Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling)
Met deze vorm van vervanging, in feite een vorm van verdoeken, wordt niet alleen microverfilming bedoeld. De aanpak van microverfilming de te gebruiken technieken zijn wel bekend, ook de voor- en nadelen zijn in diverse publicaties wel opgesomd.
Vervanging volgens de wet
Deze vorm van vervanging is van toepassing op
De gegevens zijn op een andere plaats beschreven in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling
De gegevens zijn in het overzicht informatiebeheer / structuurplan informatiebeheer / documentair structuurplan / catalogus opgenomen in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling
De betrokken informatie komt voor permanente bewaring in aanmerking (en de regeling is niet van toepassing verklaard op te vernietigen bescheiden)
De risico's zijn bekend
Indien de informatie onvolledig en onbetrouwbaar is of wanneer de authenticiteit niet kan worden aangetoond dan kan dat leiden tot
De organisatie beschikt over een overzicht volgens artikel 18 van de Archiefregeling
Dit overzicht moet aan de volgende criteria voldoen:
Het is vervanging van digitaal naar digitaal
Het gaat hier om conversie en/of migratie en/of upgrades en/of updates
Archiefregeling
De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
Bereik van de Archiefregeling?
De Archiefregeling is ook van toepassing op te vernietigen archiefbescheiden
Er is sprake van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet
Er is sprake van vervanging wanneer
Om te bepalen of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.
De bewaartermijn van documentatie (= metadata) is gelijk aan de bewaartermijn van de informatie, de informatieobjecten en de technieken die daarmee worden beschreven.
Een poging om een ontologie van een document samen te stellen. Een document bestaat als informatieobject uit tenminste een vijftal kenmerken of elementen. Te denken valt aan inhoud, structuur, gedrag, context en techniek. Per onderdeel zijn vervolgens weer extra elementen met hun onderlinge relatie te benoemen.
Usability is also a non-functional aspect of a records system, and when used in this sense it refers to the system as a whole and the quality of the user experience, including how difficult it is to learn, and its ease of operation in day to day use.
