U bent hier

Documenttypen

Documenttypen

Mogelijk overzicht van documenttypen met een indeling gebaseerd op het Archieflexicon uit 1983.

Click one of the letters above to advance the page to terms beginning with that letter.

0

0 Algemeen

Abstracte typen, zullen individueel niet of nauwelijks gebruikt worden.

Go to top

1

1 Redactionele vorm

Aanduiding van het soort document. Deze rubriek met de subrubrieken bevat de eigenlijke documenttypen.

1.1 Verantwoording en bewijs

Primair de functie van bewijs en verantwoording. Veel documenttypen opgenomen bij de andere rubrieken hebben ook de functie van verantwoording en bewijs, maar daar is het niet primair.

1.2 Regelgevend

Documenten hier opgenomen bevatten regels, normen en dergelijke . <br>Deze zijn zowel generiek als individueel.

1.2.1 Regelgevend: Algemeen

Regels en afspraken met een algemene werking.

1.2.2 Regelgevend: Individueel / incidenteel

Regels en afspraken met een individuele, specifieke, persoonlijke of incidentele werking.

1.3 Verslaggevend

Documenten die rapportages, verslagen betreffende bepaalde situaties, gebeurtenissen of handelingen bevatten.

1.4 Bericht gevend / Mededelend

Documenten die in veel gevallen voor zaken een initiërend dan wel afsluitend karakter hebben. Ze zijn informerend met het doel om een actie te bewerkstelligen of een proces te starten.

1.5 Planning

Basis voor uit te voeren activiteiten, handelingen en gebeurtenissen.

1.6 Geheugen steunend

Documenten die gebruikt worden om op terug te kunnen vallen. Documenten hebben een algemeen informerend karakter.

1.7 Toegang gevend

Hulpmiddelen en instrumenten die toegang geven tot informatie

Go to top

2

2 Ontwikkelingsstadium

Stadium waarin een document verkeert tussen de eerste vastlegging in een ontwerp en de vorm waarin het in één of meer archieven wordt opgenomen.

(Dit zijn geen documenttypen)

Go to top

3

3 Uiterlijke vorm

Verschijningsvorm van een archiefstuk of archiefbestanddeel, met inbegrip van de wijze van verpakking.

(Dit zijn geen documenttypen)

Go to top

A

Aanslagbiljet

Een bevelschrift tot betaling van belasting.

Aantekening
  1. Document van beperkte omvang waarin gegevens ter ondersteuning van het geheugen of voor latere verwerking worden vastgelegd.
  2. Een of meer gegevens geplaatst op een archiefstuk .
Aanvraag

Een verzoek van een belanghebbende, een besluit te nemen

Aanwijzing

Aanwijzingen zijn die richtlijnen die worden gepubliceerd.

Aanwinstenlijst

Een aanwinstenlijst is een lijst van bescheiden die in een bepaald tijdvak in een archiefbewaarplaats werden opgenomen.

Accountantsverklaring

Schriftelijke verklaring van de accountant naar aanleiding van een door hem in opdracht uitgevoerd onderzoek naar een specifieke zaak, met name de rekening.

Accountantsverslag

Schriftelijke weergave van de door de accountant voor de toezichthoudende instantie relevant geachte bevindingen voor zover deze geen afbreuk doen aan de strekking van de accountantsverklaring.
In dit verslag verstrekt de accountant ook zijn bevindingen inzake de rechtmatigheid en doelmatigheid van de administratie en het beheer.

Actielijst

Overzicht waarin is aangegeven welke handelingen (vaak in een bepaalde volgorde) moeten worden verricht.

Activiteitenplanning

De planning van te realiseren producten c.q. diensten en te verrichten werkzaamheden c.q. activiteiten - rekening houdend met tijdsbeslag en/of kosten - gedurende een bepaalde vooraf afgesproken periode (maximaal een jaar).

Acute

Een afdruk van een calque op een doorzichtige ondergrond.

Afbeelding

Document dat op tweedimensionale wijze een persoon, object of situatie weergeeft.

Afkondiging

Een bekendmaking waarmee een besluit een verbindende kracht verkrijgt.

Agenda

Een agenda is:
a. een lijst van punten, die op een vergadering of zitting behandeld moeten worden;
b. een lijst of staat, waarop in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende nummering aantekening wordt gehouden van het inkomen, afdoen en uitgaan van stukken.

Akte

Archiefstuk opgemaakt om als bewijs van het daarin gestelde te dienen. Een akte is een geschrift, opgemaakt om als rechtsgeldig bewijs van het daarin vermelde te dienen.

Alfabetische index

Index waarin gegevens (namen, woorden) in de volgorde van het alfabet zijn opgenomen.

Apostille

Een apostille is een beschikking, geschreven in de marge van een stuk of op een afzonderlijk bij dit stuk gevoegd blad papier.

