U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel	Betreft	Uitgangspunt	Proces NEN 15489	Archiefwet	Archiefbesluit	Archiefregeling	WOB	WHOI	WBP	AVG	Toelichting
Elektronische handtekening	Betreft elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie	Het valt aan te tonen Goed beheer	Opnemen Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 24, 26 lid 2 en 3	-	-	-	-	Zie verder: Burgerlijk Wetboek deel 3 artikel 15a-15c Nota van Toelichting op het Besluit elektronische handtekeningen (Staatsblad 2003 nr. 200) Besluit elektronische handtekeningen (Staatsblad 2003 nr. 200)
Elektronisch bericht	Elektronisch bericht - bericht dat op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en andere overheidsorganen en de bestuursorganen van een oveheid worden uitgewisseld en waarvoor kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg daartoe is opengesteld. Soorten e-mailadressen: Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer		Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 17-26	-	-	-	-	Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.
E-mail	E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten. Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is. Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer. Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke. Soorten e-mailadressen: Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer		Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 17-26	-	-	-	-	Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.
Duurzaamheid	Duurzaamheid is een onderdeel van de goede staat. Het bestaat uit twee elementen: de kwaliteit (houdbaarheid) van de gegevensdrager de feitelijke beschikbaarheid van de gegevens (opvraagbaarheid) Sinds 2012 wordt ook de term voortbestaan wel gebruikt.	Veilig en duurzaam opslaan Goed beheer	Opslag en behandeling	art. 3	art. 11	art. 3-15, 25, 26	-	-	-	-	-
Documentatie	Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer Koppelingen	Documenteren	art. 5 - 9	art. 8	art. 17 – 19, 21, 23, 24	-	-	-	-	-
Documentair Structuurplan	Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.	Altijd bekend Goed beheer	Registreren Toegang Documenteren	art. 2, 5, 10	-	art. 18,19	-	-	-	-	-
Digitalisering	Digitalisering is het proces waarbij de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund, de gegevens digitaal worden verwerkt, en analoge gegevens digitaal worden gemaakt. Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).	Vormgeving records managementfunctie Het valt aan te tonen Zorg voor de juiste mensen Veilig en duurzaam opslaan Koppelingen	Opslag en behandeling Documenteren	art. 3	-	art 16-26	-	-	art. 1 b	-	-
Digitale bewaarplaats	Het geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen.	Veilig en duurzaam opslaan	Opslag en behandeling	art. 3	-	art. 16-25	-	-	-	-	In plaats van e-depot
Dienstverlening - (Onderzoek voor derden)	Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen.	Cultureel erfgoed	Toegang Documenteren	art. 17, 20	-	-	-	-	-	-	-
Conversie	Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.	Het valt aan te tonen Veilig en duurzaam opslaan Goed beheer	Opslag en behandeling Documenteren	art. 7, 9 en 2a	art. 6 en 8, Nota van Toelichting	art. 25	-	-	art. 16	-	Zie ook vervanging Zie ook het onderdeel vervangen op deze site. Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook de pagina Relatie met bestaande wetgeving) . De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie. Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur. Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet. De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (~~bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP~~) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan(zie ook hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).

Pagina's