U bent hier

Niet archiefwaardig maar zaakwaardig

Een boodschap overbrengen wordt moeilijk gemaakt wanneer de zender woorden gebruikt die de ontvangers in verwarring kunnen brengen. Een van die woorden is archiefwaardig. Op deze site heb ik daar al aandacht aan besteed.

Dat heeft vooral te maken met de beelden die zowel leken als ook DIVvers en archivarissen hebben bij de reikwijdte van het woord archief en de lading die aan dat woord wordt gegeven. Om met Kordes, de oud-president van de Rekenkamer, te spreken "archief = administratie1

Met andere woorden zo'n 95% of meer van een (overheids)informatiehuishouding is archief. De bewaartermijn varieert van een fractie van een seconde tot altijd. Alleen een zeer beperkte hoeveelheid  van deze informatie (< 10%?) komt echt voor permanente bewaring in aanmerking. De rest kan/moet weg, maar dan wel gedocumenteerd. Zolang het bestaat is een vorm van goed beheer noodzakelijk.

Terug naar archiefwaardig. Ik kwam in een interne notitie een mooi woord tegen dat in ieder geval de rol van het woord archiefwaardig in het zaakgericht/zaaksgewijs werken kan overnemen: zaakwaardig.

Dit woord geeft als bijvoeglijk naamwoord precies aan wat de bedoeling is. Een zaakwaardig gegeven, een zaakwaardig document, een gegeven en document dat bij een zaak hoort en dus in een zaaksysteem kan worden opgenomen. Zodra deze een rol hebben bij een zaak zijn het als 'procesgebonden informatie' direct archiefbescheiden.

Dus hier een omschrijving:

Een gegeven is zaakwaardig wanneer het op basis van criteria geschikt is als onderdeel van een zaak in het zaaksysteem opgenomen te worden.

  • 1. Kordes, F. G., Van archief naar informatievoorziening. Een omslag ?, Lezing voor de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland op 14 mei 1992 in Lelystad, issue Nederlands Archievenblad, no. Jaargang 96: Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1992.

Levenscyclus:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
woensdag, 18 mei 2011 - 6:45am
Share/Deel