U bent hier
Grondslagen
Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,
Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.
Titel | Betreft | Uitgangspunt | Proces NEN 15489 | Archiefwet | Archiefbesluit | Archiefregeling | WOB | WHOI | WBP | AVG | Toelichting |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Selecteren |
|
art. 3 | - | - | - | - | - | - |
|
||
Feitelijk vernietigen |
Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd. |
art. 3 | art. 8 | - | - | - | - | - |
|
||
Goede staat |
Toestand van archiefbescheiden, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd. |
art. 3 | art. 11 | art. 3-15, 24, 26 – 57 | - | - | - | - | - | ||
Materiele staat |
Fysische en chemische gesteldheid van gegevensdragers en daarop vastgelegde gegevens en hun verpakking. |
art. 3 | art. 11, 12 | art. 3 - 15, 24, 26 - 57 | - | - | - | - | - | ||
Metadata |
Gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven (NEN 2082). |
art. 3 | art. 12 | art. 17-19, 24 | - | - | - | - |
|
||
Metadataschema |
NEN-ISO 23081: Logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden.
|
- | art. 3 | art. 12 | art. 19 | - | - | - | - |
|
|
Overzicht |
Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van. |
art. 3 | - | art. 18 | - | - | - | - | - | ||
Digitale bewaarplaats |
Het geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. |
art. 3 | - | art. 16-25 | - | - | - | - |
In plaats van e-depot |
||
Digitalisering |
Digitalisering is het proces waarbij
Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie). |
art. 3 | - | art 16-26 | - | - | art. 1 b | - | - | ||
Registreren |
Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie. |
art. 3 | - | art. 17-20, 22, 24 | - | - | - | - |
Bij het registreren en vormen van dossiers/zaken zijn een aantal kwaliteiten in acht te nemen die te maken hebben met de volgende aspecten: Compleetheid Juistheid en interpreteerbaarheid Betrouwbaarheid Het aanleveren van de juiste versies documenten voor dossiervorming of om toe te voegen aan een zaak is overigens de primaire verantwoordelijkheid van de functionarissen uit het proces. Zij beschikken daarvoor over specifieke proces- en vakinhoudelijke kennis. Het is de verantwoordelijkheid van de functionnaris die de kwaliteit bewaakt om te controleren of deze documenten inderdaad aanwezig zijn. Registratie en vindbaarheid Afsluiten Klasseren Waarderen Materiele staat NB! |