Samenwerking en archiefvorming

Inleiding

In steeds meer organisaties wordt gebruik gemaakt van systemen als Sharepoint, Alfresco, O3 spaces of cloudtoepassingen als Google Docs, ZOHO  en dergelijke. Stuk voor stuk systemen of omgevingen waarmee collaboration (samenwerken)  en delen van bestanden technisch een stuk eenvoudiger wordt. Niet alleen samenwerken en delen van informatie binnen een organisatie, maar ook tussen organisaties.

De vraag die dan opkomt is of dit soort samenwerkingsomgevingen gevolgen hebben voor de manier waarop we moeten kijken naar verantwoordelijkheden, de manier van archiefvorming, de context en het bewaarniveau.

Samenwerken

Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan.

Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit  is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen.

Context en bewaarbelang

De verzameling gegevens van een samenwerkingsverband, de administratie, het archief of archiefblok, bevat ook de samenhang en context waarin die informatie is gebruikt. Samen met die informatie is de context nodig om de activiteiten van een samenwerkingsverband te kunnen reconstrueren en de informatie te kunnen interpreteren. In die zin is het geheel meer dan de optelsom der delen. Daarnaast beschikt elke deelnemende partij voor eigen doeleinden natuurlijk ook nog over het eigen gedeelte van die informatie. Maar die heeft een andere, een eigen en vaak beperkte context .

Wanneer het onderdeel van de omgeving waarin zich die samenhang bevindt, wordt verwijderd, verdwijnt naast de informatie en documenten ook de context. Dit kan eigenlijk alleen na instemming van de eigenaar van die gegevens.

Afstemming en bewaarniveau

In dit soort omgevingen kan afstemming op niveau van informatie plaats vinden. Dit is een methode waarmee gelijksoortige informatieverzamelingen met elkaar worden vergeleken en waarbij één van deze verzamelingen als bewaarniveau wordt aangemerkt. Op het bewaarniveau zijn de wettelijke bewaartermijnen die betrekking hebben op het onderwerp of taak van toepassing. Op de andere niveaus wordt gekeken welke bewaarbelangen daar nog op van toepassing zijn. Vaak zijn de bewaartermijn van die niveaus behoorlijk korter.

In het geval van samenwerking zijn de informatieverzamelingen van projectgroepen commissies en gremia het bewaarniveau. De informatie die de verschillende deelnemers zelf onder zich hebben kent een eigen bewaartermijn.

Techniek

Het toepassen van technische faciliteiten, digitale samenwerkingsomgevingen als Alfresco, SharePoint, of cloudtoepassingen maakt het samenwerken en delen van informatie behoorlijk eenvoudiger en biedt een hoop extra handige functionaliteiten. Alleen de manier waarop hier informatie- en archieftechnisch tegen aangekeken moet worden is niet anders dan in bijvoorbeeld de analoge papieren omgevingen. Ook in de digitale omgeving is de informatie, al dan niet met bijbehorende papieren documenten, de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de gegevens. En ook hier kan afstemming plaatsvinden. De digitale omgeving is 'slechts' het vehikel waarmee de informatie en samenhang in stand kunnen blijven.

Het wordt technisch en organisatorisch wel iets lastiger wanneer de eigenaar van de toepassing niet dezelfde is als de eigenaar van de informatie.

Daarom zijn er altijd inhoudelijke afspraken te maken over de inrichting en structurering, het gebruik en beheer, de verantwoordelijkheden, de toepassing van beheersregels, afstemming en het bepalen van bewaartermijnen voordat een samenwerkingsomgeving ingezet kan worden bij een project, een commissie of een gremium. Afspraken die leiden tot een keuze voor een systeem, een bepaalde duurzame vorm van technische inrichting.