U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titelaflopend sorteren Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling WOB WHOI WBP Toelichting
Selecteren
  1. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden.
  2. Activiteit binnen de selectie als onder 1 waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.
art. 3 - - - - -
  • Op basis van ordeningsplannen catalogi is voorselectie mogelijk
Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Dit is een op basis van het Archiefbesluit 1995 (nog op richten) inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, auteursrecht. De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven aan gemeentesecretaris en/of de CIO over ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding.

- art. 3, art. 3a en de Nota van Toelichting - - - -
  1. Deze vorm van overleg is alleen verplicht wanneer er sprake is van het ontwerpen van een selectielijst. In andere gevallen is het facultatief maar wel aan te raden.
  2. In het geval van het ontwerpen van een selectielijst moet een door de zorgdrager aan te stellen externe deskundige aan dit overleg deelnemen.
  3. Link naar Nota van toelichting
  4. Voor gemeenten is de Ledenbrief van de VNG; Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en –regelgeving, van 13-mrt-2013 (BAOZW/U201300267, Lbr. 13/021) van belang.
Tienjarenblok

Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.

art. 9 art. 12 lid 1 - - - -

De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995.  De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.

Toegankelijkheid

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

art. 3 art. 12 art. 16 tot en met art. 26A - - -
  • Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1.
  • Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2.
Uitlening

Tijdelijke beschikbaarstelling van een (deel van) een archief aan derden ter raadpleging of tentoonstelling hetzij aan medewerkers ter raadpleging en/of bewerking.

art. 18, 19 - - - - -
  • Wel of niet uitlenen is afhankelijk van materiele staat en de mate van openbaarheid (inclusief auteursrecht).
  • Uitlening in digitale vorm kan wanneer het gaat om informatie op bepaalde gegevensdragers zoals cd's en dvd's.
Verfilming

Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.

art. 7 art. 6 en 8 - - - -
  • Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie
  • Microverfilming is een vorm van verfilming.
Vervanging

Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd.

art. 3 en 7 art. 6, 8 en 2 art. 25 tot en met 26a - - -
  • Containerbegrip voor ondermeer conversie, scanning, imaging en (micro)verfilming
  • Artikel 25 van de Archiefregeling is alleen van toepassing wanneer conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
  • Zie op deze site het onderdeel over vervanging
  • Let op het verschil in benadering tussen permanent te bewaren en op termijn te vernietigen informatie.
  • Let op veel vormen van migratie en conversie vallen onder artikel 25 van de Archiefregeling.
  • Burgerlijk Wetboek Boek 2 (rechtspersonen) artikel 10 lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en  staat van baten en  lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en  bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste  en  volledige weergave  der gegevens en deze gegevens gedurende de volledig e bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
  • Informatie bij de Belastingdienst
Zorgdrager

De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer. 

art. 3 ev. - - - - -

De rol van de zorgdrager is beschreven in de Archiefwet 1995 ca. Hetgeen hieronder is beschreven geldt eigenlijk voor elke organisatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995. De zorgdrager moet voorzieningen treffen voor de uitvoering van de zorg, de bewaring en het beheer alsmede omtrent het toezicht daarop. De volgende acties horen daarbij

  1. Het opstellen en vaststellen van eigen beheersregels
  2. Het ontwerpen en laten vaststellen van een selectielijst
  3. Uitvoering geven aan vernietiging, vervanging, overbrenging en vervreemding
  4. Zorgen voor procesmatige en procedurele voorzieningen voor het informatiebeheer
  5. Zorgen voor  (technische) voorzieningen om de kwaliteit en het voortbestaan van de informatie(objecten) te garanderen en aan te tonen.
  6. Zorgen voor voldoende financiële middelen
  7. Aanstellen voldoende en deskundig personeel
  8. Regelen van horizontaal en verticaal toezicht.

Hoewel de wet dit begrip niet kent kan gesteld worden dat de zorgdrager de eigenaar is van de informatie. Soms als eigenaar en bezitter wanneer de informatie rechtstreeks onder de zorgdrager berust, Soms eigenaar niet bezitter in het geval dat andere functionarissen of organisaties namens die zorgdrager op grond van een mandaat mogen handelen. Deze bezitten als gevolg daarvan informatie waarvan ze niet de eigenaar zijn. 

Pagina's