U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel	Betreft	Uitgangspunt	Proces NEN 15489	Archiefwet	Archiefbesluit	Archiefregeling	WOB	WHOI	WBP	AVG	Toelichting
Kwaliteitssysteem	Organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, activiteiten, etc. die tezamen gericht zijn er voor te zorgen dat producten, processen of diensten zullen voldoen aan gestelde eisen. (Woordenboek Informatiedesk Standaarden Water).	Een kwaliteitssysteem	-	-	-	art. 16	-	-	-	-	Hoewel genoemd is het begrip in de Archiefregeling niet gedefinieerd. Een kwaliteitssysteem beschrijft dus in feite wie waar op welk moment voor verantwoordelijk is en hoe alle taken uitgevoerd dienen te worden, opdat er een vooraf bepaalde kwaliteit bereikt kan worden. Beschikken over interne regelingen en procedures, toepassen van normeringen en referentiekaders als NEN-ISO 15489, NEN-ISO 23081, NEN 2084, NEN 2082, BISL, ITIL en dergelijke zijn te beschouwen als onderdeel daarvan. Om te bepalen wat van belang is zijn eerst uitgangspunten te benoemen en vast te stellen. Voorbeeld daarvan staat hier.
Control en toezicht	Control - Het geheel van maatregelen, gericht op het optimaal sturen en beheersen van organisaties en van primaire processen en kerntaken binnen deze organisaties, op basis van de aan processen en taken te stellen eisen. Toezicht - Wettelijke bevoegdheid van een overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van en ingrijpen in de wijze waarop een zorgdrager zijn verplichtingen betreffende de archiefzorg vervult.	Basis toezicht en control Key Performance Indictoren	-	art. 25a, 25b, 29lid 2, 32 lid 2 en 37 lid 2	-	art. 16	-	-	-	-	-
Toegankelijkheid	Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.	Er is overzicht Alles is toetsbaar Altijd bekend Basis voor metadata	Identificeren Registreren Toegang Documenteren	art. 3	art. 12	art. 16 tot en met art. 26A	-	-	-	-	Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1. Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2. 1. Teuling, drs. A. J. M. d (2007). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. 80. 2. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F. (2015). "The right people and the right forces need to get together."; Interview with Prof. Luciano Floridi. 9-18.
Beleid - Plannen	Informatieplan - Ook wel Informatievoorzieningsplan. Voortschrijdend meerjaren overzicht van lopende en voor de komende jaren voorgenomen al dan niet geautomatiseerde activiteiten voor de informatievoorziening van een bepaalde organisatie-eenheid.	Doel informatiebeheer Een kwaliteitssysteem Er is overzicht	-	-	-	art. 16-19	-	-	-	-	Zie ook documentair structuurplan en ordeningsplan
Digitale bewaarplaats	Het geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen.	Veilig en duurzaam opslaan	Opslag en behandeling	art. 3	-	art. 16-25	-	-	-	-	In plaats van e-depot
Pakketselectie	Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.	Generieke functionaliteiten voor alle software	Identificeren Waarderen Documenteren	-	-	art. 17 - 26	-	-	-	-	Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld NEN-ISO 16175, Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Deze norm bestaat uit drie delen NEN2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl) Moreq2010, Modular Requirements for Records Systems, DLM Forum Foundation, Brussel, 2011. (version 1.1)
Ordenen	Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken.	Er is overzicht Op de juiste manier registreren Altijd bekend	Classificatie	-	-	art. 17 en 18	-	-	-	-	-
Documentatie	Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer Koppelingen	Documenteren	art. 5 - 9	art. 8	art. 17 – 19, 21, 23, 24	-	-	-	-	-
Business cases	Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s. De rechtvaardiging voor een activiteit van de organisatie (project), die meestal de kosten, benefits, risico’s en doorlooptijden bevat, en waaraan de voortdurende levensvatbaarheid wordt getoetst.		Documenteren	-	-	art. 17, 19, 20, 22 en 26	-	-	-	-	-
Metadata	Gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven (NEN 2082).	Basis voor metadata Synchronisatie bewaartermijnen documentatie	Registreren Classificatie	art. 3	art. 12	art. 17-19, 24	-	-	-	-	De metadata die hier bedoeld is, is onderdeel van het informatieobject dat daarmee bescheven wordt. Het kan opgenomen zijn in het object, het kan ook opgenomen zijn in een ander informatieobject. Wetgeving schrijft voor dat deze beide onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. De bewaartermijnen zijn gelijk of langer dan het object wat daarmee 'beschreven' wordt.

Pagina's