U bent hier

Waarderen

Vernietiging 

Vernietiging van informatie is een beheershandeling, die zoveel mogelijk transparant en controleerbaar moet plaatsvinden. Het resultaat van het feitelijk vernietigen is onomkeerbaar. Omdat onoordeelkundig vernietigen tot grote schade kan leiden voor een organisatie hebben diverse organisatie-onderdelen, maar ook individuele functionarissen, hierin een eigen verantwoordelijkheid. Zij moeten allen in de gelegenheid gesteld worden om op enig moment een aandeel te leveren in de vernietiging met de bijbehorende argumentatie.

Waarderen 

Vernietiging is een onderdeel van het proces van waarderen. Dit proces omvat:

  • activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden,
  • het uitvoeren van voorselectie en/of selectie,
  • het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en
  • het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.

In dit proces worden diverse, soms zelfs tegenstrijdige, belangen afgewogen. Deze belangen zijn kort gezegd van administratieve, juridische, financiële en cultuur-historische aard. De belangen hebben zowel betrekking op de organisatie ansich als ook op de rechten en plichten van belanghebbenden.

Het vaststellen van bewaartermijnen van gegevens vindt plaats op grond van het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang.

Archieffunctie 

De uitvoering van het proces van waarderen is een van de vier hoofdactiviteiten die in het kader van de archieffunctie binnen een organisatie wordt uitgevoerd. Hoewel het waarderen primair een taak is voor de informatiebeheerders, wordt zij verricht in nauwe samenwerking met anderen zoals verantwoordelijken, belanghebbenden en materiedeskundigen.

De archieffunctie heeft als hoofddoel te komen tot een betrouwbaar, authentiek, consistent en doelmatig archief ten behoeve van de voorbereiding op en uitvoering van de taken van een organisatie en ten behoeve van de controle daarop. De voortschrijdende digitalisering van de administratie heeft verregaande consequenties voor de archieffunctie. Men moet er rekening mee houden dat de informatie in de analoge (= papieren) omgeving in toenemende mate niet meer de complete neerslag is van het gemeentelijk handelen. Door het leggen van verbanden tussen de analoge en de digitale informatie kan de gewenste volledigheid weer worden bereikt.

Digitalisering 

Voor informatiebeheerders is het daarom van belang ook inhoudelijk inzicht te krijgen in de digitale gegevens. Dit inzicht houdt meer in dan het alleen kennis hebben van de in gebruik zijnde systemen in de organisatie. DIV zal kennis moeten opbouwen over de relatie tussen (bedrijfs)processen en de gegevens, over de locatie van de betrokken gegevens. Ook zal bij DIV bekend moeten zijn wie de gebruikers en eigenaars van de informatie zijn.

Om een afgewogen oordeel te kunnen geven over de functie en de waarde van de betrokken gegevens zal daarom gestructureerd (meta-)informatie verzameld moeten worden.

De kennis over functie en waarde gegevens is vervolgens van toepassing bij:

  • beheershandelingen als overbrenging, vervanging, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden;
  • activiteiten als pakketselectie en opstellen business cases,
  • opstellen van functionele specificaties en/of een programma van eisen (PVE).
  • vaststellen van te gebruiken gegevensdragers (analoog en digitaal) en
  • planning, bouw en inrichting van archiefruimtes

Levenscyclus:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
maandag, 23 januari 2006 - 12:00am
Share/Deel