U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluitaflopend sorteren Archiefregeling WOB WHOI WBP AVG Toelichting
Toegankelijkheid

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

art. 3 art. 12 art. 16 tot en met art. 26A - - - -
  • Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1.
  • Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2.
Tienjarenblok

Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.

art. 9 art. 12 lid 1 - - - - -

De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995.  De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.

Applicatieportfolio

Register van applicaties en formaten die gebruikt worden bij het digitaal werken. Ander woord is applicatieregister. Het portfolio is een onderdeel van het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht.

 

- art. 13 art. 20, 22-24 - - - - -
Archiefruimte

Een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging. Primair zijn in deze ruimten archiefbescheiden op te nemen die voor permanente bewaring in aanmerking komen.

art. 1 sub e, 21 lid 1 art. 13 art. 2-46, 57 - - - - -
Archiefbewaarplaats

Een bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.

De aanwijzing wordt gedaan door de zorgdrager.

art. 1 sub f, 21 lid 1, 23, 25, 26, 28, 31 en 36 art. 13 art. 27-41, 47-51 - - - - -
Beveiligen

De technische en organisatorische maatregelen behorende tot het informatiesysteem ter bescherming tegen opzettelijke en niet opzettelijke wijziging, vernietiging of openbaarmaking van informatie.

- art. 13 art. 14, 27 – 57 - - art 13 en 34a - -
Selectielijst

Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

- art. 5 en 9 art. 2, 3, 4, 5 en 8 - - - - -
Externe deskundige

Een op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken voor het informatiebeheer aan te stellen functionaris ter ondersteuning van het ontwerpen van een selectielijst. Deze functionaris moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Nadrukkelijk wordt geëist dat deze extern deskundige onafhankelijk is van zijn/haar opdrachtgever.

- art. 3 lid 1 sub d, art. 3a en Nota van Toelichting - - - - -
  1. Deze figuur is in het proces van vaststelling van selectielijsten opgenomen ter compensatie van het verdwijnen van de Raad van Cultuur (RvC) als adviseur (en toetser) van ontwerpselectielijsten.
  2. Ook wanneer zorgdragers gemeenschappelijk een selectielijst ontwerpen is zij door de individuele zorgdragers aan te stellen. Wanneer zorgdragers in een samenwerkingsverband gemeenschappelijk een externe deskundige aanstellen kan dat door mandatering en ook hier weer op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken.
  3. Alleen voor het ontwerpen van selectielijsten bestaat de verplichting deze deskundige aan het strategisch informatieoverleg (SIO) deel te laten nemen. 
  4. Link naar Nota van toelichting
  5. Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'. 
    Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de  belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'.
  6. Het toetsen van de samenhang is voor individuele extern deskundigen een vrijwel onmogelijke opgave. De enige partij die een dergelijke toetsing zou kunnen uitvoeren is het Nationaal Archief.
Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Dit is een op basis van het Archiefbesluit 1995 (nog) op te richten inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, auteursrecht. De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven aan gemeentesecretaris en/of de CIO over ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding.

- art. 3, art. 3a en de Nota van Toelichting - - - - -
  1. Deze vorm van overleg is alleen verplicht wanneer er sprake is van het ontwerpen van een selectielijst. In andere gevallen is het facultatief maar wel aan te raden.
  2. In het geval van het ontwerpen van een selectielijst moet een door de zorgdrager aan te stellen externe deskundige aan dit overleg deelnemen.
  3. Link naar Nota van toelichting
  4. Voor gemeenten is de Ledenbrief van de VNG; Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en –regelgeving, van 13-mrt-2013 (BAOZW/U201300267, Lbr. 13/021) van belang.
Verfilming

Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.

art. 7 art. 6 en 8 - - - - -
  • Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie
  • Microverfilming is een vorm van verfilming.

Pagina's