U bent hier

Zaaksgewijs werken? Iedereen doet het!

Een begrip dat zo langzamerhand een hype en een 'must do' inhoud.  Maar wat houdt het in, wat is de essentie. Gaat het om iets nieuws.  Mijn poging tot uitleg.

De reikwijdte

Wanneer het samengestelde begrip 'zaaksgewijs werken' wordt gebruikt, wordt eigenlijk bedoeld dat het uitvoeren van werkzaamheden optimaal wordt ondersteund door digitale voorzieningen.  Alle informatie die betrekking heeft op die werkzaamheden  wordt bij deze manier van werken gebundeld tot een dossier.  De activiteit en de bijbehorende gegevens staan centraal.

Met zaken worden alle activiteiten bedoeld die een begin en een eind kennen met  een bepaalde doorlooptijd, met eventueel een aantal stappen of fases, waarvan bekend is wat voor soort gegevens en documenten nodig zijn en wat voor product het oplevert. Van belang is te weten dat het gaat om activiteiten die herhaalbaar zijn.

Een keverDe auto

Iedereen werkt wel op een of andere manier zaaksgewijs. Het is dan ook niet zo spannend als sommigen ons wel willen doen geloven.  Dit is aan te geven met een voorbeeld waar veel mensen wel eens mee te maken hebben.

Stel je bent van plan een auto te kopen, wat gebeurt er dan. Het eindresultaat is bekend. Op enig moment staat er een auto voor de deur. Er hebben daarvoor een aantal transacties plaatsgevonden. Deze zaak start in de meeste gevallen met een oriënterende fase. Onderdeel daarvan zijn bezoekjes aan garages en dealers, proefritten, zoektochten op internet, overleggen met kennissen en vrienden. Gekeken wordt wat het maximum te besteden bedrag is, wat verzekeringen kosten en eventuele leningen. Op een bepaald moment is de keuze gemaakt. Het is een nieuwe auto of occasion geworden, de koop is gesloten, de verzekering is afgesloten, en het kentekenbewijs is binnen.  

Informatie technisch heeft dit geleid tot het volgende resultaat.  In de beginfase worden folders, prijslijsten, testrapporten en dergelijke verzameld. Mogelijkerwijs zijn er nog bookmarks naar autosites, sites van banken en de website van de RDW. Later komen er offertes en andere prijsaanbiedingen bij . Bij afronden van de koop is er op het laatst de factuur van de auto, de verzekeringspolis en de kentekenbewijzen en misschien ook nog een leenovereenkomst. Na sluiting van de zaak kan veel weg maar zal iedereen toch een aantal documenten vasthouden die nodig zijn voor bewijs en de rechten rond de transactie.  De zaak is gesloten, het dossier is volledig. De gegevens blijven zolang de auto in gebruik is.  Dit proces is herhaalbaar omdat iemand in de meeste gevallen vaker een auto zal aanschaffen.

Het kopen van een auto is dus een activiteit die onder de noemer zaaksgewijs werken kan vallen. Zo zijn er meer activiteiten. In het geval van grotere organisaties zal het iets professioneler aangepakt worden, er moeten planningen en doelen worden gehaald. Maar of het nu gaat om activiteiten als processen maar ook projecten in alle gevallen is er sprake van zaken. Of het nu gaat om puur interne activiteiten of activiteiten waar externen bij betrokken zijn, zij het als klant of als ketenpartner het zijn en blijven zaken.

Oud en nieuw

Zoals het nu binnen de overheden wordt ingevoerd lijkt het nieuw. Er zijn ook nieuwe onderdelen te onderkennen. Zoals het gegeven dat  nu meer dan in het verleden de mensen en de werkzaamheden een centralere rol hebben gekregen , maar ook het gegeven dat de digitale technieken nu de ondersteuning bieden die vroeger niet mogelijk was.

Laterale berging

Vroeger en dan gaat het om de tijd voor de echte toepassing van ICT, was de techniek de beperkende factor. Het was alleen met grote inspanning vanuit de informatievoorziening het zaaksgewijs werken te ondersteunen. Het was in Nederland zelfs zo dat tot het begin van de 20e eeuw beide niet op elkaar aansloten. Gevolg daarvan was bijvoorbeeld lange responstijden op zoekvragen.

In die periode is vervolgens een  systematiek ontwikkeld waar bij de documenten in een map werden gegroepeerd op een zaak. Daarvoor was het de gewoonte documenten zoveel mogelijk in series van ingekomen- en uitgaande stukken op te bergen of stukken op basis van vergaderingen van besluitvormende organen bij elkaar te houden.  Beide tegelijkertijd was niet mogelijk. Digitaal is het nu mogelijk om zowel de gegevens op basis van een zaak bij elkaar te houden als op basis van de verschillende vergadergremia samen te voegen.  Een ander nieuw element was om de dossier op basis van thema's en onderwerpen in een bepaalde logische structuur te plaatsen. Deze structuur bevatte al een deel van de context van de betrokken informatie en kwam de kwaliteit van de toegankelijkheid ten goede1.

Het is net of deze manier van werken eigenlijk weer vergeten was tot  bij de invoering van de dienstverleningsconcepten het min of meer opnieuw is uitgevonden.  Het geeft in ieder geval het idee dat het concept goed is.

Kennis

Per activiteit zal bekend moeten zijn welke soorten documenten voorkomen en welk product wordt geleverd.  Het is natuurlijk ook prettig te weten waarom een activiteit wordt uitgevoerd, wie er verantwoordelijk is, welke risico's er zijn,  welke technieken worden toegepast  en hoelang de informatie te bewaren is2.

De meeste zaken starten met informatie die vanuit de kanalen3 komt. De kanalen worden ook weer gebruikt  om de informatie te verzenden.  

Proces 2.0Het is bij zaaksgewijs werken niet persé nodig om de processen tot in de details uit te werken.  Volstaan kan worden met een aantal standaard statussen waaruit de stand van zaken af te leiden is. Het is natuurlijk wel verstandig om vooraf te onderzoeken of een activiteit of proces op onderdelen efficiënter kan worden uitgevoerd.  Met de invoering van een digitaal systeem worden organisatorische problemen niet opgelost, integendeel.

Voor elk proces zijn een viertal algemene  stadia4 te noemen. Tijdens het beoordelen wordt bepaald wat gaat gebeuren, bij het opnemen worden de relevante gegevens en documenten vastgelegd  en doorgestuurd naar de behandelaars.  De behandelfase levert het product en daarna is de informatie te bewaren en beschikbaar te houden voor gebruik en hergebruik. Archiveren is niet de goede benaming voor deze  laatste fase. Het is een verzamelterm voor het geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd binnen het archiefsysteem5.

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
woensdag, 28 oktober 2015 - 12:15am
Share/Deel