U bent hier

Records Management Beslisboom

Soort: 
Schema

De stappen in de vorm van vragen die te doorlopen zijn om te bepalen welke onderdelen van het records management in een proces moeten worden opgenomen. Het betreft grotendeels de procesonderdelen uit de NEN-ISO 15489.

Stap Proces Omschrijving
1 Identificeren
  • Overheid -Bepalen of gegevens archiefbescheiden zijn of niet (recordness).
  • Anderen - Bepalen of gegevens een belangrijke rol hebben in de organisatie of voor een persoon. Het gaat dan om  bewijs, verantwoording en om de  ondersteuning van bastaande en nieuwe activiteiten. Afhankelijk van de belangen kan de bepaling aan de hand van een risicowaardering.

Het gaat dan om informatie die een rol heeft in een proces. project of andere activiteit van een (overheids)organisatie. Het gebruik van het woord archiefwaardig wordt afgeraden

2 Waarderen Het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het vaststellen van de bewaartermijn
3 Opnemen Heeft tot doel informatieobjecten onder beheer van het systeem te brengen.
4 Registreren Het vastleggen van (primaire) unieke kenmerken van een informatieobject
5 Classificatie het koppelen van een informatieobject (of onderdelen daarvan) aan processen, producten, handelingen en  objectdossiers
6 Opslag en behandeling  (beheren en behouden), processen rond de toepassing van duurzaam materiaal om de informatieobjecten voor de toekomst te behouden.
7 Toegang Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van informatieobjecten of informatie daaruit aan afnemers. 
Dit vindt plaats onder voorwaarden en restricties beschreven in privacyregelingen, beperkingen op grond van bescherming van het intellectueel eigendom, regelingen ten aanzien van de openbaarheid en beveiligingsplannen.
8 Volgen het creëren, vastleggen en onderhouden van informatie over de verblijfplaats en het gebruik van de informatieobjecten.
9 Verwijderen Het verwijderen van informatieobjecten uit het systeem ten behoeve van vervreemding, overbrenging of vernietiging.
10 Documenteren Het vastleggen van de activiteiten en beheershandelingen die zijn uitgevoerd ten aanzien van de informatieobjecten.

[het schema is op 16/05/2017 enigszins aangepast]

Informatiemodel:

Share/Deel