U bent hier

Uitgangspunten

Overzicht van uitgangspunten die betrekking hebben op informatievoorziening en informatiebeheer - Gebruik de filters om selecties te maken
Nummeraflopend sorteren Betreft Onderwerp Regel Levenscyclus Informatiemodel Grondslag
1 Goed informatiebeheer Doel

Doel van het goed informatiebeheer is dat een organisatie in staat is informatie te verwerken en te reproduceren die zo betrouwbaar is en voldoet aan eisen van authenticiteit dat zij bruikbaar is

  1. voor de (bedrijfs)processen, projecten en andere activiteiten van een organisaatie;
  2. in rechtszaken en
  3. als bron voor hergebruik en (later) onderzoek.
Grondslag, Taak
2 Doel informatiebeheer Doel

Het informatiebeheer voldoet op aantoonbare wijze aan wetgeving, interne regels en afspraken, het informatiebeleid, normen, standaarden en (referentie)kaders. Dit vindt plaats binnen de records managementfunctie.

Grondslag
3 Alles is archief Randvoorwaarden en compliance

Alle informatie die een relatie heeft met een proces, project of andere activiteit van een overheidsorganisatie valt binnen het domein van de Archiefwet 1995.

Grondslag
4 Alles is gelijk Randvoorwaarden en compliance

Er is geen onderscheid tussen informatie in digitale - of analoge (papieren) vorm.

Informatieobject, Techniek, Techniek
5 Een kwaliteitssysteem Randvoorwaarden en compliance

De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een op deze uitgangspunten gebaseerd kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling.

- Context, Handeling, Informatieobject
6 Vormgeving records managementfunctie Randvoorwaarden en compliance

De records managementfunctie van een organisatie wordt vorm gegeven door het archiefsysteem een geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen.

- Context, Handeling, Informatieobject
7 Er is overzicht Randvoorwaarden en compliance

De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en (wettelijke) bewaartermijnen.

Context
8 Het valt aan te tonen Randvoorwaarden en compliance

Het informatiebeheer voldoet aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, vindbaarheid en (tijdige) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan hierin centraal.

- Context, Handeling, Informatieobject
9 Gebruikers en proces centraal Randvoorwaarden en compliance

Zolang het niet in strijd is met de hier geformuleerde uitgangspunten staan gebruikers, afnemers, processen en projecten bij de inrichting van het informatiebeheer centraal.

Actor
10 Alles begint een keer en houdt weer op Randvoorwaarden en compliance

De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).

  1. Kenmerkend is dat dit alles een begin en eind kent, waarbinnen het werk wordt uitgevoerd en informatie wordt verwerkt.
  2. Dit alles gedraagt zich als een proces en wordt ook zo behandeld en vastgelegd.
Context, Handeling, Begin, Einde, Informatieobject
11 Gefixeerde informatie Randvoorwaarden en compliance

De informatie is opgenomen in informatieobjecten zoals documenten en registers. Deze zijn te beschouwen als archiefstukken.

Informatieobject
12 Eens een archiefstuk altijd een archiefstuk Randvoorwaarden en compliance

Een archiefstuk is een archiefstuk zolang het bestaat en wordt ook als zodanig behandeld.

Informatieobject
13 Toegelaten standaarden en referentiekaders Randvoorwaarden en compliance

De organisatie hanteert voor haar informatiebeheer (open) standaarden en referentiekaders die zijn vastgesteld door standaardorganisaties, ‘erkende lichamen’ en toezichthouders.

- Context, Handeling, Informatieobject
14 Een taal Randvoorwaarden en compliance

De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een consistent begrippenapparaat.

Context, Handeling, Informatieobject
15 Zorg voor de juiste mensen Randvoorwaarden en compliance

Er is voldoende, gekwalificeerd personeel in dienst om het informatiebeheer adequaat vorm te geven en uit te voeren.

