U bent hier

vervanging

E - Geen vervanging

Het is geen vervanging


Actie:

In principe bent u volgens de Archiefwet nu klaar, het proces kan starten. Alleen het is wel aan te raden het besluit dat er geen sprake was van vervanging vast te leggen. Het resultaat van het proces kan namelijk niet achteraf nog als vervanging aangemerkt worden.

Als het wel de bedoeling is op een later tijdstip te gaan vervangen, dan staan de volgende opties open:

De vragen

Om te bepalen  of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.

De procedure omzeilen

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.

De Archiefregeling en het proces van vervanging

Het is voor iedereen misschien niet direct duidelijk hoe de relatie is tussen de Archiefregeling en het proces van vervanging . Deze relatie is niet anders als met de voorgaande Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uit 2002. Vanwege steeds terugkerende vragen uit eigen omgeving heb ik daarom een poging gedaan aan de hand van een soort checklist inzicht in deze materie te krijgen.

Deze checklist heeft bij mij geleid tot de volgende conclusies:

Vervanging - Soorten

Soorten vervanging

Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:

Gezichtspunten vervanging

Vele gezichtspunten met eigen context.

Wat opvalt is dat tot nu toe de aandacht voor substitutie of beter vervanging vooral is gericht op het digitaliseren van de papieren informatiestromen. En dat terwijl in digitale omgevingen juist veel vaak onomkeerbare operaties worden uitgevoerd die ook onder de noemer van vervangen vallen.

Het gaat dan om zaken als conversies, migraties, updates en upgrades. Vaak operaties die op het eerste gezicht onschuldig lijken maar bij nadere beschouwing soms behoorlijk ingrijpend kunnen zijn.

Pagina's

Abonneren op RSS - vervanging