U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwetaflopend sorteren Archiefbesluit Archiefregeling WOB WHOI WBP AVG Toelichting
Ordenen

Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken.

- - art. 17 en 18 - - - - -
Beveiligen

De technische en organisatorische maatregelen behorende tot het informatiesysteem ter bescherming tegen opzettelijke en niet opzettelijke wijziging, vernietiging of openbaarmaking van informatie.

- art. 13 art. 14, 27 – 57 - - art 13 en 34a - -
Business cases
  • Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s.
  • De rechtvaardiging voor een activiteit van de organisatie (project), die meestal de kosten, benefits, risico’s en doorlooptijden bevat, en waaraan de voortdurende levensvatbaarheid wordt getoetst.
- - art. 17, 19, 20, 22 en 26 - - - - -
Catalogus

Register waarin op type- of metaniveau

  1. grondslagen,
  2. taken,
  3. actoren,
  4. domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
  5. resultaten,
  6. functionaliteiten,
  7. informatie,
  8. informatieobjecten (zoals documenten) en
  9. toe te passen technieken zijn opgenomen.
- - art. 18, 19 - - - -

Zie ook onderdelen

  • documentair structuurplan,
  • overzicht en
  • zaaktypecatalogus
Pakketselectie

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

- - art. 17 - 26 - - - -

Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld

  • NEN-ISO 16175, Information and documentation - Principles and  functional requirements for records in electronic  office environments. Deze norm bestaat uit drie delen
  • NEN2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008.  (NEN 2082:2008 nl)
  • Moreq2010, Modular Requirements for Records Systems, DLM Forum Foundation, Brussel, 2011. (version 1.1)
Rampenbestrijding

Informatie over maatregelen voor preventie en bestrijding van rampen.

- - - art. 20 - - - -

Circulaire over de wettelijke verplichting tot het bewaren van gegevens over de rampenbestrijding, Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2001.
Kenmerk: EB2000/97598 / 26 november 2001. Zie ook deze pagina

Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Dit is een op basis van het Archiefbesluit 1995 (nog) op te richten inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, auteursrecht. De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven aan gemeentesecretaris en/of de CIO over ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding.

- art. 3, art. 3a en de Nota van Toelichting - - - - -
  1. Deze vorm van overleg is alleen verplicht wanneer er sprake is van het ontwerpen van een selectielijst. In andere gevallen is het facultatief maar wel aan te raden.
  2. In het geval van het ontwerpen van een selectielijst moet een door de zorgdrager aan te stellen externe deskundige aan dit overleg deelnemen.
  3. Link naar Nota van toelichting
  4. Voor gemeenten is de Ledenbrief van de VNG; Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en –regelgeving, van 13-mrt-2013 (BAOZW/U201300267, Lbr. 13/021) van belang.
E-mail

E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten.

  • Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is.
  • Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer.
  • Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke.

Soorten e-mailadressen:

  1. Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld.
  2. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer
- - art. 17-26 - - - -

Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.

Externe deskundige

Een op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken voor het informatiebeheer aan te stellen functionaris ter ondersteuning van het ontwerpen van een selectielijst. Deze functionaris moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Nadrukkelijk wordt geëist dat deze extern deskundige onafhankelijk is van zijn/haar opdrachtgever.

- art. 3 lid 1 sub d, art. 3a en Nota van Toelichting - - - - -
  1. Deze figuur is in het proces van vaststelling van selectielijsten opgenomen ter compensatie van het verdwijnen van de Raad van Cultuur (RvC) als adviseur (en toetser) van ontwerpselectielijsten.
  2. Ook wanneer zorgdragers gemeenschappelijk een selectielijst ontwerpen is zij door de individuele zorgdragers aan te stellen. Wanneer zorgdragers in een samenwerkingsverband gemeenschappelijk een externe deskundige aanstellen kan dat door mandatering en ook hier weer op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken.
  3. Alleen voor het ontwerpen van selectielijsten bestaat de verplichting deze deskundige aan het strategisch informatieoverleg (SIO) deel te laten nemen. 
  4. Link naar Nota van toelichting
  5. Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'. 
    Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de  belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'.
  6. Het toetsen van de samenhang is voor individuele extern deskundigen een vrijwel onmogelijke opgave. De enige partij die een dergelijke toetsing zou kunnen uitvoeren is het Nationaal Archief.
Elektronisch bericht

Elektronisch bericht - bericht dat op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en andere overheidsorganen en de bestuursorganen van een oveheid worden uitgewisseld en waarvoor kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg daartoe is opengesteld.

Soorten e-mailadressen:

  1. Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld.
  2. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer
- - art. 17-26 - - - -

Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.

Pagina's