Vragen

Om te bepalen  of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.

Het beheer van de informatie is in overeenstemming met de eisen van de Archiefegeling

• Ja
• Nee
• Terug naar opgenomen in structuurplan
• Terug naar elders beschreven
• Naar begin

Het antwoord op deze vraag komt voort uit de rapportages van archiefinspectie en eventuele andere toezichthouders zoals edp-auditors, accountants, controllers en dergelijke

De gegevens zijn op een andere plaats beschreven in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

In artikel 24 van de Archiefregeling staat in algemene zin beschreven welke metadata over een digitaal systeem tenminste geregistreerd moet worden.

Regeling
Artikel 24 sub a en b

In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:

a. de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

b. de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; en

De gegevens zijn in het overzicht informatiebeheer / structuurplan informatiebeheer / documentair structuurplan opgenomen in overeenstemming met de eisen van de Regeling geordende en toegankelijke staat

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

In het overzicht moeten alle relevante informatiebestanden van een overheidsorgaan zijn opgenomen.

Op deze site is een apart gedeelte waar uitgebreid aandacht aan structuurplannen wordt besteed.

De betrokken informatie komt voor permanente bewaring in aanmerking (en de regeling is niet van toepassing verklaard op te vernietigen bescheiden)

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren archiefbescheiden. Te overwegen valt de Archiefregeling ook van toepassing te verklaren voor vernietigbare archiefbescheiden. Voordelen zijn:

• de procedures kunnen gelijk op lopen
• ten aanzien van vernietigen informatie loopt een organisatie zulke risico's dat het aanbeveling verdient ten alle tijde te kunnen aantonen dat informatie betrouwbaar en authentiek is.

Dit is een element dat in het structuurplan informatiebeheer hoort te zijn opgenomen.

De risico's zijn bekend

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

Indien de informatie onvolledig en onbetrouwbaar is of wanneer de authenticiteit niet kan worden aangetoond dan kan dat leiden tot

• een onjuiste informatieverstrekking,
• niet correcte besluiten,
• oncontroleerbaarheid van het (overheids)handelen en
• verkeerde uitgangspunten bij beleid en uitvoering.

Gevolgen daarvan kunnen zijn

• onnodig veel bezwaarschriften en schadeclaims,
• hoge financiële risico’s en
• aantasting van de bestuurlijke integriteit en het imago.

Wanneer de status en de verblijfplaats van de informatie goed zijn omschreven en vastgelegd zijn deze problemen te voorkomen en kost het zoeken weinig extra tijd. Dit is een onderdeel dat goed in het structuurplan informatiebeheer past.

De verantwoordelijke actoren zijn bekend

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

Dit zijn zowel de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de zorg en het beheer als de proceseigenaren, gebruikers en toezichthouders. Dit is een element dat in het structuurplan informatiebeheer hoort te zijn opgenomen.

De organisatie beschikt over een overzicht informatiehuishouding

• Ja
• Nee
• Stap terug
• Naar begin

Dit plan moet aan de volgende criteria voldoen:

• Het plan bevat de gegevens die de wet voorschrijft
• Het plan is door of namens de zorgdrager goedgekeurd
• Het plan is actueel
• Het plan is door de toezichthouder(s) getoetst

De Archiefregeling gaat ervan uit dat de archiefvormer over een overzicht van zijn informatiehuishouding beschikt. Indien dat niet het geval is is de Regeling niet op alle punten meer van toepassing.

Een overzicht is alleen te gebruiken als het aan de vier voorwaarden voldoet. Het te laten vaststellen, regelmatig te onderhouden en het laten toetsen geeft enige garanties ten aanzien van de betrouwbaarheid van de inhoud.

Zie voor meer informatie het onderdeel over structuurplannen.

Het is vervanging van digitaal naar digitaal

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

Het gaat hier om conversie en/of migratie en/of upgrades en/of updates

Archiefregeling

Art 25 lid 1
Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.

Zoals bekend zijn er meerdere soorten van vervanging. Omdat de andere drie

• analoog => analoog,
• analoog => digitaal en
• digitaal => digitaal

niet in de Archiefregeling worden uitgewerkt zijn ze voor deze vragenlijst niet relevant.

De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

• Ja,
• Nee,
• Terug naar waarderen,
• Terug naar bereik,
• Naar begin

Ten aanzien van vervanging is de Archiefregeling van toepassing op gegevens die nog niet zijn overgebracht. Deze stelling houdt nauw verband met het structuurplan informatiebeheer.

Overbrenging is een rechtshandeling waarbij het beheer over een afgesloten blok archiefbescheiden van de archiefvormer naar de beheerder van de archiefbewaarplaats overgaat.

De zorg gaat in het geval van Rijk en Provincie over naar de minister OCW, in het geval van gemeenten blijft de zorg bij het College van Burgemeester en Wethouders.

Bij overbrenging zullen de relevante delen van het door de archiefvormer aangelegde structuurplan ook moeten worden overgebracht. Dit bevat de context van het overgebrachte archief. Omdat de beheerder van een archiefbewaarplaats niet de rol van de vormer overneemt hoeft hij van zijn kant dit structuurplan niet verder te onderhouden. Immers het overgebrachte en afgesloten archief is een onderdeel van de collectie van een archiefdienst geworden en niet een deel van het eigen archief van de archiefdienst. De archiefdienst zal ten behoeve van het beheer de nodige gegevens in de eigen beheers- en toegangssystemen zoals ABS/Archeion opnemen.

De vormer zelf hoeft het structuurplan ten aanzien van het overgebrachte archief ook niet te verder te onderhouden. Het enige wat hij nog moet doen is in zijn structuurplan aangeven dat een deel van het archief is overgebracht.

Gevolg van een en ander is dat het structuurplan bij de vormer niet meer van toepassing is en dat daarom de Archiefregeling op dit punt ook niet meer van toepassing is.