Het hoe en waarom van deze indeling

In dit gedeelte gebruik ik de 'lifecyle of documents' als classificatie voor de teksten die op deze site staan. Deze indeling heb ik ook gebruikt voor mijn maandelijkse literatuuroverzichten.

Deze lifecycle komt uit het in 1990 door de Verenigde Naties gepubliceerde rapport 'Management of electronic records: Issues and guidelines, Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)' (blz. 27-34).

In dit rapport zijn de resultaten en de bevindingen van een onderzoek naar de consequenties van het toenemend gebruik van digitale systemen bij de diverse onderdelen van de UN verwerkt.
De lifecycle is gebruikt voor het bepalen van beleidspunten en de structurering van de aanbevelingen.

De term cyclus is niet helemaal juist. Het gaat hier meer om een gestructureerde indeling van aandachtspuntenmet het idee dat er wel min of meer een kop en een staart te herkennen is. Maar een cyclus suggereert dat na het eind het begin weer start en dat is hier niet het geval. Naar mijn idee zijn deze stadia te hanteren bij alle stadia van beheer waardoor ze ook inpasbaar zijn in het concept van het records continuum.

De stadia van deze cyclus, zijn:

1 Ontstaan
Ontstaan en identificatie

1.1 Definitie
Definitie van het begrip archiefbescheiden, de toepassing en reikwijdte daarvan.

1.2 Benoeming informatiesysteem
Begrenzing van het informatiesysteem waarbinnen de gegevens (archiefbescheiden)opgemaakt etc. worden.

1.3 Benoemen bestanddeel
Begrenzing van de eenheid die als enkelvoudig bestanddeel te beschouwen is (archiefbestanddeel, archiefstuk,object).
Bijvoorbeeld: Document of registratie.

2 Waarderen
Het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het bepalen van de uiteindelijke bestemming van de archiefbescheiden.

2.1 Bepalen van de waarde
Het vaststellen van de waarde van gegevens in een bepaalde context.

2.2 Bepalen van de bewaartermijnen
Het vaststellen van de bewaartermijnen ten behoeve van overbrenging of vernietiging.

2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid
Het vaststellen van de juridische waarde van de gegevens, garanderen van de authenticiteit en de betrouwbaarheid (volledigheid, juistheid, beschikbaarheid en controleerbaarheid).

3 Gebruik, afstemming en toezicht
Opslag, ontsluiting en beschikbaarstelling van informatie op basis van informatiebehoefte van de organisatie, burgers, politiek, bestuur, controllers, juristen en archiefbewaarplaats.

3.1 Bewaken kosten
Bewaken van de kosten die beheershandelingenmet zich meebrengen. Kosten/baten en risico's.

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden
Bepaling van de organisatieonderdelen, overheidsorganen, die verantwoordelijk zijn voor de gegevens.
Dit kan zijn als als eigenaar of houder. Ook bepaling herkomst.

3.3 Fysiek beheer
Fysieke opslag van de archiefbescheiden en aanwijzing van verantwoordelijken voor het fysiek beheer.

3.4 Integratie
Standaardisatie en uitwisseling. De opslag van gegevens in verschillende formaten mag geen barriere zijn voor de toegankelijkheid en uitwisseling.

3.5 Documentatie
Beschrijving van het archiefsysteem of records keeping system, gegevens en systemen (meta-gegevens). Bepaling van standaarden voor documentatie.
Ook ten behoeve van het bewaren van de context. Hieronder valt ook zaken als de classificatie uit ISO 15489 en het structuurplan informatiebeheer.

3.6 Beschikbaarstellen
Het feitelijk gebruik en het vaststellen van regels en afspraken voor het gebruik. Ook beschikbaarheid.

3.7 Beveiliging
Het waarborgen van logische en fysieke beveiliging, ten behoeve van de continuiteit van de organisatie, de vertrouwelijkheid van informatie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het gaat om bescherming tegen interne en externe verstoringen.

4 Overdragen (of vernietigen) Selectie en vernietiging van de informatie volgens de selectielijst die is vastgesteld in de waarderingsfase.
Tevens overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

4.1 Duurzaamheid Het garanderen van de duurzaamheid van de betrokken gegevensdragers.

4.2 Bewaren context Bewaren van de originele functionaliteit en de documentatie daarover. Ook in geval van vervanging en conversie.