Appointement

Een appointement is een apostille op een request.

Archiefgids

Uiteenzetting betreffende de gebruiksmogelijkheden van de archieven en collecties voor een bepaald type onderzoek.

Archiefinventaris

Systematisch ingedeelde toegang op een archief of in de tijd begrensd deel ervan, uitgaande van de ordening toegepast door de archiefvormer, voorzien van een inleiding die tenminste omvat een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer over de

Archiefschema

Een archiefschema is een schema van indeling van een reeds gevormd archief.

Archievenoverzicht

Systematisch ingedeelde staat van archieven en archivistische kenmerken en van verzamelingen .

Arrest

Een vonnis van een hoger gerecht.

Audioblog

Een weblog met berichten die vooral uit geluidsfragmenten bestaan.

Audit trail

Een bestand waarin activiteiten van gebruikers en mutaties van gegevens worden vastgelegd.
Een audit trail van een RMA bevat handelingen gedaan door gebruikers en beheerders en handelingen als gevolg van de instellingen (systeem parameters) die automatisch worden bijgehouden door of binnen de applicatie.

Audiëntieblad

Een proces-verbaal van een rechtszitting.

Authentiek uittreksel

Een uitreksel, gegeven door de bevoegde autoriteit in de vereiste vorm .

Authentieke akte

Een akte die is opgemaakt en afgegeven door een daartoe wettelijk bevoegde functionaris, bijvoorbeeld de ambtenaar van de burgerlijke stand, notaris, griffier van een rechtscollege en deurwaarder.

Authentieke registratie

Een authentieke registratie is een kwalitatief hoogwaardig en met expliciete garanties voor de borging van die kwaliteit omkleed bestand van, gezien het geheel van wettelijke taken, vitale en/of veelvuldig en om uiteenlopende redenen benodigde gegevens over personen, instellingen, zaken, verrichtingen of gebeurtenissen, dat bij wet als de enig officieel erkende registratie voor de betreffende gegevens is aangemerkt en dat in het gehele land verplicht wordt gebruikt door alle overheidsinstanties, alsook zo mogelijk door private organisaties, tenzij het gebruik om zwaarwegende redenen zoals privacybescherming expliciet is uitgesloten.

Automatiseringsplan

Een zo breed mogelijk opgezet plan om tot een effectieve informatieverwerking te komen door middel van automatisering.

Go to top

B

Basisregistratie

Een systematische verzameling van informatie over personen, instellingen of zaken die op dezelfde wijze wordt bijgehouden ten behoeve van het gebruik door verschillende personen en door instellingen, of onderdelen daarvan, die belast zijn met de uitoefening van verschillende taken.

Bedrijfsweblog

Een weblog van een bedrijf, waar in wordt ingegaan op actuele ontwikkelingen in de eigen onderneming en het werkveld. Hierdoor krijgt een bedrijf een ‘gezicht’.

Begroting

Staat die een specificatie bevat van de vermoedelijke inkomsten en uitgaven voor een toekomstig dienst- of kalenderjaar of voor een project.

Bekendmaking

Document waarin iets ter algemene kennis wordt gebracht.

Beleidsregel

Een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift, omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan.

Beroepsschrift
  1. het middel waardoor beroep ingesteld kan worden tegen uitspraken door bestuurslichamen inz. Ook uitspraken van (lagere) administratieve rechters. --> bezwaarschrift.
  2. schriftuur waardoor hoger beroep wordt ingesteld in een verzoekschriftenprocedure, art 429o Brv.
Beschikking

Besluit door een overheidsorgaan betreffende een bijzonder geval.

Besluit

In een document vastgelegde beslissing van een persoon, groep personen of organisatie.

Bevelschrift

Document uitgaande van een organisatie of functionaris met gezag bekleed aan een persoon, groep personen of organisatie, dat het bevel bevat iets te doen of na te laten.

Bewaarlijst

Een lijst die alleen te bewaren archiefstukken en archiefbestanddelen specificeert, met als uitgangspunt dat de rest vernietigd mag worden.

Bewaarschema

Systematisch overzicht waarin de duur van bewaren van archiefstukken is aangegeven.

Bezwaarschrift

Een verzoekschrift binnen een beroepsprocedure.

Bibliografie

Een bibliografie is een geordend literatuuroverzicht van referentiesen (specifiek) vakgebied.

Biometrisch paspoort

Paspoort waarin lichaamskenmerken van de eigenaar zijn opgenomen, met als doel de eigenaar te kunnen identificeren.

  • De lichaamskenmerken die in aanmerking komen voor biometrische identificatie zijn niet-overdraagbaar op andere personen.
  • Ze zijn nauwelijks fraudegevoelig. Voorbeelden van lichaamskenmerken die in aanmerking komen zijn vingerafdrukken, iriskenmerken, gelaatskenmerken (vooral het bovenste deel van het gelaat) en de spraak.
Blad

Afbeelding op een losse, niet-digitale gegevensdrager.