- Actor
16 Veilig en duurzaam opslaan Randvoorwaarden en compliance

Er zijn voldoende mogelijkheden om permanent te bewaren informatie veilig en duurzaam op te slaan.

  1. Voor digitale gegevens betreft dat
    • een betrouwbare storagevoorziening
    • een e-depot
    • een betrouwbare back-up
    • ingeval van verstoringen een mogelijkheid tot uitwijk
  2. Voor analoge gegevens betreft dat
    • adequaat materiaal
    • archiefruimtes en 
    • depotruimte in de archiefbewaarplaatsen
Informatieobject, Informatieobject
17 Alles is toetsbaar Indicatoren

De kwaliteit van het informatiebeheer is op hoofdlijnen af te meten aan toetsbare indicatoren die betrekking hebben op het registreren, volgen, gebruiken, controleren van gegevens en documenten.

- Context, Handeling, Informatieobject
18 Op de juiste manier registreren Indicatoren

Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat

  1. ze vindbaar zijn
  2. ze tijdig beschikbaar zijn en
  3. altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren.
- Context, Handeling, Informatieobject
19 Altijd bekend Indicatoren

Van gegevens en documenten is altijd bekend

  1. waar ze zijn in het proces;
  2. wie daarvoor verantwoordelijk is;
  3. waar ze zijn opgeslagen;
  4. wanneer, waarom en hoe vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en welke gegevens en documenten dat betreft.
- Context, Handeling, Informatieobject
20 Goed beheer Indicatoren

Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer

  1. dat aan authenticiteit en betrouwbaarheid niet hoeft te worden getwijfeld.
  2. dat het voortbestaan daarvan gedurende wettelijke bewaartermijnen is gegarandeerd. 
  3. dat deze kwaliteiten aantoonbaar zijn
    1. het proces,
    2. de toegepaste applicatie (incl. logverslagen en audittrails),
    3. de toegelaten bestandsformaten,
    4. het autorisatiemodel,
    5. de manier van beheer, testen
    6. de documentatie en
    7. de toetsingen daarop.
Context, Handeling, Informatieobject
21 Archiefsysteem volgens NEN-ISO 15489 Het archiefsysteem

De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan wettelijke normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig NEN‑ISO15489. 

Context, Handeling, Informatieobject
22 Reikwijdte van het archiefsysteem Het archiefsysteem

Het archiefsysteem omvat zowel informatie in beheer binnen het domein van de verantwoordelijke voor de informatievoorziening en het informatiebeheer als binnen het domein van de beheerder van een archiefbewaarplaats.

Actor, Handeling, Informatieobject
23 Archiefsysteem in relatie tot architectuur Het archiefsysteem

In de architectuur is het archiefsysteem geen object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is.

Context, Handeling, Informatieobject
24 Processen van het archiefsysteem Het archiefsysteem

Het archiefsysteem bevat de volgende processen:

  1. identificeren (bepalen of het archiefbescheiden zijn);
  2. waarderen (bepalen van de waarde en de bewaartermijn);
  3. opnemen (in het archiefsysteem);
  4. registreren (vastleggen van (primaire) kenmerken);
  5. klasseren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling);
  6. opslaan (in een bestand op een gegevensdrager);
  7. toegankelijk maken (voorzien van extra kenmerken);
  8. volgen (procesvoortgang, rappel);
  9. verwijderen (ten behoeve van overbrenging of vernietiging); en
  10. documenteren (vastleggen van informatie over de voorgaande activiteiten).
Context, Handeling, Informatieobject
25 Basis voor metadata Het archiefsysteem

Als basis voor de metadata gaat de organisatie uit van standaarden en referentiekaders als NEN-ISO 23081-1, ISAD(g) , ISAAR(cpf), ISDF, OWMS en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

- Context, Handeling, Informatieobject
26 Informatiebeveiliging Het archiefsysteem

De organisatie hanteert een beveiligingsbeleid op basis van de Code van Informatiebeveiliging NEN-ISO/IEC 27002 en daarvan afgeleide referentiekaders.

Context, Handeling, Informatieobject
27 Vertrouwelijk behandelen Het archiefsysteem

De organisatie zorgt er voor dat vertrouwelijke informatie op de juiste en legitieme manier wordt behandeld.

Context, Handeling, Informatieobject
28 Het goede gereedschap Het archiefsysteem

De organisatie zorgt er voor dat materialen, technieken en formaten worden toegepast waarmee de betrouwbaarheid, authenticiteit en toegankelijkheid van informatie gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn is gegarandeerd.

- Techniek
29 Generieke functionaliteiten voor alle software Records management functionaliteiten

Voor het verwerken en beheren van digitale gegevens en digitale documenten maakt de organisatie gebruik van software

  1. die is gecertificeerd of waarvoor door een erkend edp-auditor een compliance verklaring is afgegeven
    1. op basis van NEN 2082 of
    2. de NEN ISO 16175 of
    3. opvolgers daarvan of
    4. op basis van gelijkwaardige normen
  2. en waarvoor bij in productieneming van een ingerichte applicatie een gelijksoortige compliance verklaring van een edp-auditor is afgegeven .
Context, Handeling, Informatieobject
30 Vormen van beheer Typen beheer

De organisatie onderkent de volgende typen van beheer:

  1. Functioneel en technisch applicatiebeheer
    Het beheerdomein dat verantwoordelijk is
    1. voor de instandhouding van de functionaliteit van de informatievoorziening en de informatiesystemen, waarbij functioneel beheer tevens de opdrachtgeversrol vervult naar applicatiebeheer en technisch beheer.
    2. applicaties in zodanige staat te brengen en houden, dat deze voldoen aan de vastgestelde eisen en behoeften van de eigenaren ervan gedurende de gehele levensduur van de bedrijfsprocessen die door de applicaties ondersteund worden.
  2. Gegevensbeheer
    Het beheerdomein dat verantwoordelijk is voor het onderhouden, bewaken en controleren van de kwaliteit van vastgelegde feiten en vast te leggen feiten in basisadministraties en kernadministraties met de volgende randvoorwaarden: eenduidigheid, betrouwbaarheid en volledigheid.
  3. Technisch beheer
    Het beheerdomein dat verantwoordelijk is voor het instandhouden van een operationeel systeem, dat wil zeggen zowel apparatuur als programmatuur, de gegevensverzamelingen die daarbij gebruikt moeten worden en de benodigde communicatiemiddelen.
  4. Records management en archiefbeheer
    Het beheerdomein verantwoordelijk voor het ontwerp en instandhouding van het archiefsysteem met het bijbehorende gegevensbeheer.
Context, Handeling, Informatieobject
31 Gegevensbeheer archiefsysteem Typen beheer

Het gegevensbeheer van het archiefsysteem omvat het beheer van het overzicht , het metagegevensschema en andere kernadministraties die nodig zijn voor het functioneren daarvan.

- Context, Handeling, Informatieobject
32 Bestuurlijke verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheden

Informatie ontstaan binnen de context van een overheidsorgaan blijft gedurende de vastgestelde bewaartermijnen (tijdelijk of permanent) de verantwoordelijkheid voor de zorgdrager.

Context, Handeling, Informatieobject
33 Verspreide verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze informatie ligt binnen een organisatie bij diverse functionarissen en op diverse niveaus, de organisatiedomeinen. 

Actor, Handeling, Informatieobject
34 De eigenaar is verantwoordelijk Verantwoordelijkheden

De eigenaren van processen en/of projecten of andere activiteiten zijn en blijven in het kader van het integrale management verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens en documenten.

Actor, Handeling, Informatieobject
35 Reikwijdte verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheid van deze eigenaren voor het beheer vervalt op het moment dat permanent te bewaren gegevens en documenten aan de archiefbewaarplaats zijn overgedragen en op het moment dat de gegevens en documenten feitelijk vernietigd zijn.

