U bent hier

Wat maakt bescheiden archiefbescheiden?

Antwoord

Het antwoord op de bovenstaande vraag is vrij snel en simpel te geven: de context. Maar dat is wel erg kort door de bocht.

Context is het raamwerk waarbinnen het gebruik van een gegeven plaats vindt. Er zijn verschillende vormen van context. Deze zijn juridisch / administratief, procedureel, documentair en technisch van aard waarbij herkomstinformatie niet vergeten mag worden.

Het soort gebruik, de functie die de informatie heeft, het proces, de uit te voeren activiteit, het product of de handeling zijn de elementen die maken dat informatie archiefwaardig is. Dit gebruik wordt onderzocht in het indentificatieproces. Een activiteit die een informatiebeheerder vrijwel altijd impliciet uitvoert. Op basis van zijn kennis 'weet' hij dat iets archiefwaardig is of niet.

Bij digitale systemen is een explicite benadering aan te raden. Een besluit om digitale informatie als archiefwaardig aan te merken heeft voor de archiefvormer nogal wat consequenties. Hij zal bijvoorbeeld de nodige maatregelen voor duurzaam beheer moeten nemen. Te denken valt aan ruimtes, backupprocedures, controles, migraties en conversies enzovoorts. Deze maatregelen zullen in sommige gevallen forse incidentele en structurele investeringen met zich mee brengen. Het resultaat van het indentificatieproces is vast te leggen in een 'besluit' dat als onderdeel van de metadata bij de informatie te bewaren is.

De functionarissen die bij dit besluit betrokken dienen te worden zijn ten minste de huidige informatiebeheerder, de toekomstige beheerder en de bestuurlijk verantwoordelijken. Overigens worden tijdens het identificatieproces niet de bewaarbelangen en bewaartermijnen onderzocht. Die worden vastgesteld in het proces van waarderen dat wordt uitgevoerd nadat de archiefwaardigheid is bepaald. Ondanks de definitie van het begrip 'archiefbescheiden' in de Archiefwet kan het nog steeds voorkomen dat er aanleiding is voor vragen, onduidelijkheid en discussie.

Om de vraag eenduidig te kunnen beantwoorden moeten we weten wat de eigenschappen zijn van archiefbescheiden. Deze eigenschappen zijn te gebruiken als criteria voor het beoordelen of informatie valt onder het regime van de Archiefwet 1995. Heel kort gesteld, er is natuurlijk al genoeg over geschreven en gediscussieerd, zijn gegevens als archiefbescheiden aan te merken op het moment dat:

  • ze een functie hebben in een proces, project of andere activiteit van een organisatie
  • ze te gebruiken zijn voor verantwoording en bewijs

Omdat het soort gebruik bepalend is kan geconcludeerd worden dat dat de context de status van de informatie bepaalt.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 11 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel