U bent hier

Wat is een structuurplan?

Het begrip 

Een structuurplan is een registratie, een register, waarmee een organisatie een permanent overzicht en inzicht heeft van het beheer van haar informatie in het heden en het verleden. Een aantal eisen zijn:

  • doelmatig beheer
  • doelmatige ordening en registratie
  • tijdige beschikbaarheid
  • vindbaarheid

Wat dat aangaat is er niet veel nieuws onder de zon. In 1916 is de gemeente Groningen op een toen compleet nieuwe manier van archiveren overgegaan. Men verliet het verbaalstelsel en introduceerde de methode Zaalberg (zaaksgewijze ordening). Uit het 'Verslag van den toestand der Gemeente Groningen over het jaar 1916' blijkt welke eisen men stelde:

Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn"

Het begrip structuurplan wordt op deze site gelijkgesteld met het overzicht zoals dat wordt genoemd in artikel 18  van de Archiefregeling (voorheen artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden).

Actueel 

Een structuurplan bevat een actuele weergave van het door een organisatie uitgevoerde informatiebeheer. Daarmee krijgen behalve de afdeling DIV ook bestuurders, leidinggevenden, proceseigenaren, informatieplanners toezichthouders en andere belanghebbenden

  • inzicht in de reden van het bestaan van de informatie;
  • overzicht van de belangrijke informatie;
  • kennis waar de belangrijke informatie is;
  • inzicht in wie de ‘eigenaar’ van de informatie is;
  • inzicht waar de informatie voor wordt gebruikt;
  • inzicht in de waarde van de informatie is;
  • overzicht van de bewaartermijnen;
  • inzicht in de risico’s;
  • overzicht van de relatie met andere informatie;
  • inzicht in grondslagen, procedures en afspraken

In die zin is een structuurplan te beschouwen als een condensatiepunt waar alle informatie over het informatiebeheer samenkomt en in een bepaalde context wordt geplaatst.Bij het woord structuurplan wordt de indruk gewekt dat het gaat om een beschrijving van voorgenomen activiteiten over een bepaalde periode. Dat is niet het geval. Het gaat hier om een registratie van elementen van het informatiebeheer.

 

Dit onderdeel bestaat uit teksten die grotendeels in 2004 zijn opgenomen en sindsdien op wat details na redelijk ongewijzigd zijn gebleven.

De basis voor deze teksten komen uit een project bij de gemeente Groningen waarbij de eerste stappen tot het opstellen van een documentair structuurplan (DSP), of zoals dit daar werd genoemd het structuurplan informatiebeheer, zijn gezet en daaropvolgend het lesmateriaal voor de DSP-workshops van de SOD uit de periode 2003-2008.

 

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 14 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel