U bent hier

Values van Schellenberg

Soort: 
Tabel

De waarderingsmatrix

De scan van dit schema staat op de laatste pagina van een korte notitie van het Public Record Office (PRO) uit Groot-Brittannie getiteld 'Appraisal'1. Onderstaande tabel is een vertaling en bewerking daarvan. Het is als matrix bruikbaar als hulpmiddel bij het waarderen van informatie, uitgaat van de primair een secundaire functies daarvan.

Bij de primaire functie gaat het kort gezegd om de juridische financiële en administratieve waarde cq belangen en apart te noemen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacy). De secundaire functie heeft betrekking op informatie over de organisatie en haar omgeving. Met de secundaire functie wordt de maatschappelijke en historische waarde en de mogelijkheid van hergebruik onderzocht. Deze methode is gebaseerd op de ideeën van de Amerikaanse archivaris Schellenberg2 en sluit nauw aan op de acht uitzonderingscriteria in de gemeentelijke selectielijst (versie 2012)3. Op grond van deze criteria kunnen gegevens die volgens de lijst voor vernietiging in aanmerking komen alsnog door bijvoorbeeld een gemeentearchivaris voor permanente bewaring worden aangewezen.

Het gaat om

  1. bescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie uniek of bijzonder karakter;
  2. bescheiden die betrekking hebben op bijzondere tijdsomstandigheden of gebeurtenissen;
  3. bescheiden inzake objecten die door vorm of (vroegere) bestemming op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, karakteristiek of van bijzondere aard zijn;
  4. bescheiden die een samenvatting zijn van gegevens, zoals bijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten en statistieken;
  5. bescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn;
  6. bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken, die voor bewaring in aanmerking zouden zijn gekomen, kunnen vervangen;
  7. bescheiden betreffende individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving;
  8. bescheiden die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

1 Primair

(1) Primaire waarde

 

 

Functie

Leveren bewijs, rechtvaardiging en verantwoording

 

J/N

Termijn

Opmerkingen

Juridisch

 

 

 

Financieel

 

 

 

Administratief

 

 

 

Privacy

 

 

 

Wetenschappelijk / technologisch (niet gepubliceerd)

 

 

 

2 Secundair

(2.1) Secundaire waarde

Functie

 

Documentatie over

J/N

Termijn

Opmerkingen

Archiefvormer

Instelling

 

 

 

Organisatie

 

 

 

Werkwijze

 

 

 

Activiteiten (taken)

 

 

 

Beleid

Formulering

 

 

 

Uitvoering

 

 

 

Effecten

 

 

 

 

 

2.2) Secundaire waarde

Functie

 

Documentatie over:

J/N

Termijn

Opmerkingen

De maatschappij

Personen

 

 

 

Instellingen

 

 

 

Onderwerpen

 

 

 

Problemen

 

 

 

Plaatsen

 

 

 

Fenomenen

 

 

 

Objecten

 

 

 

Levenscyclus:

Share/Deel