U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluitaflopend sorteren Archiefregeling WOB WHOI WBP AVG Toelichting
Conversie

Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

art. 7, 9 en 2a art. 6 en 8, Nota van Toelichting art. 25 - - art. 16 -
  1. Zie ook vervanging
  2. Zie ook het onderdeel vervangen op deze site.
  3. Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook  de pagina Relatie met bestaande wetgeving) .
  4. De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie.
  5. Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur.
  6. Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet.
  7. De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan(zie ook  hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).
Emulatie

Techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie. (Archiefregeling artikel 1 sub g)

art 7, 9 art. 6, 8 art. 25 - - - - -
Vervanging

Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd.

art. 3 en 7 art. 6, 8 en 2 art. 25 tot en met 26a - - - -
  • Containerbegrip voor ondermeer conversie, scanning, imaging en (micro)verfilming
  • Artikel 25 van de Archiefregeling is alleen van toepassing wanneer conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
  • Zie op deze site het onderdeel over vervanging
  • Let op het verschil in benadering tussen permanent te bewaren en op termijn te vernietigen informatie.
  • Let op veel vormen van migratie en conversie vallen onder artikel 25 van de Archiefregeling.
  • Burgerlijk Wetboek Boek 2 (rechtspersonen) artikel 10 lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en  staat van baten en  lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en  bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste  en  volledige weergave  der gegevens en deze gegevens gedurende de volledig e bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
  • Informatie bij de Belastingdienst
Feitelijk vernietigen

Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

art. 3 art. 8 - - - - -
Documentatie

Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).

art. 5 - 9 art. 8 art. 17 – 19, 21, 23, 24 - - - - -
Overbrengen

De (rechts)handeling waarbij het logische en fysieke beheer over de archiefbescheiden overgaan naar de beheerder van de archiefbewaarplaats.

art. 12, 13 en 15 art. 9 art. 26 - - - - -
Scanning

Scanning is de techniek die gebruikt wordt bij imaging. Dit is het maken van een digitale afbeelding van een origineel. De digitale afbeelding wordt in een bepaald bestandsformaat opgeslagen op een magnetische- en/of een optische gegevensdrager. De afbeelding kan alleen met behulp van een software weer leesbaar gemaakt worden.

[art. 2a, 7, 9] [art. 6, 8] [art. 26 en 26A] - - - -
  1. Scanning is een van de onderdelen van het totale proces van vervanging in geval van omzetten van papier naar digitaal.
  2. Er hoeft niet altijd sprake te zijn van vervangen, het kan ook gaan om het maken van een digitale kopie ter bescherming van een kwetsbaar papieren origineel of anderszins het digitaal beschikbaar kunnen stellen van papieren originelen.
  3. Wanneer er sprake is van vervanging zijn Archiefwet ca. van toepassing, In andere gevallen is het aan te raden om de investeringen veilig te stellen zoveel mogelijk aan gelijkwaardige vereisten te voldoen.

Pagina's