U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling WOBaflopend sorteren WHOI WBP Toelichting
Feitelijk vernietigen

Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

art. 3 art. 8 - - - -
Applicatieportfolio

Register van applicaties en formaten die gebruikt worden bij het digitaal werken. Ander woord is applicatieregister. Het portfolio is een onderdeel van het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht.

 

- art. 13 art. 20, 22-24 - - - -
Vervanging

Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd.

art. 3 en 7 art. 6, 8 en 2 art. 25 tot en met 26a - - -
  • Containerbegrip voor ondermeer conversie, scanning, imaging en (micro)verfilming
  • Artikel 25 van de Archiefregeling is alleen van toepassing wanneer conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
  • Zie op deze site het onderdeel over vervanging
  • Let op het verschil in benadering tussen permanent te bewaren en op termijn te vernietigen informatie.
  • Let op veel vormen van migratie en conversie vallen onder artikel 25 van de Archiefregeling.
  • Burgerlijk Wetboek Boek 2 (rechtspersonen) artikel 10 lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en  staat van baten en  lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en  bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste  en  volledige weergave  der gegevens en deze gegevens gedurende de volledig e bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
  • Informatie bij de Belastingdienst
Inspectie

Wettelijke bevoegdheid van een functionaris op gezag van een met toezicht belast overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van de wijze waarop een archiefbeheerder het archiefbeheer uitvoert.

(archiefinspectie)

- art. 4 lid 3, 25a, 25b, 29, 32, 37 - - - - -
  • Wordt ook wel toezicht op de zorg en toezicht op het beheer genoemd.
  • Wet van 24 mei 2012 tot wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet en enige andere wetten in verband met de revitalisering van het generiek interbestuurlijk toezicht (Wet revitalisering generiek toezicht).
    • Met deze wet is voor andere overheden (Provincies, gemeenten, waterschappen ed.) archiefinspectie een onderdeel van het interbestuurlijk toezicht, het toezicht tussen de verschillende bestuurslagen, geworden.
Archiefbeheer (verantwoordelijkheden)

Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan.

- art. 3 ev. - - - - - -
Zorgdrager

De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer. 

art. 3 ev. - - - - -

De rol van de zorgdrager is beschreven in de Archiefwet 1995 ca. Hetgeen hieronder is beschreven geldt eigenlijk voor elke organisatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995. De zorgdrager moet voorzieningen treffen voor de uitvoering van de zorg, de bewaring en het beheer alsmede omtrent het toezicht daarop. De volgende acties horen daarbij

  1. Het opstellen en vaststellen van eigen beheersregels
  2. Het ontwerpen en laten vaststellen van een selectielijst
  3. Uitvoering geven aan vernietiging, vervanging, overbrenging en vervreemding
  4. Zorgen voor procesmatige en procedurele voorzieningen voor het informatiebeheer
  5. Zorgen voor  (technische) voorzieningen om de kwaliteit en het voortbestaan van de informatie(objecten) te garanderen en aan te tonen.
  6. Zorgen voor voldoende financiële middelen
  7. Aanstellen voldoende en deskundig personeel
  8. Regelen van horizontaal en verticaal toezicht.

Hoewel de wet dit begrip niet kent kan gesteld worden dat de zorgdrager de eigenaar is van de informatie. Soms als eigenaar en bezitter wanneer de informatie rechtstreeks onder de zorgdrager berust, Soms eigenaar niet bezitter in het geval dat andere functionarissen of organisaties namens die zorgdrager op grond van een mandaat mogen handelen. Deze bezitten als gevolg daarvan informatie waarvan ze niet de eigenaar zijn. 

Kwaliteitssysteem

Organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, activiteiten, etc. die tezamen gericht zijn er voor te zorgen dat producten, processen of diensten zullen voldoen aan gestelde eisen. (Woordenboek Informatiedesk Standaarden Water).

 

- - - art. 16 - - -
  • Hoewel genoemd is het begrip in de Archiefregeling niet gedefinieerd.
  • Een kwaliteitssysteem beschrijft dus in feite wie waar op welk moment voor verantwoordelijk is en hoe alle taken uitgevoerd dienen te worden, opdat er een vooraf bepaalde kwaliteit bereikt kan worden.
  • Beschikken over interne regelingen en procedures, toepassen van normeringen en referentiekaders als NEN-ISO 15489, NEN-ISO 23081, NEN 2084, NEN 2082, BISL, ITIL en dergelijke zijn te beschouwen als onderdeel daarvan. Om te bepalen wat van belang is zijn eerst uitgangspunten te benoemen en vast te stellen. Voorbeeld daarvan staat hier.
Archiefbescheiden als erfgoed

Erfgoed is een woord dat keer op keer verschijnt in publicaties, tijdschriften en kranten. Het heeft van oudsher twee hoofdbetekenissen.

1 het tastbare erfgoed zoals
- een breed scala aan voorwerpen en objecten vaak van museale aard, archieven en monumenten en landschap, literatuur, toneel, muziek, film en  televisie
voor deze groep wordt ook veel het begrippenpaar cultureel erfgoed gebruikt.

2 het immateriele erfgoed zoals
- hieronder vallen zaken als tradities, ideeën, geloof en het geheel aan normen, waarden en culturele prestaties van een cultuur

 

Uit: Frans Grijzenhout, Erfgoed: de geschiedenis van een begrip, Amsterdam University Press, Amsterdam, 2006

- - - - - -

Artikel 3.9 lid 3 en 4, 4.22 Erfgoedwet Wet van 9 december 2015, houdende bundeling en aanpassing van regels op het terrein van cultureel erfgoed (Erfgoedwet).

Artikel 5.9 lid 4 van deze wet meldt dat opgravingsdocumentatie geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet is.

Materiele staat

Fysische en chemische gesteldheid van gegevensdragers en daarop vastgelegde gegevens en hun verpakking.

art. 3 art. 11, 12 art. 3 - 15, 24, 26 - 57 - - - -
Archiefruimte

Een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging. Primair zijn in deze ruimten archiefbescheiden op te nemen die voor permanente bewaring in aanmerking komen.

art. 1 sub e, 21 lid 1 art. 13 art. 2-46, 57 - - - -

Pagina's