Context, Actor, Handeling, Informatieobject
36 Cultureel erfgoed Verantwoordelijkheden

Een deel van de informatie hoort niet tot de categorie archiefbescheiden, maar is wel onderdeel van het documentaire historisch erfgoed van de samenleving.

Het kan daarbij gaan om

  1. de kunstcollectie,
  2. de audiovisuele collectie (Films, foto’s, geluidsbestanden),
  3. de bibliotheek met boeken, tijdschriften, brochures
  4. etc.

Het beheer hiervan vindt op overeenkomstige wijze plaats.

Informatieobject
37 Archivaris Verantwoordelijkheden

De beheerder van de archiefbewaarplaats is verantwoordelijk voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

Actor
38 Beheer van het cultureel erfgoed Verantwoordelijkheden

Een ander dan de beheerder van de archiefbewaarplaats kan verantwoordelijk zijn voor het beheer van het documentaire historisch erfgoed.

Actor, Informatieobject
39 Verantwoordelijkheid voor het gegevensbeheer Verantwoordelijkheden

De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het gegevensbeheer.

Actor, Informatie
40 Verantwoordelijkheid voor het beheer Verantwoordelijkheden

In een overheidsorganisatie is de hoogste ambtelijke functionaris verantwoordelijk voor de uitvoering van

  1. het records management;
  2. het gegevensbeheer van het archiefsysteem; en
  3. het operationele beheer van
    1. het digitale gedeelte van het archiefsysteem in de vorm van
      1. functioneel- en applicatiebeheer en
      2. het technisch beheer.
    2. het analoge gedeelte van het archiefsysteem
Actor, Handeling, Informatieobject
41 Toetsing en control Toetsing en control

Toetsing en control van het informatiebeheer zijn als horizontaal toezicht onderdeel van de controlsystematiek van de organisatie, de auditfuncties en archiefinspectie .

Context, Handeling, Informatieobject
42 Basis toezicht en control Toetsing en control

De kwaliteit van de processen van het archiefsysteem en de kwaliteit van de informatie staan bij toetsing en control van het informatiebeheer centraal.

Context, Handeling, Informatieobject
43 Key Performance Indictoren Toetsing en control

Uitgangpunt voor het horizontaal toezicht zijn de eerder genoemde algemene indicatoren (zie de punten 17 tot en met 20) en op de Archiefwet 1995 geënte Key Performance Indicatoren (KPI’s).

Context, Handeling, Informatieobject
98 Relatie informatie en metadata

Metadata is onlosmakelijk verbonden met de informatie die daarmee wordt beschreven. 

Context, Handeling, Informatieobject
99 Synchronisatie bewaartermijnen documentatie Aanvullende punten

De bewaartermijn van documentatie (= metadata) is gelijk aan de bewaartermijn van de informatie, de informatieobjecten en de technieken die daarmee worden beschreven.

Context, Informatieobject
100 Informatie compleet Aanvullende punten

In geval van verwijzingen naar andere interne systemen worden gerelateerde gegevens als kopie in het vragende systeem opgenomen.

Informatieobject
101 Reproduceren Aanvullende punten

De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd.

Informatieobject
102 Synchronisatie bewaartermijnen verwijzingen Aanvullende punten

De bewaartermijn van een verwijzing (met de onderliggende gegevens) is gelijk aan de bewaartermijn van het gegeven van waaruit verwezen wordt.

Context, Informatieobject
103 Documenteren Aanvullende punten

De manier van koppeling en herkomst van de gekoppelde gegevens dient gedocumenteerd te worden. De bewaartermijn van deze documentatie is gelijk aan de bewaartermijn van de betrokken gegevens.

Informatieobject
104 Doelbinding Aanvullende punten

De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.

Grondslag
Abonneren op Uitgangspunten