U bent hier

Lifecyle of documents

Op deze siten gebruik ik de 'lifecyle of documents' als classificatie voor de teksten. Deze indeling heb ik ook gebruikt voor mijn maandelijkse literatuuroverzichten.

Deze lifecycle komt uit het in 1990 door de Verenigde Naties gepubliceerde rapport 'Management of electronic records: Issues and guidelines, Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)' (blz. 27-34).

In dit rapport zijn de resultaten en de bevindingen van een onderzoek naar de consequenties van het toenemend gebruik van digitale systemen bij de diverse onderdelen van de UN verwerkt.
De lifecycle is gebruikt voor het bepalen van beleidspunten en de structurering van de aanbevelingen.

De term cyclus is niet helemaal juist. Het gaat hier meer om een gestructureerde indeling van aandachtspuntenmet het idee dat er wel min of meer een kop en een staart te herkennen is. Maar een cyclus suggereert dat na het eind het begin weer start en dat is hier niet het geval. Naar mijn idee zijn deze stadia te hanteren bij alle stadia van beheer waardoor ze ook inpasbaar zijn in het concept van het records continuum.

De stadia van deze cyclus, zijn:

Thema Omschrijving
1 Ontstaan Ontstaan en identificatie
1.1 Definieren Definitie van het begrippen als informatiebeheer, archief, archiefbescheiden etc, beschrijving van de toepassing en reikwijdte daarvan.
1.2 Benoemen informatiesysteem Begrenzing van het informatiesysteem waarbinnen de gegevens (archiefbescheiden) opgemaakt etc. worden.
1.3 Benoemen bestanddeel Begrenzing van de eenheid die als enkelvoudig bestanddeel te beschouwen is (archiefbestanddeel, archiefstuk, item, object, archiefblok, informatie-object).
Bijvoorbeeld: Document of registratie.
2 Waarderen Het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het bepalen van de uiteindelijke bestemming van de archiefbescheiden.
2.1 Bepalen van de waarde Het vaststellen van de waarde van gegevens in een bepaalde context.
2.2 Bepalen van de bewaartermijnen Het vaststellen van de bewaartermijnen ten behoeve van overbrenging of vernietiging.
2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid Het vaststellen van de juridische waarde van de gegevens, garanderen van de authenticiteit en de betrouwbaarheid (volledigheid, juistheid, beschikbaarheid en controleerbaarheid).
3 Gebruik, afstemming en toezicht Opslag, ontsluiting en beschikbaarstelling van informatie op basis van informatiebehoefte van de organisatie, burgers, politiek, bestuur, controllers, juristen en archiefbewaarplaats.
3.1 Bewaken kosten Bewaken van de kosten die beheershandelingenmet zich meebrengen. Kosten/baten en risico's.
3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden Bepaling van de organisatieonderdelen, overheidsorganen, die verantwoordelijk zijn  voor de gegevens. Dit kan zijn als als eigenaar of houder.
Ook bepaling herkomst.
3.3 Fysiek beheren Fysieke opslag van de archiefbescheiden en aanwijzing van verantwoordelijken voor het fysiek beheer.
3.4 Integreren Standaardisatie en uitwisseling. De opslag van gegevens in verschillende formaten mag geen barriere zijn voor de toegankelijkheid en uitwisseling.
3.5 Documenteren Beschrijving van gegevens en systemen (metadata). Bepaling van standaarden voor documentatie. Ook ten behoeve van het bewaren van de context.
3.6 Beschikbaarstellen Het feitelijk gebruik en het vaststellen van regels en afspraken voor het gebruik. Ook beschikbaarheid.
3.7 Beveiligen

Het waarborgen van logische en fysieke beveiliging, ten behoeve van de continuiteit van de organisatie, de vertrouwelijkheid van informatie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het gaat om bescherming tegen interne en externe verstoringen.

4 Bewaren

Betreft het landurig bewaren.

Vanuit het gezichtspunt van de archiefbewaarplaats permanent en over te brengen.
Vanuit het gezichtspunt van de archiefvormer is het verwijderen nadat de bewaartermijn is verstreken.

Was: Verwijderen (overdragen of vernietigen)
Selectie en vernietiging van de informatie volgens de selectielijst die is vastgesteld in de waarderingsfase.
Tevens overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

Was: Overdragen (of vernietigen)

4.1 Voortbestaan

Het garanderen van het voortbestaan van betrokken informatieobjecten.

Beter is het bewaren van de informatie al dan niet met behoud van de oorspronkelijke informatieobjecten.

Was: "De duurzame toegankelijkheid" en daarvoor "Het garanderen van de duurzaamheid van de betrokken gegevensdragers. "

4.2 Bewaren context Bewaren van de originele functionaliteit en de documentatie daarover. Ook in geval van conversie.

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
zaterdag, 18 september 2004 - 8:15pm
Share/Deel