Archiefregeling (AR)

Scanning is de techniek die gebruikt wordt bij imaging. Dit is het maken van een digitale afbeelding van een origineel. De digitale afbeelding wordt in een bepaald bestandsformaat opgeslagen op een magnetische- en/of een optische gegevensdrager. De afbeelding kan alleen met behulp van een software weer leesbaar gemaakt worden.

Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

De (rechts)handeling waarbij het logische en fysieke beheer over de archiefbescheiden overgaan naar de beheerder van de archiefbewaarplaats.

Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken.

Informatie over maatregelen voor preventie en bestrijding van rampen.

Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van.

Een standaard is open wanneer deze tot stand is gekomen in overleg tussen verschillende partijen. Open standaarden moeten worden beheerd door een non-profitorganisatie die een vrij toetredingsbeleid kent. De specificaties van open standaarden moeten volledig beschreven zijn en voor iedereen vrij toegankelijk. Er zijn geen beperkende voorwaarden voor hergebruik. De kosten voor het gebruik van open standaarden zijn laag. Bovendien zijn er geen beperkende voorwaarden voor hergebruik.

Open source is een verzamelnaam voor alle soorten software waarvan de broncode vrijelijk ter beschikking gesteld wordt. Iedereen mag aanvullingen of verbeteringen maken voor de software en deze verder verspreiden. De software wordt in de meeste gevallen vrijgegeven onder GPL (General Public License) of een soortgelijke licentievorm.

Het moment dat informatie (archiefbescheiden) door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten.

Volgens de Archiefregeling: Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.

NEN-ISO 23081: Logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden.

Gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven (NEN 2082).

Fysische en chemische gesteldheid van gegevensdragers en daarop vastgelegde gegevens en hun verpakking.

Organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, activiteiten, etc. die tezamen gericht zijn er voor te zorgen dat producten, processen of diensten zullen voldoen aan gestelde eisen. (Woordenboek Informatiedesk Standaarden Water).