Blauwdruk

Een afdruk van een calque.

Borderel

Een staat die een uittreksel uit een financieel document bevat.

Brief

Document in een door de traditie bepaalde vorm bestemd om aan degene aan wie het gericht is iets mede te delen.

Brievenboek

Deel waarin minuten van brieven worden ingeschreven.

Brochure

Een staat van aangeboden goederen of diensten.

Bronregister

Informatiesysteem binnen de eigen organisatie van een ketenpartner, waarin alle inhoudelijke gegevens worden opgeslagen en beheerd. In een ketencommunicatiestelsel zijn bronregisters verbonden met keteninformatiesystemen en worden op basis van metagegevens in deze keteninformatiesystemen signaleringen automatisch gestuurd naar ketenpartners die op dat moment deze informatie nodig hebben voor een goede beslissing.

BSD

Lijst van handelingen van een actor of van verschillende actoren op een beleidsterrein met een waardering van de neerslag van deze handelingen (Bewaren of Vernietigen).

Business case

Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden.

  • Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s.

Go to top

C

Call

Een vraag, opmerking, wens of verzoek van een (eind-)gebruiker met betrekking tot de informatievoorziening.

Calque

Een doorzichtig moederexemplaar van een tekening.

Cartularium

Register opgemaakt door of vanwege de belanghebbende, van afschriften van akten en andere door hem als juridisch of historisch bewijs beschouwde archiefstukken.

Catalogus

Een inventaris van een verzameling boeken of andere voorwerpen, die tevens de toegang vormt tot deze verzameling.<p>
Staat van omschrijvingen van documenten die geen archiefbescheiden zijn.

Categorieënlijst

Een categorieënlijst is een selectielijst met een systematische opsomming van groepen archiefbescheiden op basis van algemene kenmerken of onderwerpen.

Certificaat

Een elektronische bevestiging die gegevens voor het verifiëren van een handtekening aan een bepaalde persoon verbindt en de identiteit van die persoon bevestigt.

Cheque

Een betalingsopdracht aan een bank.

Circulaire

Brief aan meer dan één geadresseerde met dezelfde inhoud.

Coderingsschema

Gecontroleerde lijst van alle toegelaten waarden in natuurlijke taal en/of als een tekenreeks met syntaxcodes, die is ontworpen voor machinale verwerking.

Concordans

Een concordans is een staat waarin de volgens verschillende systemen toegekende (inventaris)nummers naar elkaar verwijzen.

Contextdiagram

Een schema voor het bepalen van de reikwijdte van een systeem en voor het geven van een indicatie van de relatie tussen het systeem en de omgeving.

Cookie

Een bestand dat allerlei soorten informatie kan bevatten en door een website op een computer kan worden geplaatst.

Go to top

D

Dagboek

Een dagboek is een register, waarin:
a. men chronologisch aantekening houdt van zijn handelingen of belevenissen;
b. men chronologisch de handelingen en voorvallen boekt, die verandering veroorzaken in de grootte van (de bestanddelen van) het vermogen.

Dagvaarding

Een bevelschrift om voor een gerecht te verschijnen is een dagvaarding.

Declaratie

Staat van verschuldigde kosten wegens geleverde goederen,aamheden.

Depotlijst

Staat van archiefblokken, aanwezig in een archiefdepot .

Digitaal certificaat

Een document waarmee de identiteit van een persoon of de betrouwbaarheid van een weblocatie wordt gegarandeerd.

  • Een 'persoonlijk certificaat' is een soort garantie dat u bent wie u zegt dat u bent.
  • U geeft informatie over uzelf op, bijvoorbeeld uw gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Deze informatie wordt gebruikt als u persoonlijke informatie over het Internet verzendt naar een weblocatie waar een certificaat wordt verlangd om uw identiteit te verifiëren.
  • In een 'weblocatiecertificaat' wordt verklaard dat een bepaalde weblocatie betrouwbaar en authentiek is. Het weblocatiecertificaat voorkomt dat de identiteit van de originele weblocatie door een andere weblocatie kan worden aangenomen.
Documentair structuurplan

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Documenttypecatalogus

Een bibliotheek van alle verschillende documenttypen die voor een (overheids)organisatie| van toepassing zijn.

Van ieder documenttype zijn kenmerken vastgelegd over functie, eigenschappen, gedrag, opmaak en weergave, bestands- en opslagformaten. Een documenttype kan voorkomen in één of meer zaaktypen.

Dossierinventaris
  • Dossierinventaris is een systematisch ingericht geheel van beschrijvingen van de bestanddelen van een archief, voorzover dossiers zijnde.
  • Systematisch ingericht geheel van beschrijvingen van de bestanddelen van een archief, voor zover dit dossiers zijn.
Dwangbevel

Een bevelschrift uitgereikt door een deurwaarder.

Go to top

E

Edublog

Onderwijs weblog.

Egodocument

Documenten over persoonlijke gebeurtenissen en levenservaringen.

Encyclopedie

Document dat een overzicht van de kennis uit alle vakgebieden c.q. een of meer vakgebieden samenvat.

Exploitatie (begroting)

Overzicht van lasten en baten van een project of een gemeentelijke dienst.

Exploitatie-overzicht

Een weergave van de totale lasten en baten per dienst.

Exploitatierekening

Een exploitatierekening is een staat, waarin de omzet en kosten over dezelfde periode worden vergeleken om brutowinst of brutoverlies te kunnen bepalen.

Exploot

De verklaring van een deurwaarder, dat hij een hem opgedragentaak heeft verricht.

Go to top

F

Factuur

Een factuur is een rekening, waarin de geleverde goederen of verrichte diensten nauwkeurig zijn omschreven naar soort, hoeveelheid en prijs en die, al dan niet, bijzonderheden bevat over de wijze van aflevering.

Film

Reeks afbeeldingen, vervaardigd met behulp van fotografische techniek, waarop personen, objecten en situaties in beweging zijn vastgelegd en kunnen worden weergegeven.

Formele ontologie

Een gecontroleerde woordenschat uitgedrukt in een "ontologie presentatie taal".

  • Deze taal heeft een grammatica om woordenschattermen te gebruiken, om iets betekenisvols uit te drukken, binnen een specifiek domein.
Foto

Afbeelding vervaardigd door chemische of fysische inwerking van weerkaatst of uitgestraald licht op een gegevensdrager .

Fotoblog

Een website waarvan de content uit foto’s bestaat, eventueel aangevuld met tekst.

  • Het verschil met een weblog is dat op een fotoblog de foto’s centraal staan; ze zijn niet als illustraties bij de tekst bedoeld.
  • Op de meeste fotoblogs kunnen bezoekers commentaar op de beelden geven. Hierbij plaatsen ze vaak een link naar hun eigen site, waardoor er een community kan ontstaan.
Fritsfratslijst

Lijst met opsomming van de nummers van de archiefbestanddelen.

Functioneel ontwerp

Een functioneel ontwerp is de vertaling van een concept naar gewenste functionaliteiten op detailniveau.

Go to top

G

Gebruiksaanwijzing

Aanwijzing hoe men iets behoorlijk gebruiken moet, bij hetvoorwerp of de stof toegevoegd of behorend.

Gecontroleerde trefwoordenlijst

Een gesloten lijst van termen of aanduidingen, zoals afkortingen van de namen van steden of landen, of de namen van de diverse cartografische projecties.

Geluidsdocument

Document dat gesproken woorden of andere geluiden bevat, die met behulp van apparaten hoorbaar kunnen worden gereproduceerd.

Geluidsfilm

Een film voorzien van synchroon geluid.

Glossarium

Lijst van niet courante woorden in een zekere taal en veelal behorend tot een bepaald vakgebied, voorzien van een verklaring.

Grafiek

Document dat kwantitatieve gegevens weergeeft in lijnen, vlakken en symbolen.

Grootboek

Een grootboek is een geschrift, waarin bezittingen en schulden onder hoofden van rekening worden geboekt.

Grosse
  1. Expeditie van een akte.
  2. Authentiek afschrift of authentiek uittreksel van een akte in de vorm waarin deze aan de belanghebbende partij of partijen wordt uitgereikt.

Go to top

H

Handboek

Document dat de basiskennis van een kunst, wetenschap of techniek geeft.

Handleiding

Document dat inleidende informatie verschaft met het doel de lezer in staat te stellen een bepaalde handeling uit te voeren.

Go to top

I

Index

Een index is een opgave van gegevens uit één of meer archiefbestanddelen in een andere volgorde dan die, waarin zij in die bestanddelen voorkomen, met verwijzing naar de vindplaatsen.

Indicateur

Agenda waarin bovendien de vindplaats van de afgehandelde archiefbescheiden in het archiefbestanddeel of archief is opgenomen.

Informatieplan

Beschrijving van de gewenste Iinformatiehuishouding, inclusief actieplan (projectenkalender) voor de realisatie daarvan.

Institutioneel onderzoek

Beschrijving van een beleidsterrein (in taken en handelingen) waarop een of meer archiefvormers handelend optreden.

  • Dient als kader en context voor de bepaling en selecte van archiefbescheiden.
Instructie

Een instructie is een geschrift, houdende voorschriften waarnaar men zich hij zijn werkzaamheden moet richten.

