U bent hier

Records Management Uitwisselingsmodel

Soort: 
Schema

Dit Engelstalige schema geeft weer hoe vanuit het perspectief van het records management het uitwisselen (zenden en ontvangen) van informatie er uitziet. Het is een heel algemeen model. Heel kort gezegd wordt vanuit elk proces, procect of andere activiteit, als context, informatie gefixeerd in een informatieobject. Dit geheel wordt ingepakt in een eveloppe (wrapper) verzonden. De ontvangende kant neemt het pakketje in ontvangst, pakt het object uit en neemt het met de benodigde metadata,bijvoorbeeld ook afkomstig uit de enveloppe, op bij het project, proces of andere activiteit in zijn eigen context. Deze vorm van uitwisseling vindt op elke plek en op elk abstractieniveau plaats. 

Dit vindt in feite plaats op het moment dat bijvoorbeeld

  • informatie direct wordt uitgewisseld tussen of in processen, projecten of andere activiteiten
  • informatie wordt uitgewisseld via berichtenverkeer, chat, briefwisseling,
  • informatie op websites wordt gepubliceerd, open datasets beschikbaar worden gesteld,
  • informatie door de ene partij aan de andere wordt overgedragen, een actie die een verplaatsing of migratie inhoudt waarbij het origineel na geslaagde overdracht wordt verwijderd (gewist, vernietigd).

In tabelvorm ziet het er als volg uit:: 

Proces zender (context) Proces ontvanger (context)

Uitwisselen (uitgaand)

  • zenden
  • beschikbaarstellen

Uitwisselen (inkomend)

  • ontvangen
  • opnemen

Berichten zenden

  • geauthenticeerde gelijkluidende kopie
  • heeft een eigen bewaartermijn
  • documenteren

Berichten ontvangen

  • te gebruiken origineel
  • heeft een eigen bewaartermijn
  • documenteren

Informatie publiceren

  • beschikbaarstellen
  • beschikbaar houden tot ...
  • heeft een eigen bewaartermijn
  • documenteren

Informatie halen

  • downloaden en opnemen
  • raadplegen / gebruiken / verwerken
  • heeft een eigen bewaartermijn
  • documenteren

Informatie overdragen 

  • 'knippen'
  • verplaatsen
  • verwijderd 
  • documenteren

Informatie opnemen

  • 'plakken'
  • ontvangen en opnemen
  • heeft een eigen bewaartermijn
  • documenteren

(een eerdere versie van deze tabel staat hier)

Er bestaan meerdere communicatiemodellen, dit zijn modellen waarmee aangegeven wordt op welke manier informatie en gegevens worden overgedragen. Op technisch vlak is de bekendste het model van Shannon/Weaver uit 19481. Dit model gaat over de manier waarop informatie in haar geheel vanaf de zender bij ontvanger terecht kan komen. De zender zet het bericht om in een te verzenden signaal (encode), de ontvanger maakt van dit signaal weer een bericht (decode). De context van dit model is de telecommunicatie.

Een ander communicatiemodel is afkomstig uit de taalkunde. Dit is het zogenaamde organonmodel van Karl Bühler. Een model dat ook terug te vinden is in het werk van de linguïst Roman Jacobson2.

Een zender codeert een boodschap in een code. Hij stuurt die intentioneel via een medium naar een ontvanger die de boodschap decodeert. De boodschap moet een context hebben waarnaar verwezen kan worden en die begrijpelijk is voor de ontvanger.

Met dit linguïstische model wordt aangegeven wat nodig is om de inhoud van een bericht met behoud van interpreteerbaarheid van zender naar ontvanger te krijgen.

Bij alle modellen gaat het erom dat een boodschap integraal zonder verlies wordt overgedragen, in technische, taalkundige en archivistische zin. Het aardige is dat voor alle drie de kern hetzelfde is, er is bijvoorbeeld altijd een sprake van een zender en een ontvanger, ook wordt in alle drie de gevallen een bericht omgezet (ingepakt, gecodeerd, uitgepakt, gedecodeerd) en in alle gevallen wordt gebruik gemaakt van kanalen. Het verschil is de oorsprong van de modellen die ieder ook hun eigen karakteristieken hebben.

En er is altijd sprake van een tijdsverschil tussen het moment van zenden en het moment van ontvangen. In veel gevallen zal dat tijdsverschil gezien de stand van de techniek miniem en vrijwel verwaarloosbaar zijn. Maar er kunnen gevallen zijn waar het nodig is om te weten of iemand op een bepaald moment van een bepaalde situatie op de hoogte had kunnen zijn. Een vraag die onder andere beantwoord kan worden met het bepalen van het moment dat informatie via een kanaal ter beschikking is gekomen.   


Zie ook deze pagina's

Informatiemodel:

Share/Deel