U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling WOB WHOIaflopend sorteren WBP Toelichting
Pakketselectie

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

- - art. 17 - 26 - - -

Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld

  • NEN-ISO 16175, Information and documentation - Principles and  functional requirements for records in electronic  office environments. Deze norm bestaat uit drie delen
  • NEN2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008.  (NEN 2082:2008 nl)
  • Moreq2010, Modular Requirements for Records Systems, DLM Forum Foundation, Brussel, 2011. (version 1.1)
Digitale bewaarplaats

Het geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen.

art. 3 - art. 16-25 - - -

In plaats van e-depot

Privacy

Verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens versus de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

2a, 15 - - - - ja
Digitalisering

Digitalisering is het proces waarbij

  • de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund,
  • de gegevens digitaal worden verwerkt, en
  • analoge gegevens digitaal worden gemaakt.

Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).

art. 3 - art 16-26 - - art. 1 b -
Privatiseren

De situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een ander rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1 boek 2, Burgerlijk Wetboek. (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie)

- art. 4 en 41 - - - - -

Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie.; (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie), Stb. 1988, nr. 541 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0004427). Dit besluit bevat algemeen toepasbare vuistregels die ook op andere overheden zoals gemeenten toegepast kunnen worden.

Dienstverlening - (Onderzoek voor derden)

Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen.

art. 17, 20 - - - - - -
Rampenbestrijding

Informatie over maatregelen voor preventie en bestrijding van rampen.

- - - art. 20 - - -

Circulaire over de wettelijke verplichting tot het bewaren van gegevens over de rampenbestrijding, Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2001.
Kenmerk: EB2000/97598 / 26 november 2001. Zie ook deze pagina

Documentair Structuurplan

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.

art. 2, 5, 10 - art. 18,19 - - - -
Registreren

Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

art. 3 - art. 17-20, 22, 24 - - -

Bij het registreren en vormen van dossiers/zaken zijn een aantal kwaliteiten in acht te nemen die te maken hebben met de volgende aspecten:

Compleetheid
(1) Het dossier of zaak is compleet, er missen geen documenten, het dossier of zaak geeft voldoende informatie over de zaak waar het betrekking op heeft op een manier dat reconstructie ten behoeve van bewijs en verantwoording mogelijk is.
(2) De verzameling dossiers of zaken is compleet. Er missen geen dossiers of zaken. Het is bekend waar de dossiers of zaken te vinden zijn, welke dossiers of zaken vernietigd zijn, welke zijn uitgeleend zijn en welke op termijn te vernietigen of over te brengen zijn.

Juistheid en interpreteerbaarheid
De documenten die bij een zaak horen zijn op logische wijze in het dossier of bij de zaak opgenomen zodat het geheel voor de gebruikers op een begrijpelijke wijze en makkelijk te raadplegen is

Betrouwbaarheid
De originele documenten zijn in het dossier of bij de zaak opgenomen en zijn voor zover nodig voorzien van de benodigde handtekeningen of parafen of andere vormen van waarmerking.

Het aanleveren van de juiste versies documenten voor dossiervorming of om toe te voegen aan een zaak is overigens de primaire verantwoordelijkheid van de functionarissen uit het proces. Zij beschikken daarvoor over specifieke proces- en vakinhoudelijke kennis. Het is de verantwoordelijkheid van de functionnaris die de kwaliteit bewaakt om te controleren of deze documenten inderdaad aanwezig zijn.

Registratie en vindbaarheid
Benodigde kenmerken zoals een unieke identificatie (dossiernummer), de weergave van het gezichtspunt, de handeling, het object, de plaats en de tijd zijn in de registratie (beschrijving) van het dossier of zaak opgenomen. Deze beschrijving dekt als vlag de lading van de map. Uit deze kenmerken is te herleiden waar het dossier of de zaak betrekking op heeft en over welke periode een zaak heeft gelopen. Door goede registratie is een dossier of zaak snel vindbaar en tijdig beschikbaar.

Afsluiten
Een dossier of zaak wordt afgesloten op het moment dat het betrokken bedrijfsproces klaar is en dus de zaak is afgerond. Met het afronden van de zaak zijn aangegane verplichtingen of aan het dossier of zaak af te leiden rechten niet beëindigd. Het is aan het dossier of zaak en aan de registratie van dat dossier of zaak te zien dat een zaak is afgerond. Er zijn verschillende momenten waarop de waarop de teller van de wettelijke bewaartermijn gaat lopen.
- De datum afsluiting van een dossier of zaak of
- De datum waarop een aangegane verplichting of recht is vervallen

Klasseren
Vanuit het gezichtspunt van de zaak en de rol van de organisatie daarin is het dossier of zaak voorzien van het correcte ordeningskenmerk afkomstig uit bijvoorbeeld een taxonomien als de basisarchiefcode, de UDC, een productencatalogus, de productbegroting.

Waarderen
Dit is het vanuit de kennis over de context van de organisatie, desamenleving en eventueel de inhoud van eigen selectielijsten bepalen van de bewaarbelangen van dossiers of zaken. Daarmee wordt de juiste bewaartermijn vastgelegd met een verwijzing naar het toegepaste onderdeel cq categorie van een selectielijstvan als extra kenmerk van de beschrijving van het dossier of zaak. Een en ander eventueel in overleg met de archivaris. Wanneer er sprake is van vernietiging,  start op het moment dat belangen, rechten en plichten zijn beëindigd de termijn waarna daadwerkelijke te vernietigen is. Feitelijke vernietiging is alleen toegestaan indien aan formele voorwaarden is voldaan. Deze kunnen onderdeel zijn van het eigen informatiebeleid en daarop gebaseerde procedures of afspraken.

Materiele staat
Voor documenten en dossier in papieren vorm - Documenten zijn zodanig met snelhechters in een map opgenomen dat de volgorde en samenhang niet zomaar kan worden verbroken. Dossiers die voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen zijn ontdaan van schadelijk materiaal zoals ijzerwerk, plastic en dergelijke. Deze documenten zijn opgenomen in zuurvrije mappen met duurzaam hechtmateriaal (zippels) en bij overdracht naar het archief verpakt in zuurvrije ‘Amsterdamse’ dozen.
Voor informatie in digitale vorm - Digitale informatie voldoet technisch en qua registratie aan de vereisten gesteld door erkende lichamen zoals standaardenorganisaties.
 

NB!
Op grond van de toekomstige Wet open overheid en de implementatie van de Dataprotectieverordening van Europa zal het belang van goed registreren alleen maar toenemen,

Documentatie

Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).

art. 5 - 9 art. 8 art. 17 – 19, 21, 23, 24 - - - -

Pagina's