Go to top

J

Jaarrekening

Rekening van een bestuursorgaan of functionaris over een afgelopen boek-, dienst- of kalenderjaar.

Jaarverslag

Verslag door een bestuursorgaan of functionaris ter verantwoording van beleid en handelingen van een afgelopen boek-, dienst- of kalenderjaar.

Go to top

K

Kaart

Tekening op schaal van een deel van de oppervlakte van de aarde of een ander hemellichaam, die objecten per categorie op uniforme wijze gecodeerd weergeeft.

Kantmelding

Een door een bevoegde ambtenaar gewaarmerkte kanttekening, naar de functie een akte.

Kanttekening

Een kanttekening is een aantekening in de marge van een geschrift.

Kennisatlas

Een gids van of leidraad c.q. verwijzing naar de expliciete en impliciete informatie- en kennisbronnen van de Organisatie.

  • Een kennisatlas bevat bijvoorbeeld verwijzingen naar mensen met een specifieke expertise of naar documenten die onderzoeksresultaten, ‘best practices’, ‘lessons learned’ of frequently asked questions’ bevatten.
Klapper

Een klapper is een alfabetische trefwoorden- en/of naamindex.

Kohier

Staat van te innen belastingaanslagen.

Kwaliteitshandboek

Document waarin het kwaliteitsbeleid is vastgelegd en waarin het kwaliteitssysteem van een organisatie is beschreven.

Kwitantie
  1. Verklaring door een crediteur, dat hij een hem toekomende geldsom van een debiteur heeft ontvangen.
  2. Aantekening op een archiefstuk dat enige vorm van verzoek, opdracht of verplichting tot betaling bevat, waarbij een crediteur verklaart een hem toekomende geldsom van een debiteur te hebben ontvangen.

Go to top

L

Legger
  1. Staat van te ontvangen vaste inkomsten.
  2. Staat of register van voor onbepaalde tijd vastgelegde gegevens betreffende onroerende goederen.
Lijst

Een lijst is een geschrift, houdende een rij gegevens.

Luchtfoto

Een foto van het aardoppervlak vanuit de lucht.

Go to top

M

Magazijnlijst

Een magazijnlijst van een archief is een opsomming van de bestanddelen in de volgorde, waarin zij in de archiefbewaarplaats zijn opgesteld.

Mandaat
  1. Document uitgaande van een organisatie of functionaris met gezag bekleed aan een persoon, groep personen of organisatie, dat de delegatie van een taak of bevoegdheid omvat.
  2. Bevelschrift aan een afgevaardigde tot een bepaald stemgedrag.
  3. Bevelschrift aan een comptabele functionaris om een geldsom te innen of uit te betalen.
Manuaal

Register waarin onder hoofden van rekening gegevens betreffende inkomsten en uitgaven worden opgenomen.

Maquette

Niet-digitaal model van een bebouwd gebied, een gebouw of een deel van een gebouw of interieur.

Memorandum

1. Beknopte nota bestemd voor een of meer geadresseerden.
2. Nota van een staat aan een andere staat.

Memorie

Een memorie is een geschrift, houdende een beschouwing of verhandeling over een bepaald onderwerp.

Metadatabibliotheek

Een vastgesteld overzicht van metadata-elementen die voor een organisatie van belang zijn.

Metadataschema

Logisch samenhangend overzicht dat de relaties aangeeft tussen de metadata-elementen, meestal door regels voor het gebruik en beheer van metadata in het bijzonder met betrekking tot de semantiek, de syntax en de mate waarin de waarden verplicht zijn.

Metataal

Een metataal, is een taal waarin we andere, nieuwe coderingstalen kunnen beschrijven.

Microfoto

Een foto vervaardigd met behulp van een microscoop.

Moblog

De term is een samensmelting van mobile en weblog, ofwel mobiel bloggen.

  • Het is een soort fotoblog, waarbij de foto meestal wordt gemaakt met een mobiele telefoon.
  • De kracht van een moblog is het zeer snel — in real time — plaatsen van foto’s.
Monografie

Verhandeling over een enkel onderdeel van een wetenschap of over een bepaald feit of een bepaald figuur.

Go to top

N

Naamindex

Een naamindex is een index waarin de gegevens zijn aangeduid door eigennamen.

Nadere toegang

Staat van specificaties van:

  1. Gegevens in een archiefstuk of in een archiefbestanddeel, dat als geheel in een beschrijving is opgenomen.
  2. Archiefbestanddelen binnen een archiefafdeling of een archief .
Naslagwerk

Document dat snelle toegang tot informatie of tot vindplaatsen van die informatie verschaft.

Newsblog

Newsblogs, ook wel Punditblogs, bespreken en bekritiseren het (politieke) nieuws dat in de gevestigde nieuwsbronnen actueel en aan de orde is.

Nieuw rijbewijs document

Een nieuw, goed controleerbaar rijbewijsdocument met het formaat van een creditkaart.

Nota

Document dat een uiteenzetting over een bepaald onderwerp bevat.

Notulen

Officieel verslag van een vergadering.

Go to top

O

Offerte

Brief die een nauwkeurige omschrijving en prijsopgave bevat van te leveren goederen, diensten of werkzaamheden.

Olografisch testament

Een door de erflater zelf geschreven testament

Omgevingsvergunning

Eén geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu.

Ontheffing

Overheidsbeschikking waarbij vrijstelling van een voorschrift wordt gegeven, doorgaans gelijk aan dispensatie.

Ontologie

Een document of bestand waarmee op formele wijze de relaties tussen termen wordt beschreven.

  • Een ontologie bestaat uit een taxonomie met concluderende regels.
  • Een formele machineleesbare specificatie van een conceptueel model, waarin concepten, eigenschappen, relaties, functies, voorwaarden en axioma's expliciet zijn beschreven.
Ordeningsplan

Plan voor de ordening van een archief, waarin de archiefvormer tenminste het ordeningsstelsel van iedere archiefafdeling vermeldt.

Overeenkomst

Gezamenlijke verklaring van twee of meer partijen dat zij wederzijds verplichtingen aangaan of beëindigen.

Overzicht van archieven

Een overzicht van archieven is een systematische opsomming van de in één of meer archiefbewaarplaats(en) berustende archieven.

Go to top

P

Paspoort

Een paspoort is een officieel document dat de houder identificeert als burger van een bepaald land, en vraagt toestemming in de naam van de regering van het uitgevende land om de houder in het land toe te laten.

Persoonslijst

Het geheel van gegevens van één persoon in de basisadministratie

Petitie

Een verzoekschrift ondertekend door een groep personen met een politiek of maatschappelijk doel.

Plaatsingslijst

Een plaatsingslijst is een staat waarin, per onderdeel of verpakkingseenheid van een archief, enige informatie over de inhoud daarvan globaal is weergegeven, en die is ingericht zonder expliciete indelingssystematiek of (chrono)logische rangschikking, in een volgorde parallel aan de opstelling ven het archief in de bewaarplaats.

Plakkaat

Een plakkaal is een voor algemene bekendmaking bestemdeverordening, uitgevaardigd onder een opgedrukt zegel.

Plan
  1. Besluit waarbij toekomstige beschikkingen aan voorwaarden worden gebonden.
  2. Document waarin een te volgen handelwijze wordt aangegeven.
Plattegrond

Tekening op schaal van de orthogonale projectie op een grondvlak van een ingericht of bebouwd gebied, een gebouw of een deel van een gebouw.

Polis

Een verklaring door een verzekeraar dat hij onder bepaalde voorwaarden een financiële of andere prestatie zal leveren

Primaire inventaris

Een primaire inventaris is een systematisch ingedeeld geheel van beschrijvingen van de bestanddelen van een archief, waarvan de indelingssytematiek expliciet is, en dat minimaal is voorzien van (institutioneel-) historische toelichting betreffende de archiefvormer, van een gebruiksaanwijzing en van een inhoudsopgave.

Proces-verbaal

Akte waarbij een bevoegde functionaris verslag doet.

Productencatalogus

Overzicht van alle producten en diensten die een overheidsorganisatie aanbiedt.

Programma

Document dat een specificatie bevat van voorwaarden en eigenschappen van een aan te besteden zakelijke onderneming, of van in een bepaalde volgorde te verrichten activiteiten.

Projectenkalender

Staat van uit te voeren projecten.

Projectplan

Ook wel systeemplan. Overzicht van de voorgenomen activiteiten met betrekking tot een of meer fasen van een informatiesysteem in een bepaalde periode.

Prospectus

Een algemene kennisgeving betreffende een voorgenomen zakelijke onderneming, bijvoorbeeld een omvangrijke aanbesteding of uitgifte van waardepapieren.

Protocol

Deel waarin akten worden ingeschreven.

Publicatie

De feitelijke distributievorm van een aangewezen expressie.

Go to top

R

Raming

Een schets van een begroting.

Rapport

Verslag of nota, in opdracht of ambtshalve uitgebracht.

Regest

Een regest is een analyse van een akte.

Regestenlijst

Een regestenlijst is een chronologisch gerangschikte reeks regesten.

Register

a. Staat waarin gegevens betreffende personen, organisaties of goederen zijn vastgelegd.
b. Archiefstuk waarin afschriften en uittreksels van andere documenten zijn opgenomen.

Reglement

Document dat regels bevat omtrent procedures en gedrag binnen een organisatie.

