U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titelaflopend sorteren Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling WOB WHOI WBP Toelichting
Beleid - Plannen

Informatieplan - Ook wel Informatievoorzieningsplan. Voortschrijdend meerjaren overzicht van lopende en voor de komende jaren voorgenomen al dan niet geautomatiseerde activiteiten voor de informatievoorziening van een bepaalde organisatie-eenheid.

- - - art. 16-19 - - -

Zie ook

  • documentair structuurplan en
  • ordeningsplan
Beschikbaarstellen

Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van onderdelen van collecties of informatie daaruit aan raadplegers.

art. 14-20 - art. 20 - J - - J - -

Zie ook

  • Wet van 8 juli 1999, houdende aanpassing van de Nederlandse wetgeving aan richtlijn 96/9/EG van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 1996 betreffende de rechtsbescherming van databanken, Databankenwet, Staatsblad 1999, 303. (http://wetten.overheid.nl/BWBR0010591)
  • Dienstverlening
  • Onderzoek voor derden
Bestandsformaten

De wijze waarop digitale gegevens zijn of worden opgeslagen op een gegevensdrager. Het bestandsformaat verwijst naar het computerbestandsformaat beschreven door een formele - of leverancierstandaard of naar een specificatie.

- - art. 26 - art. 5 lid 1 -
  • Gebruik en beheer van bestandsformaten is een groot issue voor preservering van digitale informatie, bijvoorbeeld in het geval
    • van gedrag (bijvoorbeeld animaties in presentaties of
    • macro's, formules en grafieken in spreadsheets) samengestelde documenten (compound documents)
  • Voor uitgebreid overzicht van digitale bestandsformaten zie de Pronomdatabase van the National Archives in Groot Brittannië.
  • Voor opsporen van onbekende bestandsformaten is bij de National Archives een tool beschikbaar (DROID - Digital Record Object Identification)
  • Overzcht open standaarden waaronder bestandsformaten bij Forum standaardisatie
  • Op de site van Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) is bij De BASIS ( Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie ) ook de nodige informatie te vinden

 

Beveiligen

De technische en organisatorische maatregelen behorende tot het informatiesysteem ter bescherming tegen opzettelijke en niet opzettelijke wijziging, vernietiging of openbaarmaking van informatie.

- art. 13 art. 14, 27 – 57 - - art 13 en 34a -
Business cases
  • Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s.
  • De rechtvaardiging voor een activiteit van de organisatie (project), die meestal de kosten, benefits, risico’s en doorlooptijden bevat, en waaraan de voortdurende levensvatbaarheid wordt getoetst.
- - art. 17, 19, 20, 22 en 26 - - - -
Catalogus

Register waarin op type- of metaniveau

  1. grondslagen,
  2. taken,
  3. actoren,
  4. domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
  5. resultaten,
  6. functionaliteiten,
  7. informatie,
  8. informatieobjecten (zoals documenten) en
  9. toe te passen technieken zijn opgenomen.
- - art. 18, 19 - - -

Zie ook onderdelen

  • documentair structuurplan,
  • overzicht en
  • zaaktypecatalogus
Control en toezicht
  • Control - Het geheel van maatregelen, gericht op het optimaal sturen en beheersen van organisaties en van primaire processen en kerntaken binnen deze organisaties, op basis van de aan processen en taken te stellen eisen.
  • Toezicht - Wettelijke bevoegdheid van een overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van en ingrijpen in de wijze waarop een zorgdrager zijn verplichtingen betreffende de archiefzorg vervult.
- art. 25a, 25b, 29lid 2, 32 lid 2 en 37 lid 2 - art. 16 - - - -
Conversie

Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

art. 7, 9 en 2a art. 6 en 8, Nota van Toelichting art. 25 - - art. 16
  1. Zie ook vervanging
  2. Zie ook het onderdeel vervangen op deze site.
  3. Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook  de pagina Relatie met bestaande wetgeving) .
  4. De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie.
  5. Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur.
  6. Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet.
  7. De vraag is of met conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP in relatie met artikel 2a van de Archiefwet toegestaan is. (zie ook  hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving)
Datalek

Een datalek is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

Voorbeelden daarvan zijn te lang bewaren, illegaal vernietigen en niet volgens de Archiefwet vervangen.


Wet van 4 juni 2015 tot wijziging van de Wet bescherming persoonsgegevens en enige andere wetten in verband met de invoering van een meldplicht bij de doorbreking van maatregelen voor de beveiliging van persoonsgegevens alsmede uitbreiding van de bevoegdheid van het College bescherming persoonsgegevens om bij overtreding van het bepaalde bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens een bestuurlijke boete op te leggen (meldplicht datalekken en uitbreiding bestuurlijke boetebevoegdheid Cbp) (Stb 2015, nr. 230)

art. 5, art. 7, art 2a art. 5, 6, 8, Nota van Toeliching art. 25, Nota van Toeliching - - art. 13, 34a, 16

Op tijd vernietigen volgens de regels van de Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995 op grond van vastgestelde selectielijsten is een maatregel overeenkomstig de WBP ter voorkoming van datalekken.

Vastgestelde selectielijsten zijn in de Staatscourant gepubliceerde.

Zie hiervoor:

Ook vervangen van bijzondere persoonsgegevens buiten de vereisten van artikel 7 van de Archiefwet om is een onrechtmatige verwerking en dus een datalek  (zie de pagina Relatie met bestaande wetgeving)

 

Dienstverlening - (Onderzoek voor derden)

Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen.

art. 17, 20 - - - - - -

Pagina's