologische veranderingen, veranderde inzichten en uitgangspunten het fundament aan aanpassing toe is.

Zolang er geen nieuw fundament is gelegd heeft een nieuwe terminologie hoogstens zin als een tijdelijke verbetering van het bestaande Lexicon. De basis voor elke terminologie is een grondige beschrijving van het betrokken vakgebied.

Indeling

De meeste informatiebeheerders zijn dol op het maken van indelingen van de werkelijkheid die zij aantreffen. Dit doen zij in de vorm van classificaties of modellen. Vreemd genoeg is tot nu toe het eigen vak buiten schot gebleven. Gevolg is dat een concept of een model waar het hele vak aan gehangen kan worden ontbreekt.

Mijn stelling is dat de manier waarop wij in dit tijdsgewricht met het vak omgaan door onze democratisch georiënteerde openbaarheidscultuur1, wordt bepaald. Daar is niks mis mee, maar wij moeten wel in rekening houden met het feit dat hetzelfde vak ook wordt uitgevoerd in andere contexten, culturen en samenlevingen die een andere achtergrond hebben.
Doel van de archivistiek als vakwetenschap is primair een kader te bieden voor het archiveren van gegevens en secundair voor het beschikbaarstellen aan gebruikers 2. Vooral het gebruikersdomein wordt door de geldende cultuur bepaald. Dat wij dat niet beseffen is volgens mij een van de belangrijkste oorzaken voor de vele verwarrende discussies.

Het model

Het modelIn dit verhaal wil ik een model schetsen waarin een 6-tal elementen gezamenlijk het hele terrein van de archivistiek beslaan. Het model bestaat uit een beschrijving van het aandachtsgebied, de grenzen, een afbakening en de raakvlakken met verwante vakgebieden. De grenzen en afbakening zijn van belang om buitenstaanders uit te kunnen leggen wat een vakgebied inhoud.
In de eerste plaats zullen we moeten aangeven waar de aandacht op gericht is. Vervolgens komt een beschrijving van de hoofdactiviteiten van de beroepsbeoefenaren. Dit bevat impliciet de afbakening. Een beschrijving van de spelers op het veld, beroepsbeoefenaren en anderen is ook aan te brengen. Het aspect van tijd is op te nemen om dat de tijd de volgorde van de activiteiten bepaald en de oorzaak kan zijn dat bepaalde activiteiten worden uitgevoerd.

Begrenzing

Voor mij staan niet dè archivaris en dè archivistiek centraal, maar de informatiebeheerder, het informatiebeheer en de archieffunctie, een prachtige term op de kaart gezet in het rapport Het geheugen als actieve kracht; De archieffunctie binnen de digitale overheid uit 19993. Deze beide begrippen hebben een minder exclusieve en beladen betekenis, die eenvoudiger op elk moment binnen het records continuüm gehanteerd kunnen worden. Verder wil ik vooral voorkomen dat te veel de nadruk wordt gelegd op de archivaris in de zin van de beheerder van het cultureel erfgoed.
We willen wel over een consistent begrippenapparaat beschikken dat het werkterrein van het traditionele archiefbeheer en de moderne veelal digitale informatievoorziening omvat. De behoefte bestaat daarom aan termen en begrippen die de aspecten van vorm en inhoud en middelen (systemen, procedures, hardware, software, regels) en de materie (de informatie zelf) dekt.
Wat ik dus zal proberen is aan te geven wat een informatiebeheerder is en wat hij doet en wat zijn object van zorg is.

Informatiebeheer

Met deze term kan op globale wijze zonder al te specifiek te worden het aandachtsgebied van de functionarissen die hierin werkzaam ingekader worden.
Informatiebeheer is een containerbegrip dat het geheel van informatievoorziening en het feitelijk beheer van archiefbescheiden omvat.
Informatievoorziening is het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen. Waarbij een informatiesysteem te beschouwen is als een samenhangend geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en ander materiaal, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, geregistreerd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beschikbaar gesteld.
Op deze manier komt de term overeen met het veelgebruikte ‘record(s) management’.

Informatiebeheerder

De informatiebeheerder is een van de actoren die in allerlei hoedanigheden werkzaam is binnen de informatievoorziening van een organisatie en het beheer de archiefbescheiden uitvoert. Dit is een term die te beschouwen is als een goede equivalent van het begrip record(s)manager.
De term informatiebeheerder wordt gebruikt om aan te geven dat het kan gaan om een functionaris in de dynamische, semi-statische en statische fase.

Archieffunctie

De kernactiviteiten van een informatiebeheerder zijn samen te vatten met de term archieffunctie. De archieffunctie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten die organisatie in staat stelt archiefbescheiden te gebruiken, zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en in overeenstemming met de wet om te gaan met materiaal met een cultureel-historische waarde. De archieffunctie is gericht op zowel digitale als niet-digitale bescheiden. De archieffunctie bestaat uit een 4-tal hoofdprocessen of activiteiten.

Registreren

Al die activiteiten die zijn gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Waarderen

Geheel van activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden, het uitvoeren van voorselectie en/of selectie, het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

Bewaren

Activiteiten gericht op het beheren van archiefbescheiden op zodanige manier dat zij ongeschonden bewaard blijven gedurende de vooraf vastgestelde (wettelijke) bewaartermijn. De bewaring geschiedt met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken.

Beschikbaarstellen

Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van archiefbescheiden of informatie daaruit aan afnemers.
Het beschikbaarstellen vindt plaats onder voorwaarden en restricties beschreven in privacyregelingen, regelingen ten aanzien van de openbaarheid en beveiligingsplannen.