Rekening

Staat waarin een bestuursorgaan of functionaris verantwoording aflegt van zijn financiële handelingen over een bepaalde periode.

Rekening-courant

Staat waarin de vermogensverhouding met een debiteur of crediteur of de verhouding van een hoeveelheid goederen tot de rest van het vermogen, alsmede veranderingen daarin worden opgenomen.

Repertorium

Register van analyses van archiefbescheiden in de volgorde waarin deze archiefbescheiden zijn gerangschikt, onder opgave van hun vindplaats.

Request

Een request is een verzoekschrift, opgemaakt in een bepaalde vorm en gericht tot het openbaar gezag.

Richtlijnen

Instructies die specifiek omschreven gedragslijnen voorschrijven aan de uitvoerders.

Rijbewijs

Een rijbewijs is een document waarmee een bestuurder van een motorvoertuig kan aantonen dat hij/zij beschikt over voldoende kennis, inzicht en vaardigheid om een motorvoertuig van een bepaalde categorie te kunnen en mogen besturen.

Rol

Agenda voor een zitting van het gerecht.

Go to top

S

Satellietfoto

Een foto van het aardoppervlak vanuit de ruimte.

Schema

Document dat door een combinatie van teksten en grafische tekens een overzicht geeft van een organisatie, procedure, constructie of proces.

Secretarieregister

Register van afgegeven bevelschriften tot inning en betaling.

Selectiedocument

Een formeel door een bevoegd gezag vastgesteld document met selectiebeslissingen op grond waarvan de archiefbeheerder de daadwerkelijke vernietiging of overbrenging naar een andere bewaarplaats kan uitvoeren. Een bijzondere vorm van een selectiedocument is een Basis Selectie Document.

Selectielijst

Een selectielijst is een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

Staat

Document waarin gegevens in horizontale en verticale rijen zijn weergegeven.

Staatboek

Een staat van bezittingen, gevolgd door een manuaal.

Statuten

Document dat de doelstelling en de inrichting van een organisatie bevat.

Stopwoordenlijst

Lijst van niet te gebruiken woorden bij het genereren van indexen met behulp van de computer

Structuurplan

Beschrijving van een bestaande of nagestreefde ordening van informatiesystemen op een afgebakend gebied en toewijzing van daarvoor benodigd systeembeheer en informatiebeheer.

Structuurplan DocumentaireInformatievoorziening

Een plan dat een ordeningsplan, standaard dossieromschrjvingen en toelichtingen omvat.

  • Ook is in een SDI de relatie gelegd met de handelingen (bij overheden).
  • BSD en RIO zijn verwerkt in een SDI.
  • Elk Structuurplan bevat ook overzichten van organisatiespecifieke procedures.
Structuurplan informatiebeheer

Een structuurplan is een registratie waarmee een organisatie eenpermanent overzicht en inzicht heeft in het de verwerking ennformatie.

Stukkenlijst

Stukkenlijst bevat een omschrijving van waaruit duidelijk blijkt om welke bescheiden het gaat zonder dat hiervan een stuksgewijze opsomming hoeft te worden gegeven.
Concrete, specifieke categorieën, geen dossieromschrijvingen die verwijzen naar de categorieën in de goedgekeurde lijst.

Subfunctieverdeelstaat

Dit is de begroting vertaald naar de door comptabiliteitsvoorschriften aangegeven (sub)functies.

Subsidiebeschikking

Besluit door een overheidsorgaan betreffende het al dan niet afgeven van een subsidie.

Go to top

T

Tafel

Een tafel is een specificatie van de inhoud van een archiefbestanddeel in de volgorde, die in het bestanddeel heerst.

Taxonomie

Een collectie van gecontroleerde woordenschattermen die georganiseerd zijn in een hiërarchische structuur.

  • Elke term in een taxonomie is betrokken in een of meer ouder-kind relatie(s) met andere termen van de taxonomie.
  • Er kunnen verschillende ouderkind relaties zijn in een taxonomie (bijvoorbeeld geheel-deel, geslacht-soort, type-instantie) maar volgens goede praktijk is er beter maar één relatie. Sommige taxonomieën laten wel poly-hiërarchie toe, wat betekent dat één term meerdere ouders kan hebben.
  • Als deze term dan voorkomt op meerdere plaatsen in de taxonomie, heeft hij daar ook telkens dezelfde betekenis, en als hij daar "kinderen" heeft, heeft hij op die andere plaatsen dezelfde kinderen.
Testament

Een door een notaris opgestelde akte, waarin iemand zelf regelt wat er na zijn/haar dood met de nalatenschap gebeurt. Met name geld, waardepapieren, onroerend goed en zeer waardevolle voorwerpen kunnen door middel van een testament door de erflater aan de erfgenamen worden toebedeeld. Ook kunnenerfstellingen worden gedaan, waarbij personen of instellingen benoemd worden tot erfgenamen

Thesaurus

Geordende verzameling van uit de natuurlijke taal gekozen termen (descriptoren), met vermelding van onderlinge semantische relaties

Trefwoordenindex

Een trefwoordenindex is een index, waarin de gegevens zijn aangeduid door trefwoorden.

