2 Waarderen

Why digital preservation is important for you

Heel mooie instructieve film van de Library of Congress over de bewaring van persoonlijke digitale informatie. Waar blijft een Nederlandse variant?

"Our personal photos, papers, music and videos are important to us. They record the details of our lives and help define us. But increasingly our possessions and our communications are no longer material: they're digital and dependent on technology to make them accessible. As new technology emerges and current technology becomes obsolete, we need to actively manage our digital possessions to help protect them and keep them available for years to come. This video offers simple and practical strategies for personal digital preservation."

(via Ingmar die bladert en schrijft)

De stappen in de vorm van vragen die te doorlopen zijn om te bepalen welke onderdelen van het records management in een proces moeten worden opgenomen. Het betreft grotendeels de procesonderdelen uit de NEN-ISO 15489.

1.Identificeren
bepalen of gegevens archiefbescheiden zijn of niet, ook bepalen of gegevens anderszins als belangwekkende historische informatie te beschouwen is

2.Waarderen
het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het vaststellen van de bewaartermijn

3.Opnemen
heeft tot doel informatieobjecten onder beheer van het systeem te brengen.

4.Registreren
het vastleggen van (primaire) unieke kenmerken van een informatieobject

5.Classificatie
het koppelen van een informatieobject (of onderdelen daarvan) aan processen, producten, handelingen en  objectdossiers

6 Opslag en behandeling
(beheren en behouden), processen rond de toepassing van duurzaam materiaal om de informatieobjecten voor de toekomst te behouden.

7.Toegang
Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van informatieobjecten of informatie daaruit aan afnemers.
Dit vindt plaats onder voorwaarden en restricties beschreven in privacyregelingen, beperkingen op grond van bescherming van het intellectueel eigendom, regelingen ten aanzien van de openbaarheid en beveiligingsplannen.

8 Volgen
het creëren, vastleggen en onderhouden van informatie over de verblijfplaats en het gebruik van de informatieobjecten.

9. Verwijderen
Het verwijderen van informatieobjecten uit het systeem ten behoeve van vervreemding, overbrenging of vernietiging.

10.Documenteren
Het vastleggen van de activiteiten en beheershandelingen die zijn uitgevoerd ten aanzien van de informatieobjecten.

Steekproefsgewijze selectie dreigt in ons vakgebied gemeengoed te worden. Niet alleen wordt in het  advies Gewaardeerd verleden hier aandacht aan besteed, ook in selectielijsten is steeds vaker sprake van van het nemen van steekproeven. Het laatste voorbeeld is het BSD Natuurlijke Personen waarin een aantal bestanden voor het nemen van een steekproef in aanmerking komen. Daar blijf ik op ethische en inhoudelijke gronden moeite meehouden.

Het inhoudelijke bezwaar

Eigenlijk zijn steekproeven onderdeel van onderzoeksmethodieken. Onderzoekers kunnen na het formuleren van een onderzoeksvraag of onderzoeksvragen zelf in een steekproef op een bepaalde populatie (de verzameling te onderzoeken objecten, subjecten of gegevens) samen te stellen. Zijn onderzoeksvraag kan hij dan vervolgens op de set loslaten en aan de hand van de antwoorden zijn conclusies en bevindingen vaststellen. Andere onderzoekers kunnen ter verificatie van de resultaten een nieuwe steekproef samenstellen uit die zelfde populatie. Het resultaat van deze steekproef zal in de meeste gevallen een andere zijn dan het resultaat van de eerdere steekproef. Op die manier heeft een onderzoeksresultaat een hoge mate van betrouwbaarheid.

Een nieuwe poging tot een handelingenbank

Van de welkomstpagina:

Op dit moment is de Centrale Archief Selectiedienst (agentschap van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) bezig met het ontwikkelen van een database waardoor de gegevens, zoals vastgesteld in de verschillende Basis Selectie Documenten (BSD's) of Selectielijsten behorend bij verschillende beleidsterreinen en gebaseerd op Institutioneel Onderzoek, digitaal toegankelijk worden.Deze versie van de Handelingenbank bevindt zich in de testfase.

Desondanks kunt u als gebruiker van het systeem op eenvoudige wijze naar handelingen zoeken.
Behalve zoeken in de database is het ook mogelijk dat u de informatiebronnen van het desbetreffend beleidsterrein raadpleegt. Hierin zijn volgende documenten opgenomen: RIO, BSD, verslag van het driehoeksoverleg (Nationaal Archief, Zorgdrager en externe deskundigen), Advies van de Raad voor Cultuur en de vaststelling van de selectielijsten.

Proces 

Het vaststellen van een selectielijst gaat in Nederland over verschillende schijven. De zorgdrager is verantwoordelijk voor het samenstellen van een lijst. Daarna wordt het voorstel voor de  formele vaststelling aan de minister van OCW aangeboden.

Na het zogenaamde driehoeksoverleg wordt een lijst ter inzage gelegd en aan de Raad voor Cultuur ter advisering aangeboden. Daarna wordt de lijst vastgesteld en in de Staatscourant gepubliceerd.

Hieronder een aantal links met actuele informatie over lijsten die in behandeling zijn of gepubliceerd zijn.

Relatie proces, product, zaak en neerslag

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling. Voorbeeld van een proces is het verlenen van kapvergunningen.

Het eindresultaat van een proces wordt product genoemd. Het object van een product is in de meeste gevallen niet een document maar een handeling, transactie of een dienst.