U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel	Betreft	Uitgangspunt	Proces NEN 15489	Archiefwet	Archiefbesluit	Archiefregeling	WOB	WHOI	WBP	AVG	Toelichting
Documentatie	Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer Koppelingen	Documenteren	art. 5 - 9	art. 8	art. 17 – 19, 21, 23, 24	-	-	-	-	-
Scanning	Scanning is de techniek die gebruikt wordt bij imaging. Dit is het maken van een digitale afbeelding van een origineel. De digitale afbeelding wordt in een bepaald bestandsformaat opgeslagen op een magnetische- en/of een optische gegevensdrager. De afbeelding kan alleen met behulp van een software weer leesbaar gemaakt worden.	Het goede gereedschap	Opnemen Opslag en behandeling	[art. 2a, 7, 9]	[art. 6, 8]	[art. 26 en 26A]	-	-	-	-	Scanning is een van de onderdelen van het totale proces van vervanging in geval van omzetten van papier naar digitaal. Er hoeft niet altijd sprake te zijn van vervangen, het kan ook gaan om het maken van een digitale kopie ter bescherming van een kwetsbaar papieren origineel of anderszins het digitaal beschikbaar kunnen stellen van papieren originelen. Wanneer er sprake is van vervanging zijn Archiefwet ca. van toepassing, In andere gevallen is het aan te raden om de investeringen veilig te stellen zoveel mogelijk aan gelijkwaardige vereisten te voldoen.
Duurzaamheid	Duurzaamheid is een onderdeel van de goede staat. Het bestaat uit twee elementen: de kwaliteit (houdbaarheid) van de gegevensdrager de feitelijke beschikbaarheid van de gegevens (opvraagbaarheid) Sinds 2012 wordt ook de term voortbestaan wel gebruikt.	Veilig en duurzaam opslaan Goed beheer	Opslag en behandeling	art. 3	art. 11	art. 3-15, 25, 26	-	-	-	-	-
Strategisch Informatieoverleg (SIO)	Dit is een op basis van het Archiefbesluit 1995 (nog) op te richten inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, auteursrecht. De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven aan gemeentesecretaris en/of de CIO over ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding.	Verspreide verantwoordelijkheden	Waarderen	-	art. 3, art. 3a en de Nota van Toelichting	-	-	-	-	-	Deze vorm van overleg is alleen verplicht wanneer er sprake is van het ontwerpen van een selectielijst. In andere gevallen is het facultatief maar wel aan te raden. In het geval van het ontwerpen van een selectielijst moet een door de zorgdrager aan te stellen externe deskundige aan dit overleg deelnemen. Link naar Nota van toelichting Voor gemeenten is de Ledenbrief van de VNG; Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en –regelgeving, van 13-mrt-2013 (BAOZW/U201300267, Lbr. 13/021) van belang.
E-mail	E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten. Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is. Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer. Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke. Soorten e-mailadressen: Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer		Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 17-26	-	-	-	-	Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.
Externe deskundige	Een op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken voor het informatiebeheer aan te stellen functionaris ter ondersteuning van het ontwerpen van een selectielijst. Deze functionaris moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Nadrukkelijk wordt geëist dat deze extern deskundige onafhankelijk is van zijn/haar opdrachtgever.	Zorg voor de juiste mensen Bestuurlijke verantwoordelijkheid Verspreide verantwoordelijkheden	Waarderen	-	art. 3 lid 1 sub d, art. 3a en Nota van Toelichting	-	-	-	-	-	Deze figuur is in het proces van vaststelling van selectielijsten opgenomen ter compensatie van het verdwijnen van de Raad van Cultuur (RvC) als adviseur (en toetser) van ontwerpselectielijsten. Ook wanneer zorgdragers gemeenschappelijk een selectielijst ontwerpen is zij door de individuele zorgdragers aan te stellen. Wanneer zorgdragers in een samenwerkingsverband gemeenschappelijk een externe deskundige aanstellen kan dat door mandatering en ook hier weer op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken. Alleen voor het ontwerpen van selectielijsten bestaat de verplichting deze deskundige aan het strategisch informatieoverleg (SIO) deel te laten nemen. Link naar Nota van toelichting Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'. Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'. Het toetsen van de samenhang is voor individuele extern deskundigen een vrijwel onmogelijke opgave. De enige partij die een dergelijke toetsing zou kunnen uitvoeren is het Nationaal Archief.
Elektronisch bericht	Elektronisch bericht - bericht dat op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en andere overheidsorganen en de bestuursorganen van een oveheid worden uitgewisseld en waarvoor kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg daartoe is opengesteld. Soorten e-mailadressen: Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld. Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer		Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 17-26	-	-	-	-	Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.
Tienjarenblok	Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer	Verwijderen (en overbrengen) Documenteren	art. 9	art. 12 lid 1	-	-	-	-	-	De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.
Elektronische handtekening	Betreft elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie	Het valt aan te tonen Goed beheer	Opnemen Opslag en behandeling Documenteren	-	-	art. 24, 26 lid 2 en 3	-	-	-	-	Zie verder: Burgerlijk Wetboek deel 3 artikel 15a-15c Nota van Toelichting op het Besluit elektronische handtekeningen (Staatsblad 2003 nr. 200) Besluit elektronische handtekeningen (Staatsblad 2003 nr. 200)
Toegankelijkheid	Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.	Er is overzicht Alles is toetsbaar Altijd bekend Basis voor metadata	Identificeren Registreren Toegang Documenteren	art. 3	art. 12	art. 16 tot en met art. 26A	-	-	-	-	Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1. Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2. 1. Teuling, drs. A. J. M. d (2007). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. 80. 2. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F. (2015). "The right people and the right forces need to get together."; Interview with Prof. Luciano Floridi. 9-18.

Pagina's