U bent hier

Geluidsopnames (gemeenteraadsverslagen) 1

2004 06 15 Verslagen raad 

De mogelijke keus voor bewaren van de geluidsopnamen van een commissievergadering leidt tot de volgende vraagpunten die wel eens tot de conclusie zouden kunnen leiden dat de besparing tot hogere structurele beheerskosten zullen leiden.

Juridisch / inhoudelijk

Duurzaamheid

Van belang voor de burger en de raadsleden is de garantie dat de gereproduceerde geluidsopnames van commissievergaderingen authentiek, betrouwbaar, volledig, juist en tijdig beschikbaar zijn. Op een of andere manier zal een vastgesteld verslag van een waarmerk moeten zijn voorzien. Sinds kort kan dat door middel van een digitale handtekening (PKI). Een ander punt is hoe een burger of een raadslid moet zoeken in de gesproken teksten. In 'geschreven' teksten kan bijvoorbeeld nog met gezocht worden op woorden. Worden er misschien trefwoorden toegekend? De eventuele besluiten die in een commissievergadering worden genomen voldoen die aan de aan de eisen van de AWB?

Beheersmatig

Bewaring

Volgens deskundigen komen verslagen van de raad en de raadscommissie voor permanente bewaring in aanmerking. Om het eenvoudig te zeggen ze mogen nooit weg. Nu is over de bewaring van papier wel zoveel bekend dat het daarmee niet een groot probleem is.

Drager

Op grond van bestaande wetgeving zijn aan de technische kwaliteit van de opnames en de gegevensdragers hoge eisen te stellen. Hoewel er sprake is van geluidsopnames wordt met het noemen van CD-Roms een digitale techniek gesuggereerd. De vraag is dan bijvoorbeeld of CD-Roms voor langdurige bewaring wel een geschikt medium is. Vooral als de aantallen in de honderden gaan lopen waarop periodiek en incidenteel controles op de leesbaarheid en interpreteerbaarheid uitgevoerd moet worden. Overigens is er een verschil in techniek van CD;s die uit de fabriek komen en CD's die worden gebrand. De eerste worden geperst de laatste ondergaan een vorm van fotografische verwerking. Gebrande CD's zijn dan ook zeer kwetsbaar.

Uit oogpunt van goed systeembeheer zal het beheer zodanig ingericht moeten zijn dat ten alle tijde de kwaliteit van de data te garanderen is. Bij eventuele migraties en conversies is altijd de toestemming van het College van GS noodzakelijk.

Opname

De opnames zullen moeten worden gemaakt op 16bit 44.1Khz. Als bestandsformaat is WAV of AIF aan te raden, dit zijn ongecomprimeerde formaten. Van deze opnames kan via de redbook specificatie (een controleerbare methode) audio-cd gemaakt worden. Voor de opnames zijn microfoons van hoge kwaliteit nodig met een hoogwaardig mengpaneel.

Voor bewaring als authentieke bronbestanden zijn voorlopig WAV of AIF geschikt. Een standaard als MPEG-1 audio layer 3 (MP3) is voor bewaring niet geschikt omdat hier een compressie plaats vindt van 1:10. Bij eventuele migraties of conversies is er dan sprake van teveel kwaliteitsverlies.

Specialisme

Het lijkt mij verstandig om vooraf eerst een onderzoek te doen naar de wettelijke eisen, de voorwaarden die toezichthouders stellen en de beheersmatige aspecten. Vooral de mening van een toezichthouder als GS, provinciale archiefinspectie is in dit verband van belang.

Het beheer van digitale archiefbescheiden en geluidsopnames vergt specialistische kennis. In onze provincie is ten aanzien van het beheer van geluidsopnames het Gronings Audio Visueel Archief (GAVA), een onderdeel van de Groninger Archieven een van de toonaangevende instellingen in Nederland. Verder beschikt de Groninger Archieven over veel specialistische kennis over de wettelijke voorschriften, formele kwaliteitseisen, standaarden en over het beheer en ontsluiting van digitale gegevens.

 

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 15 juni 2004 - 12:30pm
Share/Deel