U bent hier

Fouten bij het inventariseren van archieven, bittere ervaringen door een examinator opgedaan

TitelFouten bij het inventariseren van archieven, bittere ervaringen door een examinator opgedaan
PublicatietypeDivers
Publicatiejaar1973
AuteursFox, drs.. J.
Volume1973, nr. 77
UItgaveNederlands Archievenblad
Pagina's11
TaalNL
RefMan9502
Samenvatting

Lezing over de fouten die gemaakt worden bij het inventariseren van archieven met een 14-tal uitgangspunten in de vorm van stellingen waarmee wordt aangegeven hoe het wel moet.

Aantekeningen

De 14 stellingen:

  1. De indeling van een archief inventaris is moeilijk. Een bepaald indelingsschema kan in theorie heel goed zijn, het deugt niet voor het archief, dat men ordent, als men moet gaan forceren om het betrokken archief erin te passen. Bij elk archief moet men als het ware zoeken naar de indeling, waar het betrokken archief om vraagt.
  2. Men mag archieven van verschillende herkomst in één inventaris beschrijven, mits men zulke archieven daarin naar hun herkomst gescheiden houdt.
  3. Bij de indeling van een archief inventaris in rubrieken duidt men die rubrieken aan hetzij naar onderwerpen (abstract) hetzij naar stukken (concreet). Men mag beiderlei wijze van indeling niet door elkaar halen.
  4. Rubrieken moeten zo worden ontworpen, dat ze elkaar uitsluiten. Niet overlappen.
  5. In een rubriek ‘Algemeen’ of ‘Stukken van Algemene aard’ behoren uitsluitend stukken te worden ondergebracht, die aan die aanduiding voldoen. Men kan er niet alle stukken in onderbrengen, die men toevallig in andere rubrieken niet kwijt kan.
  6. De hoofdindeling ‘Algemeen-Bijzonder’ is kenmerkend voor seriearchieven, d.w.z. voor archieven, waarvan de hoofdbestanddelen uit series bestaan. Deze indeling leent zich niet voor elk archief.
  7. De hoofdindeling ‘Orgaan-taak’ of ‘Organisatie-taakuitoefening’ is kenmerkend voor rubriek- en dossierarchieven. D.w.z. voor archieven, waarvan de stukken in hoofdzaak onderwerps- en zaaksgewijze bijeen zijn gehouden.
  8. Onderscheidt men bij de indeling van een inventaris ‘Stukken van Algemene aard’ en ‘Stukken van Bijzondere aard’, dan mag daar geen derde rubriek meer op volgen.
  9. In de inventaris beschrijft men concrete stukken. Men moet deze stukken dan ook zoveel mogelijk met concrete termen aanduiden.
  10. Het feit, dat een stuk de vorm van een afschrift heeft, behoort in de beschrijving te worden opgenomen evenals de aanwezigheid van retroacta. Zulke bijzonderheden zijn te essentieel dan dat ze vermeld mogen worden in een toelichtend N.B.
  11. Stukken, die men in een archief aantreft zonder dat ze daar eigenlijk in behoren, vereisen een aparte behandeling. Deze regel is o.a. van toepassing op ambtelijke stukken in een particulier archief.
  12. Familie-archieven en andere archieven van particuliere aard dienen als archief te worden opgevat en behandeld, niet als een collectie.
  13. Verzamelde stukken, die men in een particulier archief aantreft, behoeven er niet uit te worden verwijderd, maar dienen wel scherp gescheiden te worden van de archiefstukken in engere zin.
  14. De rubriek, waarin men verzamelde stukken onderbrengt, behoort niet het opschrift ‘Documentatie’ te dragen.

(blz 327-337)

Citation Keyref_9502

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Share/Deel