U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregelingaflopend sorteren WOB WHOI WBP Toelichting
Zorgdrager

De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer. 

art. 3 ev. - - - - -

De rol van de zorgdrager is beschreven in de Archiefwet 1995 ca. Hetgeen hieronder is beschreven geldt eigenlijk voor elke organisatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995. De zorgdrager moet voorzieningen treffen voor de uitvoering van de zorg, de bewaring en het beheer alsmede omtrent het toezicht daarop. De volgende acties horen daarbij

  1. Het opstellen en vaststellen van eigen beheersregels
  2. Het ontwerpen en laten vaststellen van een selectielijst
  3. Uitvoering geven aan vernietiging, vervanging, overbrenging en vervreemding
  4. Zorgen voor procesmatige en procedurele voorzieningen voor het informatiebeheer
  5. Zorgen voor  (technische) voorzieningen om de kwaliteit en het voortbestaan van de informatie(objecten) te garanderen en aan te tonen.
  6. Zorgen voor voldoende financiële middelen
  7. Aanstellen voldoende en deskundig personeel
  8. Regelen van horizontaal en verticaal toezicht.

Hoewel de wet dit begrip niet kent kan gesteld worden dat de zorgdrager de eigenaar is van de informatie. Soms als eigenaar en bezitter wanneer de informatie rechtstreeks onder de zorgdrager berust, Soms eigenaar niet bezitter in het geval dat andere functionarissen of organisaties namens die zorgdrager op grond van een mandaat mogen handelen. Deze bezitten als gevolg daarvan informatie waarvan ze niet de eigenaar zijn. 

Archiefbescheiden als erfgoed

Erfgoed is een woord dat keer op keer verschijnt in publicaties, tijdschriften en kranten. Het heeft van oudsher twee hoofdbetekenissen.

1 het tastbare erfgoed zoals
- een breed scala aan voorwerpen en objecten vaak van museale aard, archieven en monumenten en landschap, literatuur, toneel, muziek, film en  televisie
voor deze groep wordt ook veel het begrippenpaar cultureel erfgoed gebruikt.

2 het immateriele erfgoed zoals
- hieronder vallen zaken als tradities, ideeën, geloof en het geheel aan normen, waarden en culturele prestaties van een cultuur

 

Uit: Frans Grijzenhout, Erfgoed: de geschiedenis van een begrip, Amsterdam University Press, Amsterdam, 2006

- - - - - -

Artikel 3.9 lid 3 en 4, 4.22 Erfgoedwet Wet van 9 december 2015, houdende bundeling en aanpassing van regels op het terrein van cultureel erfgoed (Erfgoedwet).

Artikel 5.9 lid 4 van deze wet meldt dat opgravingsdocumentatie geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet is.

Archiefzorg (verantwoordelijkheid)

Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

- art, 3, 30 – 34 - - - - - -
Autorisatie

Verlening van machtiging voor toegang en gebruik van informatie.

- - - - - - -
Beheer

Vormen van beheer zijn,

  1. technisch beheer,
  2. applicatiebeheer,
  3. functioneel beheer,
  4. gegevensbeheer
  5. records management en
  6. archiefbeheer.
art. 13, 15, 17, 18, 20, 25, 26, 29, 32 en 37 - - - - - -
Beheerder archiefbewaarplaats

In de meeste gevallen is dat de door de zorgdrager aangestelde archivaris.

De archivaris

 

 

 

 

- art. 13, 15, 17, 18, 20.25, 26, 29, 32, 37 - - - - - -
Beleid - Beheersregels

Beheersregels zijn Interne regels van een zorgdrager die de feitelijke werkzaamheden regelen, die tot doel hebben de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

- art. 23 lid 1, 27, 29 lid 2, 30, 32 lid 2, 35 en 37 lid 2 - - - - - -
Open data

Data(sets) die zonder resctricties voor hergebruik beschikbaar zijn.

art. 2b, 14-17 art. 10 - - - -
  • Volgens de WOB: het gebruik van informatie die openbaar is op grond van deze of een andere wet en die is neergelegd in documenten berustend bij een overheidsorgaan, voor andere doeleinden dan het oorspronkelijke doel binnen de publieke taak waarvoor de informatie is geproduceerd
  • Richtlijn 2003/98 artikel 2.4: “het gebruik door natuurlijke personen of rechtspersonen van documenten die in het bezit zijn van openbare lichamen voor andere commerciële of niet-commerciële doeleinden dan het oorspronkelijk doel binnen de publieke taak waarvoor de documenten zijn geproduceerd.”
  • Richtlijn 2003/98/EG van het Europese Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie, Publicatieblad van de Europese Unie van 31-dec-2003 Brussel, 2003. (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2003:345:0090:0096:NL:PDF (link is external))
  • Richtlijn 2013/37/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 tot wijziging van Richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32013L0037
  • Richtlijn 2012/28 /EU van het Europees parlement en de Raad van 25 oktober 2012 inzake bepaalde toegestane gebruikswijzen van verweesde werken. Publicatieblad van de Europese Unie van  27 oktober 2012, Brussel 2012. (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2012:299:0005:0012:NL:PDF (link is external)).
  • Een verweesd werk is een werk waarvan de auteursrechthebbenden onbekend of onvindbaar zijn.
Openbaarheid

Beschikbaarheid van gegevens zonder enige restrictie op de raadpleging of het gebruik.

art. 14-17 art. 10 - Geheel Geheel -

 

Organisatieverandering

Organisatieverandering –betreft reorganisatie, opheffing of privatisering.

  1. Reorganisatie -  De situatie, waarbij een deel van de taken van een archiefvormend onderdeel  aan een ander archiefvormend onderdeel binnen de gemeente dan wel van een archiefvormend onderdeel van de een overheidsorgaan aan een ander overheidsorgaan worden overgedragen.
  2. Opheffing - De situatie waarbij taken van een overheidsorgaanof archiefvormend onderdeel worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan.
  3. Privatisering  - De situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een ander rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1 boek 2, Burgerlijk Wetboek.

Ook vormen van samenwerking in de vorm van ketens met andere partijen al dan wettelijk opgelegd leiden tot organisatieveranderingen. Te denken valt aan organisaties die worden opgericht op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden en dergelijke.

Van belang is te bepalen wie van de deelnemers vanuit het perspectief van de Archiefwet bestuursmatig en beheersmatig verantwoordelijk is voor de informatie (eigenaar).

- art 4, 40 en 41 - - - - -

 

 

Artikel 4 van de Archiefwet 1995 is van toepassing bij het overdragen en/ of afstoten en/of  privatiseren van taken van overheidsorganen aan derden. Uit te voeren beheerstaken op grond van de Archiefwet 1995 zijn ook te mandateren. De archiefwettelijke zorg is niet te mandateren.

Zie verder ook:

  • Wet Algemene Regels Herindeling - ARHI - (art 70, 71 en 71a)
  • Wet van 24 oktober 1984, houdende algemene regelen in verband met wijziging van de gemeentelijke indeling. (Wet algemene regels herindeling). Ook wel bekend als de ARHI (http://wetten.overheid.nl/BWBR0003718)
  • Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie.; (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie), Stb. 1988, nr. 541 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0004427). Dit besluit bevat algemeen toepasbare vuistregels die ook op andere overheden zoals gemeenten toegepast kunnen worden.

 

Pagina's