Een ketendossier blijkt na inzoomen echter uit verschillende delen te bestaan. De verschillen worden bepaald door de procescontext van de eigenaren. In het geval van overheden is aan elke eigenaar een bestuurlijk verantwoordelijke te koppelen, dit is volgens de Archiefwet de zorgdrager.
Een keten binnen de overheid kan bestaan uit een of meer zorgdragers die als partners onderling afspraken moeten maken over zaken als bewaartermijnen (ketenselectie), vervanging, overbrenging, toezicht, technische kwaliteit, uitwisselbaarheid en voortbestaan (duurzame toegankelijkheid).
De kwaliteit van de processen van het archiefsysteem en de kwaliteit van de informatie staan bij toetsing en control van het informatiebeheer centraal.
Toetsing en control van het informatiebeheer zijn als horizontaal toezicht onderdeel van de controlsystematiek van de organisatie, de auditfuncties en archiefinspectie .
De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het gegevensbeheer.
Een ander dan de beheerder van de archiefbewaarplaats kan verantwoordelijk zijn voor het beheer van het documentaire historisch erfgoed.
De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze informatie ligt binnen een organisatie bij diverse functionarissen en op diverse niveaus, de organisatiedomeinen.
Een deel van de informatie hoort niet tot de categorie archiefbescheiden, maar is wel onderdeel van het documentaire historisch erfgoed van de samenleving.
Het kan daarbij gaan om
Het beheer hiervan vindt op overeenkomstige wijze plaats.
De eigenaren van processen en/of projecten of andere activiteiten zijn en blijven in het kader van het integrale management verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens en documenten.
Het gegevensbeheer van het archiefsysteem omvat het beheer van het overzicht , het metagegevensschema en andere kernadministraties die nodig zijn voor het functioneren daarvan.
De organisatie onderkent de volgende typen van beheer:
Voor het verwerken en beheren van digitale gegevens en digitale documenten maakt de organisatie gebruik van software
De organisatie zorgt er voor dat vertrouwelijke informatie op de juiste en legitieme manier wordt behandeld.
De organisatie hanteert een beveiligingsbeleid op basis van de Code van Informatiebeveiliging NEN-ISO/IEC 27002 en daarvan afgeleide referentiekaders.
Als basis voor de metadata gaat de organisatie uit van standaarden en referentiekaders als NEN-ISO 23081-1, ISAD(g) , ISAAR(cpf), ISDF, OWMS en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).
In iets engere vorm: Het complete traject voor digitale ontsluiting, inclusief het toepassen van ICT.
