Zowel archieven als documentaire verzamelingen bevatten verschillende soorten informatie die opgeslagen kan zijn op verschillende soorten gegevensdragers. Daarom kan het soort materiaal niet aangeven waar het om gaat.
Het antwoord op de bovenstaande vraag is vrij snel en simpel te geven: de context. Maar dat is wel erg kort door de bocht.
Context is het raamwerk waarbinnen het gebruik van een gegeven plaats vindt. Er zijn verschillende vormen van context. Deze zijn juridisch / administratief, procedureel, documentair en technisch van aard waarbij herkomstinformatie niet vergeten mag worden.
Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
The internal structure and/or encoding of a record or component which allows it to be presented into human-accessible form.
