U bent hier

Van administratie naar collectie

Van administratie naar collectieArchief?

Eigenlijk kan gesteld worden dat op zich een archief niet bestaat. Het is een conceptueel construct uit een 19e Eeuwse papieren context dat in een zich verder digitaliserende wereld tot verstorende uitgangspunten en aannames leidt. Het is daarom beter in plaats van te spreken over archief, archiefstukken, archiveren en archiefwaardig over administratie, collectie, informatie, bewaren, bewaarbelangen en bewaartermijnen.

Waar het om gaat is het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van de verwerkte informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.

Administratie

Zolang deze informatie nog een rol heeft in processen, projecten of andere activiteiten van een persoon of organisatie is er sprake van een administratie. (RC-fase CREATE).

Deze rol is afgelopen wanneer de voor een persoon of organisatie relevante bewaarbelangen (bijvoorbeeld: verantwoording, bewijs, geheugensteun, economische waarde, etc.) en het belang om de openbaarheid te beperken (bijvoorbeeld: privacy en andere belangen van derden)zijn afgelopen. Een groot deel van die administratie kan daarna de (digitale) prullenbak in. Een klein deel kan vanwege economische, maatschappelijke en culturele belangen interessant genoeg zijn om als collectie in beheer te geven aan een speciaal daarvoor ingerichte instantie, een archiefbeherende instelling. Deze zal dit residu onder de noemer van archief onderdeel maken van haar collecties. (RC-fase CAPTURE)

Grenslijn

Het moment van overbrenging is als ware het ogenblik dat de grens van administratie naar collectie wordt overschreden waardoor beheer, status en gebruik ingrijpend veranderen. Een grens die gepasseerd wordt na verloop van tijd of zelfs op het moment dat het nut voor de administratie is vervallen. Voor de Nederlandse overheid is deze grens vastgelegd in artikel 12 van de Archiefwet 1995.

Als administratie ontstaat het en de informatie wordt verwerkt binnen de primaire processen en valt het onder het records management regiem met zijn normen en standaarden. Tijdens het moment van overdracht en het beheer dat daar op volgt zijn de processen en functies die te herleiden vallen uit het OAIS-model onderdeel van het primaire proces van de beherende instelling. Ook daar heeft het het records management regiem met zijn normen en standaarden een belangrijke rol.

Het gebruik en hergebruik van de informatie is in eerste instantie vooral gericht op de organisatie zelf, haar context en haar directe omgeving. Na overbrenging komt zij als een geheel in een groter verband en kan het met de eigen context in samenhang met andere collectieonderdelen toegankelijk worden gemaakt en beschikbaar blijven voor breder gebruik en hergebruik. (RC fases ORGANIZE en PLURALISE).

Overzicht

 

Administreren

Overdragen

Overnemen

Beheren, beschikbaar stellen en (her)gebruiken

We noemen het

Archief

Overbrengen / overdragen

Archief

Archieven

Maar beter is

Administratie

Overbrengen

Opnemen

Collectie

Collecties

Het is niet

Archiveren

Het is wel

Het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van de verwerkte informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.

Formeel en eventueel fysiek overdragen aan de volgende beheerder
Onderbrengen in een ander beheerregiem 

Overdragen met evt. migratie, conversie of emulatie.
Dit is afhankelijk van het niveau van uitwisselbaarheid en duurzaamheid

Opnemen, (nader) toegankelijk maken, voorzien in het voortbestaan, beschikbaarstellen voor gebruik en hergebruik

Dimensions records continuum

CREATE

CAPTURE

ORGANISE &

PLURALISE

Primair proces

Alle werkprocessen (incl. projecten en andere activiteiten)

  1. kanaal

  2. beoordelen

  3. opnemen

  4. behandelen

  5. resultaat

  6. bewaren

Bewaren

Ingest

(vervanging zoals conversie, migratie, emulatie)

OAIS (ISO 14721)

  1. Ingest

  2. Archival storage

  3. Data management

  4. Administration

  5. Acces

 

Toepassen oa. ISAD(g), ISAAR(cpf), ISDF

Aangevuld met

RM-Processen

(Vorming)

RM-Processen

(OAIS-administration)

  1. identificeren

  2. waarderen

  3. opnemen

  4. registreren

  5. classificatie

  6. opslag en behandeling

  7. toegang

  8. volgen

  9. verwijderen

  10. documenteren

Verwijderen

(exporteren en vernietigen. vervangen waaronder conversie, migratie of emulatie)

 

Documenteren

(waaronder vastleggen van informatie voor toekomstig beheer)

Opnemen

(in quarantaine, check op technische kwaliteit)

 

Documenteren

(waaronder informatie vastleggen over proces opnemen en accepteren)

 

 

 

  1. identificeren

  2. waarderen

  3. opnemen

  4. registreren

  5. classificatie

  6. opslag en behandeling

  7. toegang

  8. volgen

  9. verwijderen

  10. documenteren

 

Administreren

Overdragen

Overnemen

Beheren, beschikbaar stellen en (her)gebruiken

 

Zie ook de pagina Archief is ... met de PDF-bijlagen in het Nederlands en in het Engels

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Levenscyclus:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 21 april 2015 - 11:45pm
Share/Deel