U bent hier

Risico’s van substitutie; van risico's en handreikingen voor reductie van risico's in geval van substitutie bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

TitelRisico’s van substitutie; van risico's en handreikingen voor reductie van risico's in geval van substitutie bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
PublicatietypeRapport
Publicatiejaar2007
Auteursvan Tempelman-Hunen, I.. M., Mommers L.., Schmidt A.. H. J., & Zwenne G.. J.
Pagina's43
Publicatiedatum09/2007
UitgevereLaw@Leiden
Plaats uitgaveLeiden
Taaleng
RefMan8909
Samenvatting

Dit rapport is de weerslag van een onderzoek naar juridische risico’s voor substitutie: de digitalisering van papieren documenten en de vernietiging van de originelen voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Wij hebben ons geconcentreerd op potentiële bewijsproblemen in de verschillende hoofdgebieden van het recht. Risico’s in het kader van de Archiefwet zijn expliciet van het onderzoek uitgesloten, omdat in de evaluatie daarvan is voorzien in de aanvraag voor de Machtiging substitutie.

Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat er relatief weinig regelingen zijn die zich expliciet verzetten tegen substitutie. Hoewel in het burgerlijk recht de authentieke akte niet digitaal kan ‘bestaan’, de dwingende materiële bewijskracht van onderhandse akten verloren gaat na substitutie, en in het strafrecht forensisch onderzoek aan originelen bij substitutie onmogelijk wordt gemaakt, zijn de risico’s voor de bewijspositie van het Ministerie relatief beperkt, mede gezien het beperkte aantal aanvragen originelen of kopieën dat daadwerkelijk wordt opgevraagd bij het Ministerie.

Bovendien is het mogelijk de risico’s verder te beperken door een aantal maatregelen te nemen. Ten eerste is er de mogelijkheid om in de algemene voorwaarden van het Ministerie bewijsregels op te nemen die de substitutie van bijvoorbeeld contracten gemakkelijker maken. Zo kan voor gesubstitueerde onderhandse akten alsnog een hoger niveau van bewijskracht worden gepostuleerd. Ten tweede kan de substitutie met extra waarborgen worden omkleed. Die waarborgen richten zich op een aantal aspecten van substitutie die zijn neergelegd in de beginselen beschikbaarheid, vertrouwelijkheid, integriteit, authenticiteit, flexibiliteit en transparantie.

Beschikbaarheid kan worden gewaarborgd door voldoende te letten op de digitale duurzaamheid van de gesubstitueerde documenten. Vertrouwelijkheid, integriteit en authenticiteit kunnen gedrieën worden gewaarborgd door voldoende organisatorische en technische waarborgen in de werkprocessen en systemen in te bouwen, die ervoor zorgen dat de kansen op manipulatie bij substitutie en bij bewaren van gesubstitueerde documenten geminimaliseerd worden. Flexibiliteit en transparantie kunnen worden bereikt door werkprocessen en systemen zodanig ‘open’ in te richten (inclusief het gebruik van open standaarden) dat de kans op vendor lock-in minimaal is.

URLhttps://openaccess.leidenuniv.nl/handle/1887/13065
Citation Keyref_8909
Share/Deel