Wat is DIV?

Aanleiding

In veel organisaties zijn verschillende beroepsgroepen betrokken bij het informatiebeheer. Belangrijkste partijen zijn ICT en DIV. De beantwoording van de vraag op welke manier collega's van ICT en dan met name de I-managers duidelijk gemaakt kan worden waar de verschillen en raakvlakken tussen de uitvoerders van de archieffunctie en de ICT nu exact zitten houdt mij al een hele tijd bezig. Door het benoemen en onderkennen van die verschillen kan een deel van het langs elkaar werken voorkomen worden.

Raakvlakken

Beide partijen zijn op een of andere manier met informatievoorziening bezig. De echte raakvlakken worden zichtbaar wanneer informatievoorziening documentair wordt. En dat is op het moment dat de betrokken informatie vanwege interne of externe belangen met bijbehorende context gereproduceerd moet kunnen worden. Dat is het moment dat de archieffunctie een rol gaat spelen. Documentair in deze context heeft betrekking op documenteren, het vastleggen van informatie voor hergebruik en niet op documenten.

Zodra informatie documentair is wordt het nodig haar op te slaan, te bewaren, leesbaar en interpreteerbaar te houden, toegankelijk te maken en voorzieningen te treffen voor de betrouwbaarheid en authenticiteit.

De belangen, de beweegredenen (warrants) komen voort uit

• de wens om risico's te vermijden
• de noodzaak van bewijs en verantwoording
• de behoefte aan verwerven en verspreiden van kennis en
• de behoefte aan het behouden van cultureel erfgoed

Deze belangen bepalen vervolgens de beheersmaatregelen en de uit te voeren beheershandelingen. Dit zijn onderdelen van de archieffunctie en uit te voeren binnen een archiefsysteem.

Verschillen

De verschillen liggen voornamelijk op het terrein van de techniek. De focus van DIV was tot voor een tiental jaren alleen gericht op papier. Hier staan tijdige beschikbaarheid, toegankelijkheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid van de informatie voorop.

De focus van ICT is voornamelijk gericht op digitale technieken en software waarbij actualiteit, tijdige beschikbaarheid en consistentie van gegevens voorop staan.

De verschillen vinden voornamelijk hun oorsprong in beeldvorming en positionering van beide beroepsgroepen. Eigenlijk gaat het om een triviaal verschil dat in de loop van de tijd wel zal verdwijnen.