Uitgangspunten informatiebeheer

Doel

Doel van het informatiebeheer is dat een organisate

• Betrouwbaar is
• Als betrouwbaar gezien wordt en
• In staat is informatie te produceren of reproduceren die zo betrouwbaar is en aan eisen van authenticiteit voldoet dat zij bruikbaar is
  • voor de (bedrijfs)processen en projecten van de organisatie,
  • in rechtszaken en
  • als bron voor hergebruik en (later) onderzoek

Zie bijvoorbeeld ook punt 7 van de BurgerServiceCode:

De burger kan ervan op aan dat de overheid haar digitale zaken op orde heeft. De overheid garandeert vertrouwelijkheid van gegevens, betrouwbaar digitaal contact en zorgvuldige elektronische archivering.

Randvoorwaarden en compliance

• Het informatiebeheer moet voldoen aan wetgeving, interne regels en afspraken, normen, standaarden en kaders . Deze vorm van compliance vindt plaats binnen de archieffunctie
• De archieffunctie van een organisatie wordt vorm gegeven door het archiefsysteem, het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen (waaronder de Records Management Applicatie en Records Management Services).
• Het informatiebeheer moet voldoen aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid (tijdig) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan centraal.
• Er is geen onderscheid tussen informatie in digitale - of analoge vorm.
• Gebruikers en afnemers staan bij de inrichting van het informatiebeheer centraal.
• Een archiefstuk is een archiefstuk zolang het bestaat en moet ook als zodanig worden behandeld.
• Het volgende moet altijd bekend zijn:
  • Welke informatie onder de bescherming van de Archiefwet 1995 valt
  • Wie de 'eigenaar' (de direct verantwoordelijke) is van de informatie
  • In welk(e) proces(sen) de informatie een functie heeft
  • Hoe de informatie is geregistreerd
  • Wat de waarde en de bewaartermijn van de informatie is
  • In welke vorm de informatie gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn bewaard moet blijven
  • Waar de informatie is opgeslagen (locatie / vindplaats)
  • Hoe de informatie is opgeslagen (techniek / kwaliteit)
  • Wie toegang heeft tot de informatie (autorisatie / beveiliging)
  • De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een consistent begrippenapparaat gebaseerd op NEN-ISO 15489.

   

  Het archiefsysteem

  • Het archiefsysteem omvat zowel niet-overgebrachte als overgebrachte archiefbescheiden.
  • Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
    • identificeren (bepalen of het archiefbescheiden zijn);
    • waarderen (bepalen van de waarde en de bewaartermijn);
    • opnemen (in het archiefsysteem);
    • registreren (vastleggen van (primaire) kenmerken);
    • klasseren (koppelen aan proces, product, handeling, dossier);
    • opslaan (op een gegevensdrager);toegankelijk maken;
    • volgen; (procesvoortgang, rappel)
    • verwijderen (uit het archiefsysteem ten behoeve van overbrenging of vernietiging)
    • documenteren (vastleggen activiteiten)
  • De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en bewaartermijnen (= structuurplan informatiebeheer, DSP).
  • De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan archivistische normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig ISO15489.
  • Als basis voor de metadata voor het archiefsysteem maakt de organisatie gebruik van NEN-ISO 23081-1, NEN 2082, ISAD(g) en ISAAR(cpf).

   

  Records management functionaliteiten (RMA, RMS)

  • De organisatie maakt ter ondersteuning van het archiefsysteem gebruik van een records management applicatie (RMA) overeenkomstig de specificaties van NEN 2082 of daaraan gelijkwaardig.
  • Applicaties voor proces- en projectondersteuning voldoen aan de specificaties afkomstig uit NEN 2082 of daaraan gelijkwaardig.

   

  Beheersverantwoordelijkheden

  • De zorgdrager blijft bestuurlijk verantwoordelijk voor de informatie ontstaan binnen de organisatorische context zolang het bestaat (tijdelijk of permanent).
  • Het beheer van informatie vindt binnen een organisatie op diverse niveaus plaats, de domeinen. Voorbeelden van domeinen zijn: dienst, afdeling, projectgroep, de medewerker.
  • Archiefbescheiden vormen de neerslag van activiteiten uitgevoerd in werkprocessen en/of projecten. De 'eigenaren’ van de werkprocessen en projecten zijn en blijven in het kader van het integrale management verantwoordelijk voor de archiefbescheiden.
  • Deze verantwoordelijkheid vervalt op het moment dat permanent te bewaren bescheiden aan de archiefbewaarplaats zijn overgedragen en op het moment dat de bescheiden feitelijk vernietigd worden.
    • De beheerder van de archiefbewaarplaats is verantwoordelijk voor de overgebrachte archiefbescheiden.
    • Een proces is afgerond op het moment dat de juridische, financiël;le en administratieve belangen van de bijbehorende archiefbescheiden zijn vervallen.
    • Een project is afgerond op het moment dat décharge is verleend aan de projectorganisatie.
  • Een deel van de informatie hoort niet tot de categorie archiefbescheiden maar is wel onderdeel van het cultureel erfgoed. Het gaat hier om audiovisuele collecties (Films, foto’s, geluidsbestanden), bibliotheek met boeken, tijdschriften, brochures etc.) en eventueel kunstcollecties. Het beheer hiervan dient op overeenkomstige wijze plaats te vinden.
  • Het onderdeel belast met de Documentaire informatievoorziening is de beheerder van het archiefsysteem tot het moment dat de gegevens worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats.
  • Het onderdeel belast met Documentaire informatievoorziening is de beheerder van het structuurplan informatiebeheer (DSP).