Go to top

V

Verbaal

Rapport dat (oorspronkelijk mondeling) door een teruggekeerde gezant aan zijn opdrachtgeverwerd uitgebracht.

Vergunning

Besluit door een overheidsorgaan betreffende het binnenbepaalde wettelijke kaders al dan niet toestaan van activiteitenaalde of onbepaalde termijn.

Verklaring

Akte waarbij een persoon, groep personen of organisatie een uitspraak doet gericht op enig rechtsgevolg.

Verklaring van vernietiging

Verklaring van de zorgdrager over de vernietiging van archiefbescheiden met een specificatie van de betrokken archiefbescheiden en van de grondslag op basis waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden.

Verklaring van vervanging

Verklaring van de zorgdrager over de vervanging van archiefbescheiden met een specificatie van de betrokken archiefbescheiden en van de grondslag op basis waarvan en  op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden.

Verklaring van vervreemding

Verklaring van de zorgdrager over de vervreemding van archiefbescheiden met een specificatie van de betrokken archiefbescheiden en van de grondslag op basis waarvan en op welke wijze de vervreemding heeft plaatsgevonden.

Vernietigingslijst

Een lijst die uitgaat van de vernietiging van wat er in wordt genoemd en de bewaring van de rest.

Verordening

Besluit van een organisatie met openbaar gezag dat een algemeen bindende regeling omvat.

Verslag

Document waarin handelingen en bevindingen in de vorm van een doorlopende tekst of als chronologische aantekeningen worden vastgelegd.

Verwijsbericht

Het bericht dat verzonden wordt door de gemeente van vestiging aan de gemeente van vertrek waarvan de inhoud bestaat uit de verwijsgegevens met betrekking tot de ingeschrevene.

Verwijsblad

Een document dat een verwijzing of meerdere verwijzingen bevat.

Verwijzing

Aanwijzing om elders te zoeken, te kijken

Verzoekschrift

Brief aan een persoon of organisatie met gezag bekleed, welke een verzoek bevat.

Vonnis

Een beschikking door een gerecht, waarop hoger beroep mogelijk is.

Voorraadboek

Een register waarin de hoeveelheid goederen per soort, eventueel met de eraan toegekende waarde en de veranderingen daarin in de vorm van rekeningen-courant wordt bijgehouden.

Go to top

W

Weblog

Een sluitende definitie van een weblog is moeilijk te geven, maar wel zijn typische kenmerken te omschrijven:

  • een via een content management systeem onderhouden website, waarin bijdragen omgekeerd chronologisch worden getoond (het laatste artikel boven aan);
  • de mogelijkheid om te reageren oppostings (berichten);
  • een zoekfunctie binnen de weblog;
  • een automatisch gegenereerd archief per maand;
  • elk artikel krijgt een datum- en tijdstempel mee;
  • het gebruik van RSS is standaard op vrijwel elke weblog aanwezig.

Weblogs kunnen allerlei onderwerpen bestrijken en variëren van een professionele inhoud voor vakgenoten tot en met het vertellen over vakantieliefdes en de hobby’s.

Winst- en verliesrekening

Een winst- en verliesrekening is een staat, waarin de baten over een bepaalde periode worden vergeleken met de in die periode gemaakte kosten, om de nettowinst of het nettoverlies te kunnen bepalen.

Wissel

Een bijzondere vorm van betalingsopdracht, zij het niet aan een comptabele functionaris maar aan een debiteur, waarin een de ondertekenaar, meestal een crediteur, (trekker) aan een debiteur (betrokkene) opdracht geeft tot uitbetaling van een som geld aan een derde (nemer).

Go to top

Z

Zaaktypecatalogus

Een bibliotheek van alle verschillende zaaktypen die voor een (overheids)organisatie van toepassing zijn.

  • Het zaaktype bepaalt de wijze van afhandeling van de klantaanvraag.
  • Voor ieder zaaktype zijn bedrijfsregels vastgelegd (in de vorm van een beslisboom) die bepalen op welke wijze de aanvraag binnen het proces verder moet worden afgehandeld.
  • De zaaktypecatalogus is te beschouwen als een verdere detaillering van de productencatalogus.
Zienswijze

Een reactie op een ontwerp-besluit van een `belanghebbende` (een natuurlijke of rechtspersoon) gericht aan het bevoegd gezag.

Zoekstuk

Verklaring van vermissing van een informatieobject (document of dossier) opgenomen op de plaats van het vermiste informatieobject.

Go to top