U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel	Betreft	Uitgangspunt	Proces NEN 15489	Archiefwet	Archiefbesluit	Archiefregeling	WOB	WHOI	WBP	AVG	Toelichting
Digitalisering	Digitalisering is het proces waarbij de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund, de gegevens digitaal worden verwerkt, en analoge gegevens digitaal worden gemaakt. Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).	Vormgeving records managementfunctie Het valt aan te tonen Zorg voor de juiste mensen Veilig en duurzaam opslaan Koppelingen	Opslag en behandeling Documenteren	art. 3	-	art 16-26	-	-	art. 1 b	-	-
Documentair Structuurplan	Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.	Altijd bekend Goed beheer	Registreren Toegang Documenteren	art. 2, 5, 10	-	art. 18,19	-	-	-	-	-
Documentatie	Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer Koppelingen	Documenteren	art. 5 - 9	art. 8	art. 17 – 19, 21, 23, 24	-	-	-	-	-
Duurzaamheid	Duurzaamheid is een onderdeel van de goede staat. Het bestaat uit twee elementen: de kwaliteit (houdbaarheid) van de gegevensdrager de feitelijke beschikbaarheid van de gegevens (opvraagbaarheid) Sinds 2012 wordt ook de term voortbestaan wel gebruikt.	Veilig en duurzaam opslaan Goed beheer	Opslag en behandeling	art. 3	art. 11	art. 3-15, 25, 26	-	-	-	-	-
E-mail	E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten. Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is. Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer. Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke. Soorten e-mailadressen: Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer		Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 17-26	-	-	-	-	Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.
Elektronisch bericht	Elektronisch bericht - bericht dat op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en andere overheidsorganen en de bestuursorganen van een oveheid worden uitgewisseld en waarvoor kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg daartoe is opengesteld. Soorten e-mailadressen: Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer		Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 17-26	-	-	-	-	Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.
Elektronische handtekening	Betreft elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie	Het valt aan te tonen Goed beheer	Opnemen Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 24, 26 lid 2 en 3	-	-	-	-	Zie verder: Burgerlijk Wetboek deel 3 artikel 15a-15c Nota van Toelichting op het Besluit elektronische handtekeningen (Staatsblad 2003 nr. 200) Besluit elektronische handtekeningen (Staatsblad 2003 nr. 200)
Emulatie	Techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie. (Archiefregeling artikel 1 sub g)	Het goede gereedschap	Opslag en behandeling	art 7, 9	art. 6, 8	art. 25	-	-	-	-	-
Externe deskundige	Een op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken voor het informatiebeheer aan te stellen functionaris ter ondersteuning van het ontwerpen van een selectielijst. Deze functionaris moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Nadrukkelijk wordt geëist dat deze extern deskundige onafhankelijk is van zijn/haar opdrachtgever.	Zorg voor de juiste mensen Bestuurlijke verantwoordelijkheid Verspreide verantwoordelijkheden	Waarderen	-	art. 3 lid 1 sub d, art. 3a en Nota van Toelichting	-	-	-	-	-	Deze figuur is in het proces van vaststelling van selectielijsten opgenomen ter compensatie van het verdwijnen van de Raad van Cultuur (RvC) als adviseur (en toetser) van ontwerpselectielijsten. Ook wanneer zorgdragers gemeenschappelijk een selectielijst ontwerpen is zij door de individuele zorgdragers aan te stellen. Wanneer zorgdragers in een samenwerkingsverband gemeenschappelijk een externe deskundige aanstellen kan dat door mandatering en ook hier weer op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken. Alleen voor het ontwerpen van selectielijsten bestaat de verplichting deze deskundige aan het strategisch informatieoverleg (SIO) deel te laten nemen. Link naar Nota van toelichting Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'. Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'. Het toetsen van de samenhang is voor individuele extern deskundigen een vrijwel onmogelijke opgave. De enige partij die een dergelijke toetsing zou kunnen uitvoeren is het Nationaal Archief.
Feitelijk vernietigen	Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.	Goed beheer	Verwijderen (en overbrengen)	art. 3	art. 8	-	-	-	-	-	Wetboek van Strafrecht art. 361 Wetboek van strafvordering art. 162 Zie ook onderdeel over datalekken Vernietiging bij overheden moet plaatsvinden op basis van vastgestelde in de Staatscourant gepubliceerde selectielijsten, zie hiervoor Site Nationaal Archief over waardering en selectie Selectielijsten ter inzage Vastgestelde selectielijsten Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)

Pagina's