Object van zorg4

De lagen
 

De kern van het informatiebeheer richt zich op de gegevens die gebruikt worden binnen een bepaald (bedrijfs)proces. De gegevens bestaan uit een logische inhoudelijke en een fysieke technische component. Het logische gedeelte kan niet bestaan zonder het fysieke gedeelte. Het fysieke gedeelte, de toegepaste techniek kan in de loop van de tijd vervangen worden door nieuwe vormen van techniek om de levensduur van het logische gedeelte te verlengen.Het logische gedeelte bestaat uit drie elementen die onlosmakelijk bij elkaar horen. Dit zijn de context, de structuur en de inhoud. Ik ga hier niet te diep op in. Context is een ruime term, het betreft de omgeving of de situatie waarbinnen het gegeven bestaat. Structuur komt overeen met de term redactionele vorm. De redactionele vorm bepaald de status en de opmaak van de gegevens. De inhoud is het gegeven op zich. Deze zijn in de vorm van meta-gegevens te beschrijven. Het object van zorg bestaat uit een aantal lagen. Lijkt wel wat op het lagenmodel van ISAD(g). Per laag zijn kenmerken (meta-gegevens) vast te leggen. De grootste eenheid, een collectie, bestaat uit een verzameling blokken. De kenmerken van een collectie zijn van toepassing op de blokken. Blokken kunnen weer bestaan uit kleinere eenheden bestanddelen. Het laagste niveau is een enkel gegeven dat als item te beheren en te beschrijven is.

Kwaliteit

Beheershandelingen worden uitgevoerd om de informatie op een bepaald kwaliteitsniveau, een toestand, te brengen. Het niveau is afhankelijk van de cultuur, de belangen en de beschikbare middelen.
Er zijn verschillende soorten kwaliteiten. Om deze te groeperen zijn diverse gezichtspunten mogelijk. Mijn suggestie is ze op de volgende manier te groeperen.

1 Culturele kwaliteiten

Sommige kwaliteiten zijn cultureel bepaald en hebben betrekking op de normen en waarden die de samenleving aan de daarbinnen operende organisaties en personen (actoren) min of meer oplegt.
Voorbeelden: openbaarheid, vertrouwelijkheid, beschikbaarheid

2 Technische kwaliteiten

Dit betreft de normen en eisen die te stellen zijn aan de diverse vormen van techniek die binnen het vakgebied gebruikt worden.
Voorbeelden: duurzaamheid, goede staat, materiele staat, kwetsbaarheid

3 Juridische kwaliteiten

Er bestaan ook specifieke kwaliteiten die vanuit het vakgebied gesteld worden.
Voorbeelden: authenticiteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, vindbaarheid, integriteit

4 Gebruikskwaliteiten

Dit betreft kwaliteiten die tijdens het beheer en het gebruik van het object van belang zijn.
Voorbeelden: leesbaarheid, interpreteerbaarheid, tijdigheid, onweerlegbaarheid

Schematische weergave

Dat de zes elementen niet los staan zal duidelijk zijn. Ze staan in een bepaalde onderlinge relatie die zichtbaar te maken is met een lopende zin waar zij als variabelen in opgenomen zijn. Met deze zin wordt in het kort het vakgebied van de informatiebeheerder weergegeven in welke omgeving dan ook.

Op een bepaald [moment] voert een [actor] een [beheershandeling] uit in het kader van de [archieffunctie] op het [object van zorg] om een bepaalde [kwaliteit] te bereiken.

Tabel met waarden voor de variabelen

Beheershandeling Actor

Archieffunctie

Kwaliteit Moment Object
  • Acquireren
  • beschikbaarstellen
  • beveiligen
  • conserveren
  • creëren
  • opmaken
  • ordenen
  • overbrengen
  • raadplegen
  • selecteren
  • toegankelijk maken
  • vernietigen
  • verstoren
  • vervangen
  • vervreemden
  • verzenden
  • wijzigen
  • beheerder
  • eigenaar
  • gebruiker
  • toezichthouder
  • vormer
  • zorgdrager
  • registreren
  • waarderen
  • bewaren
  • beschikbaarstellen
  • authenticiteit
  • benutbaarheid
  • beschikbaarheid
  • betrouwbaarheid
  • controleerbaarheid
  • duurzaamheid
  • houdbaarheid
  • integriteit
  • interpreteerbaarheid
  • juistheid
  • leesbaarheid
  • onweerlegbaarheid
  • openbaarheid
  • raadpleegbaarheid
  • rechtmatigheid
  • toegankelijkheid
  • volledigheid
  1. ontstaan
  2. waarderen
  3. gebruik
  4. afstoten
  • inhoud
  • context
  • gedrag5
  • structuur
  • techniek

 

  • 1. Clemens Rehm, Spielwiese oder Pflichtaufgabe; Archivistische Öffentlichkeitsarbeit als Fachaufgabe, Der Archivar, 1998. Jg. 51, 1998, H2.
  • 2. Arnoud Glaudemans, Over oude en nieuwe archiefwetenschap, Archievenblad, jaargang 106, nummer 8, (oktober 2002)
  • 3. Paul Baak en Kees Koenen, Het geheugen als actieve kracht; De archieffunctie binnen de digitale overheid, Programma Digitale Duurzaamheid/Synergie Consultancy B.V, Den Haag, 1999.
  • 4. Het object van zorg is het Informatieobject. Zie NEN 2082.
  • 5. In2016 bij de migratie van deze  site toegevoegd

Levenscyclus:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
zondag, 12 september 2004 - 9:15pm
Share/Deel